5 step per lavorare in home office senza carta

Hai probabilmente sentito di grandi aziende che hanno rinunciato all’uso di carta. Forse hai persino letto la guida passo per passo di Smallpdf per effettuare la transizione ad un ufficio senza carta. Ma siamo nel 2021 e molte delle persone che prima lavoravano in un ufficio ora si ritrovano a lavorare da casa. Abbiamo dunque deciso di pubblicare una guida aggiuntiva per il lavoro in home office senza carta.

(1) Assicurati che il tuo ufficio senza carta casalingo sia conforme alle normative Proprio come in qualsiasi altro ufficio, è fondamentale verificare se ci sono documenti che gestisci in home office che devono essere archiviati in formato cartaceo e, se questo è il caso, capire per quanto tempo.

Non dimenticarti che ci potrebbero essere regole speciali da applicare in caso ci siano documenti da firmare, come i contratti. A seconda del tipo di contratto, l’archiviazione di una copia cartacea e la firma autografa della copia fisica potrebbero essere richieste dalla legge. Se ciò non è necessario, le firme digitali, che possono essere richieste facilmente a più parti utilizzando strumenti come il tool per la firma di PDF di Smallpdf, possono costituire un’ottima alternativa.

(2) Scegli accuratamente il software per lavorare in home office senza carta Se hai intenzione di lavorare da casa senza carta, dovrai trovare un software per l’ufficio senza carta che sia adatto alle tue esigenze. La soluzione ideale dovrebbe essere economica, dato che potresti doverla pagare di tasca tua. Dovrebbe anche offrire tanto spazio per l’archiviazione su cloud, di modo che la memoria dei tuoi dispositivi non si riempia e che i device si mantengano veloci e prestanti. A proposito di dispositivi: i software migliori per la gestione del lavoro in home office senza carta sono quelli compatibili con qualsiasi dispositivo, di modo che sia possibile lavorare su qualsiasi device con una connessione a internet, in qualsiasi stanza della casa.

Smallpdf ti offre questo e molto altro. Sarai in grado di fare praticamente tutto ciò che ti viene in mente per gestire i tuoi documenti ad un prezzo ragionevole, online, utilizzando un login unico su smartphone, phablet, tablet, notebook e computer desktop. Potrai anche digitalizzare documenti cartacei con la nostra app mobile e lavorare offline, grazie alla nostra app per desktop.

(3) Scegli accuratamente il software per lavorare in home office senza carta La fatturazione senza carta è facile da implementare e ha molti vantaggi. Quando invii fatture senza usare carta, ad esempio usando lo strumento per condividere documenti di Smallpdf, risparmi sulla carta, sull'inchiostro e sui francobolli. Quando si ricevono fatture digitali, è meno probabile che si incorra in costi dovuti a ritardi, dato che le fatture digitali non possono essere appoggiate sul tavolo e poi dimenticate sotto una pila di riviste. Invece riceverai una notifica quando c'è un conto che aspetta di essere pagato e non dovrai far altro che accedere al tuo account di e-banking ed effettuare il pagamento. Un altro vantaggio della fatturazione senza carta è che le fatture digitali sono molto più facili da archiviare: le si può trovare e vi si può accedere rapidamente se necessario.

Sapevi che puoi passare alla gestione delle fatture senza carta anche se gli altri continuano ad inviarti fatture cartacee? Con lo scanner della tua app Smallpdf mobile, potrai digitalizzare le fatture in pochi click, così potrai sbarazzarti della copia cartacea.

(4) Partecipa a riunioni completamente virtuali Dato che stai lavorando da casa, è molto probabile che le riunioni con il tuo team, i partner commerciali, i clienti, etc. si svolgano online, ad esempio tramite Zoom, Microsoft Teams o Google Hangouts. Perché non approfittarne, dunque, e utilizzare strumenti online anche per prepararsi e collaborare durante le riunioni o per visionare e firmare i verbali? A questo proposito, lo strumento per la firma di PDF di Smallpdf consente di inviare il verbale della riunione senza utilizzare carta a chiunque debba firmarlo, rispettando l’ordine in cui va firmato.

(5) Inizia a prendere appunti in versione digitale, senza usare carta Dì addio a post-it, bloc-notes, liste e promemoria cartacei appesi al frigo con una calamita e dai il benvenuto ai documenti digitali: ti permettono di ricercare contenuti, possono essere condivisi e ti permettono di risparmiare spazio e denaro! Se hai scelto un software per la gestione del lavoro in home office senza carta, avrai probabilmente già pensato di sbarazzarti di tutti gli appunti su carta, oltre che dei documenti ufficiali in versione cartacea (come le fatture). Evvai! Le annotazioni in versione digitale, al contrario di quelle su carta, possono essere inserite nel calendario o in altri tool per ricevere notifiche, così che non sia possibile dimenticarsene. Inoltre, non potranno nascondersi sotto una pila di riviste e ricomparire quando è ormai troppo tardi.

Ecco qui: cinque semplici step per lavorare in home office senza carta. Per ulteriori idee e consigli riguardanti l’ufficio senza carta e molto altro, dai un’occhiata ai nostri articoli sull’ufficio paperless!

Articolo tradotto e adattato in italiano da Giuliana