5 etapas para um home office sem papel

Você provavelmente já ouviu falar de grandes empresas que estão deixando de usar papel. Talvez você até tenha lido o passo a passo do Smallpdf sobre como eliminar o uso de papel nos escritórios. Mas estamos em 2023 e trabalhar de casa é quase tão comum quanto trabalhar no escritório. Por isso, decidimos compilar um guia adicional para um escritório doméstico sem papel.

(1) Certifique-se de que o seu home office sem o papel esteja em conformidade com as normas

Assim como em qualquer local de trabalho, é importante determinar se algum documento no seu home office realmente precisa ser armazenado como cópias físicas. Para aqueles que precisam, descubra por quanto tempo as cópias precisam estar disponíveis.

Lembre-se de que os documentos assinados, como contratos, podem estar sujeitos a regulamentos complementares. Dependendo do tipo de contrato, a lei pode exigir que você não apenas guarde a cópia impressa, mas também a assine com caneta. Quando isso não for necessário, as assinaturas digitais, que você pode conseguir de forma rápida e fácil de várias partes usando uma ferramenta como o eSign do Smallpdf, são uma alternativa fantástica.

(2) Escolha sabiamente seu software do home office sem papel

Se você for trabalhar em um home office sem papel vai precisar encontrar o software certo para suas necessidades. O software escolhido precisa ser econômico pois talvez você mesmo tenha que pagar por ele. Ele também precisa oferecer bastante armazenamento em nuvem, mantendo seus dispositivos de trabalho rápidos e livres da desordem, o que, por sua vez, aumenta sua produtividade e reduz o estresse relacionado à tecnologia. E, por falar em dispositivos, o melhor é um software de home office sem papel que seja independente do dispositivo, pois você vai querer trabalhar em qualquer dispositivo com conexão à Internet de qualquer cômodo da casa.

Com o Smallpdf, você vai ter tudo isso e muito mais. Você vai poder fazer praticamente qualquer coisa relacionada a documentos por um preço razoável online, usando um único login para seu smartphone, phablet, tablet, notebook e computador de mesa. Como bônus, você também vai poder digitalizar documentos físicos com o nosso aplicativo para dispositivos móveis e colocar o seu trabalho off-line com o nosso aplicativo para desktop.

(3) Mude para o faturamento sem papel

O faturamento sem papel é uma prática simples e vantajosa que traz muitos benefícios interessantes. Quando você envia faturas sem papel, por exemplo, por meio da ferramenta Compartilhar documento do Smallpdf, você economiza dinheiro: em papel, tinta e postagem. Além disso, o recebimento de faturas digitais vai diminuir o risco de incorrer em taxas de atraso, porque as faturas digitais não vão acabar na mesa de centro e depois serão enterradas sob uma pilha de revistas. Em vez disso, você será notificado de que há uma conta esperando para ser paga - tudo o que você precisa fazer é entrar na sua conta bancária eletrônica e pagá-la. Mesmo que se esqueça de pagar imediatamente, você pode procurar por contas individuais na sua caixa de entrada usando palavras-chave, o que é muito mais agradável do que virar a casa de cabeça para baixo em busca de um pedaço de papel. Outra vantagem do faturamento sem papel é que as faturas digitais são muito mais fáceis de arquivar. Também é mais fácil encontrá-las novamente e acessá-las. Os documentos digitais não rasgam, mancham ou desbotam nem um pouco.

Você sabia que pode mudar para o faturamento sem papel mesmo que as outras empresas ainda insistam em te enviar um pedaço de papel físico? Com apenas alguns cliques o scanner do aplicativo móvel do Smallpdf pode digitalizar essas faturas para que você possa destruir a cópia impressa.

(4) Adote as reuniões no formato totalmente virtuais

Como você já está trabalhando em casa é provável que as reuniões com sua equipe, parceiros de negócios, clientes e outros sejam de forma online. Você provavelmente está usando ferramentas como Zoom, Microsoft Teams ou Google Hangouts. Então, por que não adquirir o hábito de usar ferramentas online para se preparar para as reuniões e também fazer e assinar as atas eletronicamente? A propósito, você pode usar a ferramenta eSign do Smallpdf para enviar a ata da reunião para aqueles que precisam assiná-la na ordem específica em que devem assiná-la.

(5) Introduza as anotações sem papel

Adeus post-its, blocos de anotações, listas de tarefas e memorandos colados na geladeira com ímãs. Olá, documentos digitais pesquisáveis, compartilháveis, que economizam dinheiro e espaço! Se você optou por um software de home office sem papel talvez já tenha pensado em erradicar todas as anotações em papel, não apenas os documentos oficiais de trabalho, como faturas. Muito bem! As anotações digitais são sincronizadas com os lembretes do calendário para alertas fáceis - algo que as anotações em papel só podem fazer. Elas também não podem ser perdidas (e posteriormente esquecidas) como as anotações feitas em papel. Além disso, elas nunca vão desaparecendo sob uma pilha de revistas velhas e ressurgirem uma hora depois quando for tarde demais.

Então, aí está. Cinco etapas fáceis para seu escritório em casa sem papel. Para conseguir mais ideias de escritório sem papel, dicas de escritório sem papel e muito mais, confira nossos outros artigos sobre o local de trabalho sem papel.

Traduzido e adaptado para o português por Ariane.