Simples etapas para criar um escritório sem papel

Embora o escritório sem papel seja um objetivo das empresas há muito tempo, foi o início da pandemia da COVID-19 que o tornou uma exigência. Sem planos tangíveis de implementação, as empresas e instituições enfrentaram um grande desafio para se adaptar a essa nova situação e consolidar o escritório sem papel de forma rápida e sustentável. Muitas lições foram aprendidas durante o processo. Para ajudar você a navegar no caminho da transformação digital, compilamos uma lista útil.

Desenvolva uma cultura de empresa para trabalhar sem papel

Todo esforço para mudar a maneira como uma empresa trabalha começa de dentro para fora, de cima para baixo. A mudança para um ambiente de trabalho sem papel pode ser desafiadora, mas com planejamento e uma implementação cuidadosa, além das ferramentas certas, isso pode ser feito. É importante ter uma estratégia de comunicação sólida, pois a implementação será lenta, a menos que toda a empresa esteja de acordo com as mudanças. Para conseguir mais detalhes sobre isso, dê uma olhada no nosso artigo sobre adesão cultural e o escritório sem papel.

Crie uma equipe para ajudar na mudança

Dependendo do tamanho da organização, uma equipe de treinamento – ou uma pessoa – pode ser um recurso realmente útil para ajudar na mudança e oferecer orientação e treinamento. Deixar de usar papel significa ter que digitalizar e automatizar vários processos da empresa, o que significa que você vai precisar ter as pessoas certas dando o exemplo e treinando os funcionários em novos softwares e processos. A experiência nos ensinou que combinar a ajuda de pessoas externas e internas é ideal para o treinamento e para liderar pelo exemplo no longo prazo.

Mude para o faturamento sem papel

A mudança para o faturamento sem papel não apenas facilita os processos comerciais, mas também economiza custos. A maioria dos clientes também aceitará bem a mudança, pois o faturamento sem papel já é amplamente adotado atualmente. Alguns benefícios tangíveis da digitalização de faturas incluem:

• Evitar multas de atraso decorrentes de faturas extraviadas, esquecidas ou perdidas.
• Maior segurança (o faturamento em papel pode deixar as empresas vulneráveis a roubos).
• Redução de custos com postagem e correio.
• Menos tempo para localizar de faturas.

Faça reuniões sem papel

Usar uma plataforma digital para manter o papel fora do espaço de reunião pode parecer desafiador no início. Especialmente para aqueles que não estão familiarizados com as novas ferramentas, a mudança pode parecer assustadora e incômoda. Você pode fazer uma integração e explicar as razões e os benefícios, ao mesmo tempo em que garante que eles tenham todos os recursos para o treinamento. A documentação digital de reuniões traz muitos benefícios para todos:

• Configuração de agendas complexas em minutos.
• Todos os participantes ficam cientes das alterações na agenda.
• Preparação e atualização do material em um ambiente interativo.
• Reunir todas as informações da reunião antecipadamente.
• Ter todas as anotações da reunião facilmente acessíveis em formato digital.

Ambiente de trabalho que prioriza os dispositivos móveis

Mesmo em um ambiente de escritório totalmente sem papel, sempre haverá papel. Isso geralmente se deve à comunicação com fornecedores externos, parceiros e clientes que ainda não adotaram a rota sem papel. A maneira mais fácil de acabar com o uso desnecessário de papel é oferecer aos funcionários uma maneira de digitalizar documentos em qualquer lugar. O aplicativo móvel do Smallpdf é uma ferramenta muito útil para digitalizar, editar, armazenar e compartilhar documentos em qualquer lugar.

Assinaturas sem papel

Imprimir, assinar, digitalizar, enviar e armazenar contratos pode ser uma das tarefas que mais consomem tempo nos negócios, mas também é uma das mais importantes. Em média, conseguir uma assinatura eletrônica de um cliente ou parceiro leva apenas 37 minutos. Por outro lado, conseguir essa mesma assinatura em papel leva, em média, 5 dias.

A ferramenta Assinar PDF do Smallpdf responde à necessidade de ter assinaturas eletrônicas e digitais rápidas e fáceis que atendam aos requisitos de segurança. A ferramenta também inclui uma função de edição para adicionar datas e texto antes de assinar. Os usuários também podem solicitar até 100 assinaturas de terceiros. Durante todo o processo, um recurso de rastreamento registra todo o progresso do arquivo para permitir que sua equipe entenda os obstáculos e faça o acompanhamento com as pessoas certas no momento certo. Recomenda-se que os usuários verifiquem as leis locais relativas à validade jurídica das assinaturas eletrônicas.

Invista em um software de PDF

Mesmo que uma empresa tenha se tornado totalmente digital, ainda é importante saber como editar, converter e manipular diferentes tipos de arquivos para manter o novo ambiente sem papel. É ainda mais importante garantir que todos na empresa possam entender e usar facilmente o novo software de PDF. Em seus primórdios, o software para PDF pode ter sido caro, mas, com o aumento da demanda, opções ágeis e fáceis de usar, como o Smallpdf, estão agora disponíveis para atender a todos. Softwares de PDF como o Smallpdf são muito econômicos e fáceis de usar, com pouca ou nenhuma necessidade de treinamento para serem usadas.

Pronto para assinar seus documentos sem tinta e papel?

Traduzido e adaptado para o português por Ariane.