¿Cómo crear una oficina sin papel?

A pesar de que la oficina sin papel ha sido por mucho tiempo una aspiración para las empresas, la llegada de la pandemia del COVID-19 lo volvió un requisito. Al no tener planes tangibles para la implementación, las empresas e instituciones se enfrentaron a un gran reto para adaptarse a esta nueva situación y lograr prescindir del papel rápidamente y de manera sostenible. Se aprendieron muchas lecciones en el proceso. Para ayudarte a navegar el camino de la transformación digital, hemos compilado una práctica lista.

Desarrolla una cultura empresarial sin papel

Todo esfuerzo por cambiar la manera en que funcionan las empresas iniciará desde dentro y de arriba para abajo. Hacer la transición al entorno laboral digital puede ser retador, pero con una planeación e implementación cuidadosa y las herramientas adecuadas, se puede lograr. Es importante tener una estrategia de comunicación sólida, ya que la implementación se estancará a menos de que toda la empresa esté de acuerdo con los cambios. Para más detalles, échale un vistazo a nuestro artículo La aceptación cultural y la oficina sin papel.

Establece un equipo de capacitación

Dependiendo del tamaño de la organización, el equipo de capacitación (o persona) puede ser un recurso muy útil para apoyar en el cambio y ofrecer consejos y mentoría. Prescindir del papel significa tener que digitalizar y automatizar varios procesos de la empresa, lo que significa que necesitarás tener a la gente adecuada liderando con el ejemplo y capacitando a los empleados en nuevos software y procesos. La experiencia nos ha enseñado que una combinación de gente externa e interna es ideal para capacitar y liderar con el ejemplo a largo plazo.

Cambia a la facturación electrónica

Cambiar a la facturación electrónica no solo hace los procesos empresariales más fáciles, sino que también reduce costos. La mayoría de los clientes agradecerán el cambio, ya que se darán cuenta de que la facturación electrónica ya es ampliamente aceptada. Algunos de los beneficios tangibles de digitalizar los recibos incluyen:

• Evitar cargos por facturas extraviadas, olvidadas o perdidas.
• Mayor seguridad (la facturación en papel puede dejar a las empresas expuestas a robos).
• Ahorro en costos de envío y correo.
• Ahorro en tiempo en el seguimiento de facturas.

Realiza juntas sin papel

Utilizar una plataforma digital para evitar el uso del papel en la junta puede parecer difícil al principio. Especialmente para las personas que no estén familiarizadas con las nuevas herramientas, el cambio puede parecer desalentador e inoportuno. Puedes involucrarlas explicándoles los beneficios, todo mientras les garantizas que tendrán los recursos adecuados para capacitarse. Las juntas digitales traen muchos beneficios para todas las personas:

• Haz agendas complejas en minutos.
• Todos los participantes estarán al tanto de los cambios de agenda.
• Prepara y actualiza material en un ambiente interactivo.
• Obtén toda la información de la junta por adelantado.
• Ten todas las notas de la reunión fácilmente accesibles en formato digital.

Cambia a tareas y notas digitales

Pasarse a las listas de tareas, memorándums y notas digitales es fácil, especialmente con la gran cantidad de software inteligente de gestión de documentos que hay en el mercado. La mayoría de las opciones disponibles incluyen la posibilidad de colaboración, y sincronización, con los compañeros de equipo.

Entorno de trabajo móvil

Incluso en un entorno de trabajo completamente libre de papel, este siempre aparecerá. Esto suele deberse a la comunicación con proveedores externos, socios y clientes que aún no han optado por la vía electrónica. La manera más fácil de ponerle un fin al uso innecesario del papel es enganchar a los empleados con una forma de digitalizar documentos fuera de casa. La aplicación móvil de Smallpdf es una herramienta especialmente útil para escanear, editar, almacenar y compartir documentos sobre la marcha.

Firmas sin papel

Imprimir, firmar, escanear, enviar y almacenar contratos puede ser una de las actividades que más tiempo consumen en las empresas, pero también una de las más importantes. En promedio, obtener una firma electrónica, de un prospecto, cliente o socio toma solo 37 minutos. Por otro lado, obtener esa misma firma en papel, toma en promedio 5 días.

La herramienta eSign de Smallpdf responde a la necesidad de firmas electrónicas y digitales fáciles y rápidas que cumplan con los requisitos de seguridad. La herramienta también incluye una función de edición para añadir fechas y texto antes de firmar. Los usuarios también pueden solicitar hasta 100 firmas de diferentes personas. Durante todo el proceso, una función de rastreo registra todo el progreso del archivo para permitirle a tu equipo conocer los obstáculos y realizar un seguimiento con las personas adecuadas en el momento oportuno. Se recomienda a los usuarios que consulten la legislación local sobre legalidad y firmas electrónicas.

Invierte en software PDF

Incluso cuando un negocio se ha vuelto completamente digital, aún es importante saber cómo editar, convertir y manipular diferentes tipos de archivos para mantener el nuevo ecosistema sin papel. Es aún más importante asegurar que todas las personas de la empresa puedan entender y utilizar fácilmente el nuevo software PDF. En sus inicios, el software PDF era costoso, pero la demanda se ha elevado, así que opciones ágiles y fáciles de usar, como Smallpdf, están disponibles para todo el mundo. Un software PDF como Smallpdf es muy asequible y fácil de usar con poca o nula capacitación.

¿Listo para firmar tus documentos sin tinta y papel?

Artículo adaptado y traducido por Mario.