¿Qué funciones de seguridad buscar en un Software PDF?

La seguridad de documentos e información son factores importantes al momento de elegir un software PDF para escuelas, maestros y estudiantes en las aulas a distancia. Garantizar que la información y documentos estén seguros en las manos del proveedor de Software y que nadie sin la autoridad adecuada tenga acceso para borrar o manipular documentos son aspectos vitales para mantener un aula a distancia segura. Además, la información personal debe estar protegida en todo momento.

Teniendo todo esto en cuenta, somos conscientes de que puede ser complicado dar un seguimiento a todas las funciones y asegurarse de que el software que elijas para tu aula a distancia cumpla o supere las expectativas.

Características importantes de seguridad del software PDF.

 

No todos los softwares PDF incluyen las características de seguridad estándar necesarias para un sistema seguro de gestión de documentos en un entorno escolar. Es importante determinar cuáles características son importantes para tu aula o escuela y usar esta información para determinar cuál software o herramientas son la opción adecuada para tu institución. Aún más importante, necesitas conocer los requerimientos mínimos de seguridad de documentos que debe cumplir el software que elijas.

A continuación, resumimos algunas de las características estándar de seguridad de documentos y acreditaciones que deberían tener las herramientas PDF.

Cumplimiento del GDPR

GDPR (atau General Data Protection Regulation) adalah undang-undang Uni Eropa (UE) yang mencakup perlindungan dan privasi data di UE dan WEA.

Cumplimiento de la CCPA

CCPA (o Ley de privacidad del consumidor de California) actúa de forma similar al GDPR, teniendo como objetivo proteger tanto al consumidor como a sus derechos de privacidad. La CCPA está destinada a las personas que viven en California, EUA.

Acreditación ISO/IEC 27001

La norma ISO/IEC 27001 tiene su nombre gracias a la Organización Internacional de Normalización. La norma internacional se publicó en 2013 y describe las mejores prácticas para que las organizaciones gestionen la seguridad de la información a través de las personas, los procesos y la tecnología.

Cifrado SSL/TLS

El cifrado SSL, o Secure Sockets Layer en inglés, es un protocolo especial para que los servidores y navegadores de internet encripten, decodifiquen y autentifiquen la información transmitida. Su sucesor, el cifrado TLS, o Transport Layer Security en inglés, es un protocolo más moderno e incluso más seguro.

Firma digital

Las firmas digitales son muy útiles para firmar documentos, ya que tiene un nivel de seguridad (a través de la autentificación) que las firmas electrónicas no tienen. Dependiendo de lo que necesites, puede que tengas que asegurarte de que el servicio de firma electrónica que estás utilizando ofrece esta función de seguridad mejorada.

Nota: Tanto las firmas electrónicas como las digitales son legalmente vinculantes. Revisa las leyes de tu país para localizar las regulaciones relacionadas con las firmas electrónicas y digitales.

Segel Digital

Un sello digital, o firma electrónica avanzada (AES), incluye un sello de tiempo con validación a largo plazo (LTV). Esto ayuda a los usuarios a autentificar el sello de tiempo de cada firma e invalidar documentos que hayan sido manipulados.

Verificación de los requisitos de seguridad de la información de documentos

 

A medida que los profesores y personal administrativo se preparan para adquirir licencias de gestión de documentos o de softwares PDF para distribuirlas en las escuelas o aulas de clase, es importante invertir en un software que responda de forma correcta a las políticas, protocolos y leyes del centro educativo, el distrito el estado o incluso el gobierno federal en torno a la seguridad de la información y los documentos.

Dado que las leyes y políticas pueden diferir de un distrito a otro, es aconsejable informarse localmente sobre cualquier requisito específico que debe cumplirse a la hora de invertir en herramientas PDF para las escuelas y aulas. El cuerpo académico y personal administrativo deberían trabajar en conjunto para entender lo que pueden y deben buscar al momento de elegir el software adecuado para su escuela.

Si tu escuela o aula está buscando herramientas PDF que cumplan con todos los requisitos de seguridad, regístrate a una prueba gratuita de Smallpdf para Equipos hoy y experimenta el futuro de la gestión segura de documentos para la educación.

Artículo adaptado y traducido por Mario.