12 etapas para ter um escritório sem papel em 2024

O termo "escritório sem papel" vem sendo usado desde o surgimento dos formatos de documentos eletrônicos, ou PDFs para ser mais preciso, que apareceram no mercado no início da década de 1990. A Adobe tinha como objetivo final criar um formato de documento que pudesse ser visualizado em qualquer sistema operacional, e qualquer documento selecionado sempre poderia ser impresso localmente.

Agora, 30 anos depois, o Portable Document Format é o padrão técnico do setor há mais de uma década. Nós visualizamos, imprimimos e usamos PDFs nos nossos laptops, tablets e celulares diariamente. Mas, apesar desses desenvolvimentos, de uma pandemia global e de uma série de soluções, o escritório sem papel ainda é mais um mito do que uma realidade. Se a revolta dos documentos digitais conseguiu alguma coisa, foi o aumento do consumo global de papel, pois tornou os documentos facilmente difundidos e imprimíveis.

No entanto, acredite ou não, deixar de usar papel é mais fácil do que você imagina. O que costumava ser uma opção mais cara e demorada agora, graças a centenas de empresas que repensaram (por iniciativa ou necessidade) as antigas formas de trabalho, tornou-se uma opção válida para começar a economizar tempo, dinheiro e o meio ambiente. Parece tentador, não é?

Tudo começa com uma afinidade aprendida com o uso do papel. Os velhos hábitos custam a desaparecer e a mudança tem de vir de dentro. Como resultado, criamos este guia passo a passo, descrevendo onde e como começar a automatizar essas operações desatualizadas. Também calculamos o custo de eliminar o uso do papel. Continue lendo para ver os resultados!

1. Cultura da empresa - estabeleça um plano

A mudança vem de dentro, ponto final. Toda tentativa de mudar "a maneira como trabalhamos" deve ser implementada de dentro para fora e de cima para baixo. Há inúmeros exemplos excelentes de tentativas de implantar novos processos de negócios ou mesmo de simplesmente implementar uma cultura de ruptura que não foram bem-sucedidas.

Deixar de usar papel pode parecer um esforço pequeno, mas, como em qualquer tarefa, não se trata de cortar os dedos. Requer planejamento e implementação cuidadosamente pensados.

2. Crie uma equipe de capacitação

Dependendo do tamanho da sua empresa talvez seja necessário ter uma equipe de capacitação ou simplesmente uma pessoa capacitada que conduzirá a mudança e será responsável pelo treinamento interno. Deixar de usar papel significa que você precisa digitalizar e automatizar vários processos da empresa. E fazer isso significa que você precisará de pessoas que liderem pelo exemplo e estejam presentes para treinar os funcionários que talvez não sejam tão experientes tecnicamente.

Um local de trabalho sem papel exige o compromisso de todos os funcionários com a transformação. Antes de começar a economizar tempo, você provavelmente precisará investir algumas horas em treinamento interno.

3. Obstáculos legislativos - em conformidade ou não?

Antes de se apressar na digitalização de documentos, é fundamental verificar se algumas normas de conformidade exigem que você retenha cópias reais de documentos com uma "assinatura a tinta" por um determinado período de tempo.

Dependendo do país (ou países) em que você opera, as assinaturas eletrônicas tornaram-se tão obrigatórias quanto as originais nos últimos anos, mas é sempre importante verificar isso primeiro.

4. Software de gerenciamento de documentos ou gerenciamento de conteúdo empresarial

Digitalizar todos os documentos e mantê-los em um sistema disponível para toda a equipe é uma das etapas mais importantes na criação de um local de trabalho sem papel. Há muitas opções diferentes, mas uma das primeiras perguntas que você deve fazer é: preciso de um DMS ou de um ECM?

O Document Management Software é a versão mais leve, que lida apenas com a criação, o compartilhamento, a manipulação e o armazenamento de arquivos.

O Enterprise Content Management, por outro lado, é uma solução maior, que abrange todo o conteúdo da empresa, inclusive arquivos, imagens, páginas da Web, registros e assim por diante.

Depois de encontrar a opção certa, a próxima pergunta essencial é: devemos ir para a nuvem ou um servidor local?

A opção popular e mais ágil para as PMEs é migrar para a nuvem com um DMS, devido à sua relação custo-benefício e à falta de manutenção. A atualização e a resolução de problemas serão tratadas pelo provedor de serviços em nuvem. Veja aqui uma tabela comparativa dos melhores softwares de gerenciamento de documentos.

Muitas vezes, a parte de pesquisar e implementar totalmente um DMS ou um ECM é considerada uma tarefa cara, que envolve não apenas um investimento monetário significativo, mas também um investimento de tempo. Além disso, esse investimento é muitas vezes mal interpretado se não retornar com resultados em termos de eficiência e até mesmo de economia de custos quando tudo estiver pronto e funcionando. Veja nossos cálculos de custo no final deste artigo.

Para ter mais informações sobre softwares úteis, consulte o artigo a seguir:

5. Mudança para o faturamento sem papel

Mudar para o faturamento sem papel não apenas facilita sua vida, mas literalmente economiza seu dinheiro. Veja abaixo alguns dos benefícios decorrentes da digitalização das suas faturas:

• Evite taxas de atraso decorrentes de faturas extraviadas, esquecidas ou perdidas.
• Melhorar a segurança: acredite ou não, as faturas em papel deixam você mais suscetível a roubos.
• Economize dinheiro: o correio é caro.
• Economize tempo encontrando cada fatura em seu lugar em questão de segundos.

Vários programas de contabilidade permitem que você crie faturas e alguns até permitem que você faça isso diretamente pelo seu sistema de CRM. Veja aqui alguns exemplos de opções que você pode ter com o Salesforce, um dos sistemas de CRM mais populares do mercado.

6. Reuniões sem papel

As reuniões sem papel, ou seja, com o uso de uma plataforma digital para planejar e realizar reuniões, tornaram-se bastante comuns nos últimos anos devido à situação da COVID. No entanto, nem todo mundo aproveita todo o potencial dessas reuniões. Especialmente a etapa de planejamento ainda é realizada off-line, em papel, embora ferramentas como o Zoom ofereçam suporte nessa área. Em geral, há várias vantagens em ter reuniões digitais, tanto para o anfitrião quanto para o participante.

Benefícios para o organizador:

• Configurar agendas complexas em minutos.
• Todos os participantes ficam atualizados com todas as alterações na agenda atual.
• Preparar e atualizar o material em um ambiente interativo.

Benefícios para o participante:

• Conseguir todas as informações e materiais da reunião com antecedência.
• Estar atualizado com todas as alterações em tempo real.
• Ter todas as anotações da reunião com fácil acesso em formato digital.

7. Fax sem papel

Ainda está preso ao uso do velho aparelho de fax? Não diga mais nada: Os faxes, embora sejam do milênio passado, ainda são usados por vários motivos. Mas, mesmo assim, você não precisa mais depender do velho aparelho de fax.

Você pode começar a enviar e receber faxes de forma totalmente eletrônica. Confira esta tabela comparativa dos principais serviços de fax online para decidir qual é a melhor solução para o que você precisa.

Como alternativa, se você quiser apenas compartilhar documentos com colegas, parceiros, clientes e outros, confira a ferramenta Compartilhar Documento do Smallpdf:

8. Tarefas e memorandos sem papel

Mudar para listas, memorandos e anotações sem papel pode parecer fácil, especialmente porque o seu software de gerenciamento de documentos agora oferece suporte a muitos tipos de opções para compartilhar informações.

Verdade seja dita, essa é uma excelente oportunidade para adotar uma solução externa (até mesmo gratuita: confira o Evernote) especializada em fazer anotações e criar tarefas, tudo com a opção de colaborar com os membros da sua equipe.

Essas ferramentas possibilitam trabalhar em conjunto em tempo real, além de ter suas tarefas e anotações sempre sincronizadas em todos os seus dispositivos.

9. Ambiente de trabalho remoto em primeiro lugar

Mesmo em um ambiente de escritório totalmente sem papel, você estará exposto ao consumo de papel. Por quê? Porque você está em constante comunicação com fornecedores externos, parceiros e clientes que ainda não adotaram o sistema sem papel.

A abordagem ideal é oferecer à sua equipe uma ferramenta móvel de digitalização de documentos que funcione no ambiente de trabalho e incentivar o uso dessa ferramenta. O aplicativo Scanner do Smallpdf é uma boa opção. Esse prático companheiro permite que você digitalize documentos usando uma excelente função de OCR, que torna os documentos digitalizados pesquisáveis.

10. Pagamentos e recibos sem papel

Ao mudar para um provedor de pagamento online sem papel, você não apenas economiza tempo e trabalho para si mesmo, mas também facilita as coisas para todos os seus clientes. Algumas das opções mais populares que aceitam cartões de crédito e outros métodos de pagamento Stripe, PayPal e Cardinity.

As taxas de serviço geralmente variam de 1,7% a 3% por transação.

Confira também serviços como Expensify e Shoeboxed para começar a digitalizar recibos, relatórios de despesas e muito mais.

11. Assinaturas sem papel

Imprimir, assinar, digitalizar, enviar e armazenar contratos pode ser um dos processos mais demorados e inúteis que já ocorreram no escritório. Isso é ainda pior se considerarmos a facilidade e a conveniência de automatizar esse processo online. Isso também não é apenas para as grandes empresas, existem opções disponíveis tanto em nível empresarial quanto para outros casos.

Volte ao ponto número 3: verifique que tipo de obrigações legislativas você precisa levar em conta ao escolher uma solução para assinaturas eletrônicas e digitais.

Para uma solução simples e leve, confira nossa ferramenta gratuita de assinatura eletrônica abaixo. Para soluções mais pesadas, confira esta tabela de comparação para encontrar a melhor opção que atenda às suas necessidades.

12. Escolha um software de PDF

Depois que toda a documentação for digitalizada, é fundamental saber como editar, converter e manipular diferentes tipos de arquivos para manter o novo ambiente sem papel. Embora a abordagem antiquada seja optar por um software de desktop offline licenciado (mais caro), existem vários tipos de software de PDF interessantes, mais ágeis e armazenados em nuvem, desde opções gratuitas até opções um pouco mais caras.

Atualmente, o Smallpdf oferece o software de PDF armazenado na Web freemium mais popular do mundo, incluindo ferramentas para converter, editar, assinar, comprimir, juntar, dividir e muito mais - com a confiança de milhões de usuários mensais.

Calcular os custos para deixar de usar papel

Os cálculos a seguir baseiam-se em um exemplo de empresa com 20 funcionários trabalhando em um ambiente de escritório.

Observe que esses cálculos são apenas suposições com relação a quantos funcionários de uma empresa precisam ter acesso a determinadas ferramentas. Os custos e as necessidades reais variam de empresa para empresa. Cada empresa tem necessidades individuais e não existe uma solução única para todos.

Software de gerenciamento de documentos - Google suite: - 5$ x 20 = 100$ por mês Zoom - 19$ x 20 = 380$ por mês Mudança para faturamento eletrônico (entrada) - Gratuito Salesforce CRM (com faturamento eletrônico) - 8x 25$ = 200$ por mês Evernote - Gratuito eSignLive (assinaturas on-line) - 3x 20$ = 60$ por mês Software de PDF - Smallpdf Teams - 8$ x 10 = 80$ por mês Shoeboxed - 39$ por mês Cardinity - Sem taxa inicial ou mensal, apenas uma taxa transacional de 1,7% Onlinefaxes.com - 7,99 dólares por mês (500 páginas)

Custa do total:

867$ por mês

Traduzido e adaptado para o português por Ariane.