La aceptación cultural y la oficina sin papel

La oficina sin papel no es algo nuevo. Ha estado presente desde hace mucho tiempo. El formato PDF se inventó precisamente por esta razón: crear un peldaño en el camino hacia una oficina verdaderamente sin papel. Aunque por mucho tiempo, las cosas no parecían moverse, podemos observar un cambio cultural en la sociedad actual. La creciente preocupación por el medio ambiente y el cambio global hacia una fuerza de trabajo remota o móvil han vuelto a ponernos en la dirección correcta. La oficina sin papel ha dejado de ser un lujo para convertirse en un elemento esencial para el futuro de las empresas. Al igual que ocurrió con la llegada a la luna en 1969, la tecnología por sí sola no nos llevará hasta ahí.

¿Qué es la aceptación cultural?

Cuando pensamos en la cultura de la oficina, tal vez pensemos en entornos serios o profesionales, muy preocupados por la salud y la forma física de los empleados, o tal vez más centrados en las personas y caracterizados por la ligereza y las contribuciones individuales. Sea cual sea ese entorno, depende de las personas que trabajan en él, mantenerlo o dirigirlo hacia nuevas direcciones.

Esta inversión en la cultura del lugar de trabajo es lo que llamamos “aceptación” y es la contribución de cada individuo a la cultura contemporánea. No es muy diferente cuando se trata de la aceptación cultural y la oficina sin papel, en la que las decisiones, acciones y apertura al cambio de las personas pueden influir en el éxito de la transición a la oficina sin papel.

¿En verdad necesitas la aceptación cultural para prescindir del papel?

Sí y no. Invertir en el software y la tecnología adecuada es una parte vital para lograr la transición completa de la empresa al espacio digital. Igual que con muchas otras cosas, aún puede funcionar incluso si las personas que necesitan utilizar esta tecnología no están comprometidas con su éxito.

Pero, ¿te puedes imaginar inscribirte a un maratón, comprar todo el equipo que necesitas y luego solo ejercitarte una vez por semana y solo comer comida chatarra en lo que llega el día de la carrera? Sí, aún podrías participar solo presentándote, pero no será tan divertido o fácil como podría serlo y probablemente no podrás terminarla. Puede que estés inscrito en la carrera y tengas todo el equipo, pero, sin la inversión diaria para preparar tu cuerpo, te estás preparando para pasarla mal, y probablemente, fracasar.

Lo mismo aplica cuando se trata de una oficina sin papel. La infraestructura, la tecnología y la intención pueden estar ahí, pero, lo que realmente logrará la transición a un entorno completamente digital son las inversiones diarias en la visión de una oficina sin papel por parte de todos los humanos involucrados en la empresa.

Puntos a considerar cuando se adopta una oficina sin papel

Cuando una empresa comienza a elaborar estrategias y a tomar acciones específicas para adoptar un entorno sin papel, puede ser útil tener en cuenta qué puede ser un cambio cultural desafiante. Ser consciente de algunas de las barreras que impiden lograr una oficina sin papel es la mitad de la batalla.

La tentación del papel

Las personas y el papel no son fáciles de separar. Los grupos de personas, como los que dirigen una empresa, a veces se pueden sentir culturalmente apegados al papel y la impresión, lo cual puede hacer que toda la empresa parezca depender del papel y la tinta.

El papel es atractivo para las empresas por su tranquilizador rastro de auditoría, su tangibilidad y la eterna excusa de “siempre lo hemos hecho así”. Para muchos, el papel da oficialidad y seguridad a los negocios, plasmando en tinta la realidad de las actividades cotidianas de la empresa. También es una cuestión de costumbre. Los humanos no rompemos nuestros hábitos fácilmente y la mayoría de nosotros no aprendimos o empezamos a trabajar sin papel.

Tomar en cuenta esta relación entre las personas y el papel puede ser un recurso invaluable cuando se realiza la transición a una oficina sin papel. Conocer lo que valora la gente acerca de los sistemas con papel te da una idea de como replicarlo en un sistema sin papel.

Proximidad generacional hacia lo digital

Aunque las generaciones como los baby boomers, la generación X y los millennials empezaron a definirse a principios de los 90, las relaciones generacionales con el papel frente a la tecnología computacional llevan evolucionando mucho más tiempo.

Los nativos digitales son personas nacidas en un mundo donde la tecnología digital ya es la norma y una parte práctica del día a día. Debido a su temprana (y continua) introducción a la tecnología digital, no requirieron hacer un cambio cultural o reflexión para adaptarse a un mundo digital.

Por otro lado, las personas nacidas antes de los nativos digitales estaban acostumbradas a tecnologías análogas como el teléfono, el fax, la máquina de escribir y el correo. Esta generación ha tenido que hacer un cambio de lo análogo a lo digital y se les conoce como los inmigrantes digitales.

Los nativos digitales están cómodos trabajando en un entorno completamente digital y suelen resistirse menos a adoptar una oficina sin papel. Sin embargo, puede ser más difícil para los inmigrantes digitales. Estos ya han migrado gran parte de su mundo al espacio digital y probablemente se aferren con más fuerza a los aspectos analógicos restantes de su día a día. El entorno sin papel puede parecer una amenaza.

Asegúrate de considerar la proximidad generacional en tu transición a la oficina sin papel. La conciencia y la sensibilización son importantes y contribuirán a acelerar los índices de adopción y la aceptación de la oficina sin papel.

El hábito humano

Las personas son criaturas de costumbres y nos sentimos más cómodos haciendo lo que siempre hemos hecho. Aunque pueda parecer lógico hacer las cosas de un modo más rápido y sencillo, que sin duda ahorrará tiempo y dinero, conseguirlo implica romper con viejos hábitos. Cuando se trata de implantar un nuevo software o tecnología en una empresa, es fundamental hacerlo bien. Si algo sale mal y un proceso falla o crea problemas, la gente volverá de forma natural a los viejos métodos o hábitos. Contratar a un experto para que le ayude en la transición a la gestión electrónica puede ser especialmente útil en este caso.

Recuerda, siempre habrá cierto nivel de resistencia al adoptar nuevas tecnologías en el trabajo; esto es una reacción ante la novedad que es normal y potencialmente valiosa. Si se tiene en cuenta esta resistencia, las empresas pueden aprovechar la información sobre cuáles son las barreras y encontrar formas de superarlas.

Si alguna vez te has preguntado como lograr una oficina sin papel y como se vería, ve nuestro seminario web, cómo dirigir una oficina sin papel de forma efectiva.

Maneras de obtener aceptación cultural para una oficina sin papel

Existen muchas buenas razones para que una empresa deje de utilizar papel, sin embargo, lograr la aceptación cultural no es una solución de una sola vez, tampoco es completamente intelectual. La aceptación cultural se enfoca en la estrategia, pasos pequeños, compromiso emocional y crear hábitos que se mantengan y prosperen. De cualquier manera, ¡la comunicación y una mente abierta al criticismo son clave!

Empezar con el porqué

El autor y orador motivacional, Simon Sinek escribió un libro y definió el popular concepto empresarial “Empieza con el porqué”. Afirmó que todas las grandes empresas, como Apple, tienen tanto éxito no porque comercialicen lo que hacen o cómo lo hacen, sino por el porqué lo hacen. Este “porqué” es un poderoso motivador, sobre todo para los primeros en adoptarlo, porque resuena en el centro emocional profundo del cerebro.

Las empresas pueden utilizar este concepto como el ímpetu para la aceptación cultural que están buscando. El “qué” y el “como” de una oficina sin papel pueden parecer suficientes para convencer a todas las personas de la empresa. Después de todo, conceptos clave como no más firmas autógrafas o la determinación de toda la empresa de utilizar la impresora solo en casos de emergencia suenan muy bien en teoría, pero sin una razón o motivación en el núcleo de estas acciones, puede que no todo el mundo entienda tus objetivos. Ejemplos de este “por qué” tan importante son algo como: “invertimos en proteger nuestro entorno natural” o “para sobrevivir, nuestra forma de trabajar debe ser sostenible”.

Iniciar con cambios pequeños

No necesitas hacer cambios gigantescos para obtener la aceptación cultural. De hecho, hacer cambios grandes de una sola vez puede sabotear tus esfuerzos para lograr la transición a lo digital completamente. Sin importar el tema: cuando la gente se enfrenta a demasiados cambios a la vez, se pueden sentir abrumados, temerosos y responder con resistencia.

Tal vez sea más tardado implementar una oficina completamente digital si adoptas cambios pequeños, pero si empiezas de esta manera, con un departamento o con un proceso a la vez, la adopción será mucho más sostenible y serás capaz de escalarla rápidamente. La resistencia que te encuentres, si es que lo haces, también será más pequeña y manejable.

Hacer, no decir

La mayoría de las personas recuerdan (y adoptan) mejor los procesos cuando tienen una referencia visual o espacial que cuando se les dice que hacer. Por supuesto, es importante y útil ofrecer capacitación y tener los procedimientos escritos. Pero recuerda, hablar con los empleados acerca de los sistemas sin papel y permitirles experimentar el proceso y explorar los beneficios de una oficina sin papel.

No olvides dejar espacio para el fracaso y la resistencia; estas son fundamentales para involucrarse con nuevos sistemas y ayudan a la adopción exitosa de las tecnologías digitales. Un sistema de prueba no solo ayuda a eliminar los errores antes de que se presenten, sino que también le proporciona a todas las personas la oportunidad de acostumbrarse al nuevo sistema antes de que realmente tengan que usarlo en sus actividades diarias.

Tener una estrategia

Ser estratégico tiene recompensas cuando estás buscando ganar la aceptación digital para una oficina sin papel. Describe los sistemas que quieres implementar, como quieres implementarlos, cuanto tiempo te llevaría y en que tipos de incrementos se los estarías aplicando al equipo. Dependiendo del tipo de organización y de la complejidad de tus sistemas existentes, podría ser una buena inversión contratar a un tercero para ayudarte con tu nueva estrategia digital. También podrán señalarte posibles fallas con respecto a la aceptación cultural.

Capacitación rutinaria

Los nuevos hábitos se crean mejor mediante la repetición continua. Cuanto más frecuentemente haces lo mismo, más se convertirá en algo natural y dejará de ser algo nuevo para convertirse en un hábito. Tómate el tiempo necesario no solo para formar a tu personal cuando implementas nuevos software o sistemas, sino también para crear el espacio y tener el tiempo para la capacitación continua. Esto no solo te ayudará a refrescar el conocimiento sobre el software, sino que le dará a los empleados la oportunidad de plantear retos reales y actuales en un entorno de resolución de problemas en el que todos pueden aprender.

Aceptar el fracaso

Los seres humanos aprenden más rápido cuando se comprometen con un tema, se ensucian las manos y hacen un desastre. Además, el fracaso puede ser una herramienta valiosa para conocer los puntos débiles del software o de los sistemas y resaltar los puntos débiles de la gestión de documentos de la empresa. Con una actitud positiva que enfrente el fracaso no como una calamidad sino como una oportunidad para aprender, permitir errores abre puertas para entender mejor a tu empresa, conocer lo que necesitan los empleados y como tu software y sistemas pueden ayudarles a construir una empresa sostenible. Aunque la administración conoce todo sobre el “por qué” y el “qué”, los empleados son realmente los expertos en el “cómo”. Conocen sus puntos débiles y pueden decirte lo que le falta a tu solución para ayudar a tu negocio a dar el paso extra.

Aunque tal vez sea fácil invertir en un software que impulse a tu empresa hacia el entorno digital y se aleje del papel, es un error pensar que solo el software es la clave para una oficina sin papel. Las personas son el corazón de las empresas, ya sea de mercadotecnia, educación, logística o entretenimiento, y eso es lo que hace la aceptación cultural igual de importante que el software adecuado. Así que, cuando tomes la decisión de no utilizar papel, asegúrate de que todos estén de acuerdo: ayúdalos a entender el “por qué”, proporcionales el “qué” y asegúrate de contar con su invaluable aportación en el “cómo”.

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Artículo adaptado y traducido por Mario.