¿Tu espacio de trabajo es la mesa del comedor? Estas una guía sencilla explicando cómo trabajar sin papel desde casa.
¿Tu espacio de trabajo es la mesa del comedor? Estas una guía sencilla explicando cómo trabajar sin papel desde casa.
Probablemente, has oído hablar de grandes empresas adoptando el trabajo sin papel. Tal vez incluso has leído la guía paso a paso de Smallpdf sobre cómo tener una oficina sin papel. Pero es 2023, y trabajar desde casa es casi tan común como estar en la oficina. Así que, hemos decidido hacer una guía adicional para trabajar sin papel desde casa.
(1) Asegúrate de que tu oficina en casa sin papel cumpla la normativa vigente.
Al igual que con cualquier espacio de trabajo, es importante determinar si algún documento en tu oficina en casa realmente necesita almacenarse como una copia física. Para aquellos que lo requieran, averigua por cuánto tiempo deben estar disponibles.
Recuerda que los documentos firmados, como los contratos, pueden estar sujetos a regulaciones adicionales. Dependiendo del tipo de contrato, puedes estar obligado por ley no solo a retener una copia física, sino a firmarlo con tinta. En los que no sea necesario, las firmas digitales, las cuales puedes obtener rápido y fácil utilizando una herramienta como eSign de Smallpdf, son una alternativa fantástica.
Dependiendo del tipo de contrato, puedes estar obligado por ley no solo a retener una copia física, sino a firmarlo con tinta.
(2) Elige el software para tu oficina en casa sin papel sabiamente
Si vas a trabajar en una oficina en casa sin papel, necesitarás encontrar el software adecuado para tus necesidades. El software que elijas debería ser viable en costo, ya que es posible que tengas que pagarlo tú mismo. También debería ofrecer bastante capacidad de almacenamiento en la nube, manteniendo tus dispositivos de trabajo ordenados y rápidos, aumentando a su vez tu productividad y reduciendo el estrés relacionado con la tecnología. Y hablando de dispositivos, lo mejor es un software de oficina en casa sin papeles que sea compatible con todos ellos, ya que querrás poder trabajar en cualquier dispositivo con conexión a internet y en cualquier habitación de la casa.
Con Smallpdf obtendrás todo lo anterior y mucho más. Podrás hacer en línea prácticamente cualquier cosa relacionada con documentos que se te ocurra por un precio razonable, iniciando sesión una sola vez en tu smartphone, phablet, tableta, notebook y computadora. Además, podrás digitalizar documentos físicos con nuestra aplicación móvil y llevar tu trabajo sin conexión con nuestra aplicación de escritorio.
Lo mejor es un software de oficina en casa sin papeles y compatible con todos los dispositivos.
(3) Cambia a la facturación electrónica
La facturación electrónica es una práctica sencilla y rentable que ofrece muchas ventajas. Cuando envías facturas sin papel, por ejemplo, a través de la herramienta Compartir documento de Smallpdf, ahorras dinero en: papel, tinta y gastos de envío. Además, recibir facturas digitales reducirá el riesgo de incurrir en cargos por demora, porque las facturas digitales no acabarán en la mesa de la sala y luego enterradas bajo una pila de revistas. En lugar de eso, se te notificará cuando haya una factura que necesita ser pagada. Lo único que tienes que hacer es acceder a tu cuenta de banca electrónica y pagarla. Incluso si olvidas pagar inmediatamente, puedes buscar facturas individuales en tu bandeja de entrada usando palabras clave, lo cual es mejor que revisar todos los rincones de tu casa buscando un pedazo de papel. Otra ventaja de la facturación electrónica es que los recibos electrónicos son mucho más fáciles de archivar. También es más fácil encontrarlas y acceder a ellas en perfecto estado. Los documentos digitales no se dañan, manchan ni destiñen ni un poco.
¿Sabías que puedes cambiar a la facturación electrónica incluso si otros insisten en enviarte un papel físico? Con solo un par de clics, el escáner en tu aplicación móvil de Smallpdf puede digitalizar estas facturas, para que puedas triturar la copia física.
Cuando envías facturas electrónicas, ahorras dinero en: papel, tinta y costos de envío.
(4) Adopta las juntas completamente virtuales
Como ya estás trabajando desde casa, lo más probable es que las reuniones con tu equipo, socios comerciales, clientes y otras personas sean en línea. Probablemente, estás utilizando herramientas como Zoom, Microsoft Teams o Google Hangouts. Así que, ¿por qué no adoptar el hábito de utilizar herramientas en línea para preparar juntas, colaborar en estas y recibir y firmar minutas? Por cierto, puedes utilizar la herramienta eSign de Smallpdf para enviar el acta digital de tu reunión a quienes deban firmarla, en el orden específico en que deban hacerlo.
Colabora sin papel durante juntas virtuales con la ayuda de herramientas digitales.
(5) Presentando la toma de notas sin papel
Adiós a los post-its, los bloques de notas, las listas de tareas y las notas pegadas al refrigerador con imanes. Hola a los documentos digitales que se pueden buscar, compartir y ahorrar dinero y espacio. Si te has decidido por el software de oficina en casa sin papeles, es posible que ya hayas pensado en erradicar también todas las notas en papel, no solo los documentos oficiales de trabajo, como las facturas. ¡Así se hace! Las notas digitales se sincronizan con los recordatorios del calendario para avisarte fácilmente, algo que las notas adhesivas solo pueden imaginar. Además, no se pierden (ni se olvidan) como las notas en papel. Tampoco desaparecerán bajo una pila de revistas viejas, solo para aparecer demasiado tarde.
Las notas digitales nunca desaparecerán debajo de una pila de revistas viejas.
Así que ahí lo tienes. Cinco sencillos pasos para tener tu propia oficina en casa sin papel. Para más ideas sobre cómo tener una oficina en casa sin papel, consejos y más, consulta nuestros otros artículos sobre el espacio de trabajo sin papel.
Artículo adaptado y traducido por Mario.
