5 étapes pour un bureau à domicile zéro papier

Tu as probablement entendu parler des grandes entreprises qui ont opté pour le zéro papier. Peut-être as-tu même lu le guide étape par étape de Smallpdf sur comment passer au zéro papier au bureau. Mais nous sommes en 2023, et le travail à domicile est presque aussi courant que le travail au bureau. Nous avons donc décidé de compiler un guide supplémentaire pour un bureau à domicile sans papier.

(1) Veille à ce que ton bureau à domicile zéro papier soit conforme aux réglementations en vigueur

Comme dans tout lieu de travail, il est important de déterminer si les documents de ton bureau à domicile doivent être conservés sous forme de copies physiques. Si c'est le cas, détermine pendant combien de temps les copies doivent être disponibles.

N'oublie pas que les documents signés, comme les contrats, peuvent faire l'objet de réglementations supplémentaires. Selon le type de contrat, la loi peut t'obliger non seulement à conserver la copie papier, mais aussi à la signer à l'encre. Lorsque cela n'est pas nécessaire, les signatures numériques, que tu peux obtenir rapidement et facilement de plusieurs signataires avec un outil de signature électronique comme celui de Smallpdf, constituent une excellente alternative.

(2) Choisis judicieusement ton logiciel de bureau à domicile sans papier

Si tu veux travailler dans un bureau à domicile sans papier, tu devras trouver le logiciel de bureau à domicile sans papier qui répond à tes besoins. Le logiciel pour lequel tu opteras doit être rentable, car tu devras peut-être le payer toi-même. Il doit également offrir une grande capacité de stockage sur le cloud, pour ne pas encombrer tes appareils de travail, et être rapides, ce qui stimulera ta productivité et réduira le stress lié à l'utilisation des technologies. En ce qui concerne les appareils, il est préférable d'opter pour un logiciel de bureau à domicile sans papier compatible avec tous les appareils, car il est important de pouvoir travailler sur n'importe quel appareil doté d'une connexion internet, dans n'importe quelle pièce de la maison.

Avec Smallpdf, tu obtiendras tout ce qui précède et plus encore. Tu pourras faire pratiquement tout ce qui concerne les documents pour un prix raisonnable en ligne, avec un seul et même identifiant pour ton smartphone, ton téléphone portable, ta tablette, ton ordinateur portable et ton ordinateur de bureau. En prime, tu pourras également numériser des documents physiques grâce à notre application mobile et mettre ton travail hors ligne grâce à notre application de bureau.

(3) Passe à la facturation sans papier

La facturation électronique est une pratique simple et avantageuse qui présente de nombreux avantages. Lorsque tu envoies des factures dématérialisées, par exemple via l'outil Partager un document de Smallpdf, tu économises de l'argent : sur le papier, l'encre et les frais de port. En outre, le fait de recevoir des factures numériques réduit le risque d'encourir des frais de retard, car les factures numériques ne finiront pas sur la table basse, puis enfouies sous une pile de magazines. Au lieu de cela, tu seras averti qu'une facture attend d'être payée - il te suffira de te connecter à ton compte de banque en ligne et de la payer. Même si tu oublies de payer immédiatement, tu peux rechercher des factures individuelles dans ta boîte de réception à l'aide de mots-clés, ce qui est bien plus agréable que de retourner ta maison à la recherche d'un morceau de papier. Un autre avantage de la facturation dématérialisée est que les factures numériques sont beaucoup plus faciles à classer. Il est également plus facile de les retrouver en bon état. Les documents numériques ne se déchirent pas, ne se tachent pas et ne se décolorent pas.

Savais-tu que tu peux passer à la facturation sans papier même si d'autres insistent encore pour t'envoyer un document physique ? En quelques clics, le scanner de ton application mobile Smallpdf peut scanner ces factures, afin que tu puisses détruire la copie papier.

(4) Organise des réunions entièrement virtuelles

Comme tu travailles déjà à domicile, il y a de fortes chances que les réunions avec ton équipe, tes partenaires commerciaux, tes clients et d'autres personnes se déroulent en ligne. Tu utilises probablement des outils comme Zoom, Microsoft Teams ou Google Hangouts. Pourquoi ne pas prendre l'habitude d'utiliser des outils en ligne pour préparer les réunions, collaborer pendant les réunions, rédiger et signer les comptes rendus par voie électronique ? D'ailleurs, tu peux utiliser l'outil de signature électronique de Smallpdf pour envoyer ton compte-rendu de réunion au format numérique aux personnes qui doivent le signer, dans l'ordre précis où elles doivent le faire.

(5) Introduis la prise de notes sans papier

Adieu post-it, bloc-notes, listes de tâches et mémos collés sur le réfrigérateur avec des aimants. Bonjour les documents numériques consultables, partageables, qui permettent de gagner de l'argent et de l'espace ! Si tu as opté pour un logiciel de bureau à domicile sans papier, tu as peut-être déjà pensé à éradiquer tous les documents papier, et pas seulement les documents de travail officiels comme les factures. C'est parti ! Les notes numériques se synchronisent avec les rappels du calendrier pour faciliter les alertes, ce que les post-its ne peuvent pas faire. Elles ne peuvent pas non plus être perdues (et donc oubliées) comme celles au format papier. De plus, elles ne disparaîtront jamais sous une pile de vieux magazines, pour ne refaire surface qu'une heure après qu'il soit trop tard.

Voilà, c'est tout. Cinq étapes faciles pour créer ton propre bureau à domicile sans papier. Pour plus d'idées et de conseils sur le bureau sans papier, et bien d'autres choses encore, consulte nos autres articles sur le travail sans papier.

Article traduit et adapté en français par Éloïse.