Quels sont les dispositifs de sécurité à rechercher dans les logiciels PDF ?

La sécurité des documents et des informations est un facteur important dans le choix d'un logiciel PDF pour les écoles, les enseignants et les élèves dans les salles de classe à distance. S'assurer que les informations et les documents sont en sécurité entre les mains du fournisseur du logiciel et que personne ne peut supprimer ou modifier des documents sans en avoir l'autorisation est primordial pour garantir la sécurité de l'enseignement à distance. Qui plus est, les informations personnelles doivent être protégées à tout moment.

Nous sommes conscients qu'il peut être difficile de garder à l'esprit toutes les caractéristiques et de s'assurer que le logiciel que tu choisis pour enseigner à distance répond à toutes les attentes, voire les surpasse.

Principales caractéristiques de sécurité des logiciels PDF

 

Tous les logiciels PDF n'intègrent pas les fonctions de sécurité standard nécessaires à la mise en place d'un système de gestion documentaire sécurisé dans un environnement scolaire. Il est important de déterminer quelles sont les fonctionnalités importantes pour ta classe ou ton école et d'utiliser ces informations pour choisir le logiciel ou les outils qui conviennent le mieux à ton établissement. Plus important encore, le logiciel pour lequel tu te décides doit répondre à des exigences minimales en matière de sécurité des documents.

Nous te présentons ici quelques-unes des caractéristiques et accréditations standard de sécurité des documents que les outils PDF doivent posséder.

Conformité au RGPD

Le RGPD (ou règlement général sur la protection des données) est une loi de l'Union européenne (UE) qui couvre la vie privée et la protection des données dans l'UE et l'EEE.

Conformité au CCPA

Le CCPA (ou The California Consumer Privacy Act) ressemble beaucoup au RGPD et vise à protéger à la fois le consommateur et son droit à la vie privée. La CCPA est destinée aux personnes vivant en Californie, aux États-Unis.

L’accréditation ISO/IEC 27001

La norme ISO/IEC 27001 porte le nom de l'organisation qui l'a émise, l'Organisation internationale de normalisation. La norme internationale a été publiée en 2013 et décrit les meilleures pratiques pour les organisations afin de gérer la sécurité de l'information par le biais des personnes, des processus et de la technologie.

Chiffrement SSL/TLS

Le cryptage SSL (Secure Sockets Layer) est un protocole spécial permettant aux serveurs et aux navigateurs internet de crypter, décrypter et authentifier les informations transmises. Son successeur, le cryptage TLS (Transport Layer Security) est un protocole plus moderne et encore plus sûr.

Signature numérique

Les signatures numériques sont très utiles pour signer des documents, car elles s'accompagnent d'un niveau de sécurité (grâce à l'authentification) que les signatures électroniques n'ont pas. En fonction des exigences de ton institution, tu devras peut-être t'assurer que le service de signature électronique que tu utilises offre cette fonction de sécurité renforcée.

Remarque : les signatures électroniques et les signatures numériques sont toutes deux juridiquement contraignantes. Nous te recommandons de consulter les lois de ton pays pour connaître les réglementations locales relatives à la signature numérique et à la signature électronique.

Sceau numérique

Un sceau numérique, ou signature électronique avancée (« Advanced Electronic Signature », AES), comprend un horodatage de validation à long terme (« Long-Term Validation », LTV). Celui-ci permet aux utilisateurs d'authentifier l'horodatage de chaque signature et d'invalider les documents qui ont été falsifiés.

Vérification des exigences en matière de sécurité des informations et des documents

 

Lorsque les enseignants et le personnel administratif se préparent à acheter des licences de logiciels de gestion de documents ou de fichiers PDF pour les distribuer dans les écoles et les classes, il est important d'investir dans des logiciels qui répondent bien aux politiques, protocoles et lois de l'école, de la circonscription, de l'État ou même du gouvernement fédéral en matière de sécurité de l'information et des documents.

Comme les lois et les politiques peuvent varier d'une circonscription à l'autre, il est conseillé de se renseigner localement sur les exigences spécifiques à respecter lors de l'investissement dans des outils PDF pour les écoles et les classes. Le personnel enseignant et administratif doit travailler conjointement pour déterminer ce à quoi il doit faire attention lorsqu'il choisit le bon logiciel pour son école.

Si ton école ou ta classe est à la recherche d'outils PDF qui remplissent toutes les conditions de sécurité, enregistre-toi pour un essai gratuit de Smallpdf for Teams aujourd'hui et découvre l'avenir de la gestion sécurisée de documents pour l'éducation.

Article traduit et adapté en français par Éloïse.