Quais recursos de segurança procurar em um software de PDF

A segurança da informação e dos arquivos é um fator importante na escolha do software de PDF para escolas, professores e aluno. Garantir que as informações e os arquivos estejam seguros nas mãos do provedor de software e que ninguém sem a devida autoridade tenha acesso para excluir ou adulterar arquivos são aspectos vitais para manter uma sala de aula remota segura. Além disso, as informações pessoais precisam ser protegidas o tempo todo.

Tendo tudo isso em mente, sabemos que pode ser difícil acompanhar todos os recursos e garantir que o software escolhido para sua sala de aula remota atenda ou supere todas as expectativas.

Recursos importantes de segurança e proteção do software de PDF

Nem todos os softwares de PDF incluem os recursos de segurança padrão necessários para um sistema de gerenciamento de documentos em um ambiente escolar. É importante determinar quais recursos são importantes para sua sala de aula ou escola e usar essas informações para determinar qual software ou ferramenta é a escolha certa para sua instituição. Mais importante ainda, você precisa entender os requisitos mínimos de segurança de documentos que o software escolhido precisa atender.

Vamos descrever aqui alguns dos recursos e credenciamentos padrão de segurança de documentos que as ferramentas de PDF precisam ter.

Conformidade com o GDPR

O GDPR (ou Regulamento Geral de Proteção de Dados) é uma lei da União Europeia (UE) que abrange a privacidade e a proteção de dados na UE e no EEE.

Conformidade com a CCPA

A CCPA (ou Lei de Privacidade do Consumidor da Califórnia) age de forma muito parecida com o GDPR, com o objetivo de proteger o consumidor e seus direitos de privacidade. A CCPA é destinada a pessoas que moram na Califórnia, EUA.

Credenciamento ISO/IEC 27001

A ISO/IEC 27001 tem o nome de sua organização emissora conjunta, a International Organization for Standardization. A norma internacional foi lançada em 2013 e descreve as práticas recomendadas para que as organizações gerenciem a segurança da informação por meio de pessoas, processos e tecnologia.

Criptografia SSL/TLS

A criptografia SSL, ou Secure Sockets Layer, é um protocolo especial para servidores e navegadores da Internet para criptografar, descriptografar e autenticar informações transmitidas. Sua sucessora, a criptografia TLS, ou Transport Layer Security, é um protocolo mais moderno e ainda mais seguro.

Assinatura digital

As assinaturas digitais são muito úteis para assinar documentos, pois elas vêm com um nível de segurança (por meio de autenticação) que as assinaturas eletrônicas não têm. Dependendo dos requisitos, talvez seja necessário garantir que o serviço de assinatura eletrônica que você está usando ofereça esse recurso de segurança aprimorado.

Observação: Tanto as assinaturas eletrônicas quanto as assinaturas digitais são juridicamente válidas. Verifique as leis do seu país para saber quais são as normas locais relacionadas a assinaturas digitais e eletrônicas.

Selo digital

Um selo digital, ou Assinatura Eletrônica Avançada (AES), inclui um carimbo de data e hora de Validação de Longo Prazo (LTV). Isso ajuda os usuários a autenticar o carimbo de data/hora de cada assinatura e a invalidar documentos que tenham sido adulterados.

Verificação dos requisitos de segurança de informações e documentos

À medida que os professores e a equipe administrativa se preparam para comprar licenças de software de gerenciamento de documentos ou PDF para distribuir nas escolas e salas de aula, é importante investir em um software que atenda bem às políticas, protocolos e leis da escola, da região, do estado ou até mesmo federais sobre segurança de informações e documentos.

Como as leis e as políticas podem variar de acordo com a região, é aconselhável verificar os requisitos específicos que precisam ser atendidos ao investir em ferramentas de PDF para suas escolas e salas de aula. O corpo docente e administrativo precisa trabalhar em conjunto para entender o que pode e deve ser observado ao escolher o software certo para sua escola.

Se sua escola ou sala de aula está procurando ferramentas de PDF que atendam a todos os requisitos de segurança, registre-se para uma avaliação gratuita do Smallpdf para Equipes hoje mesmo e experimente o futuro do gerenciamento seguro de documentos para a educação.

Texto traduzido e adaptado para o português por Ariane.