Software para una oficina sin papel: 18 herramientas por descubrir en 2024

Dejar el papel no solo es una buena idea por sus beneficios para el medio ambiente; también puede tener un gran impacto en la eficiencia y en los gastos de tu empresa. Pero pasar de los archivos físicos a una oficina sin papel implica algo más que tomar la decisión de hacerlo. Si has llegado a este artículo, seguro que ya has investigado cómo dejar el papel en tu oficina. La pregunta ahora es: ¿Cuál es la mejor solución sin papel para firmar documentos, almacenar y organizar archivos, compartirlos, etc.? Para ayudarte a decidir, hemos pedido la opinión de varios expertos en diferentes sectores.

Software de oficina sin papel para firmar documentos

pedir firmas a otros. Simplemente, ya no se imprimen, ahora son documentos digitales. Pero ¿cómo firmas documentos digitales y consigues que otros los firmen? ¿Los envías por correo electrónico a las personas de uno en uno? Claro, eso funciona. Pero también te llevará mucho tiempo y será muy complicado darle seguimiento. Es por eso que muchas empresas sin papel utilizan softwares especiales de firmado electrónico.

Jake Irving, propietario de Willamette Life Insurance en Beaverton, Oregon, por ejemplo, utiliza iPipeline: “En este clima de digitalización y trabajo remoto en el que nos encontramos, encontrar un software que te permita administrar una empresa sin necesidad de tener papeles físicos es esencial. Como agencia de seguros de vida, tenemos muchísimos papeles que se deben firmar. No solo por parte de los clientes, sino también por mí y mi personal. Mucho papeleo significa un alto de riesgo de que la oficina se desorganice rápidamente. También es más probable que los documentos individuales se traspapelen. iPipeline es un software que muchas empresas de seguros utilizan para las solicitudes digitales. Este software envía un correo electrónico de forma segura al cliente y al agente durante el proceso de solicitud para obtener las firmas. También funciona en el backend con la garantía de pólizas. Ya que estas aplicaciones contienen mucha información confidencial, la seguridad también es de suma importancia y está integrada en el software. Esto elimina por completo la posibilidad de perder papeles con información personal de los clientes. Este software ha permitido a mi equipo trabajar de forma remota con un uso mínimo de papel, puesto que ya no nos reunimos con clientes frente a frente”.

Software de oficina gratuito para firmar documentos sin papel

Cada empresa tiene sus propias necesidades y deseos. Puede que no necesites todas las funcionalidades que una empresa de seguros necesita. Échale un vistazo a eSign de Smallpdf, puede que sea una excelente alternativa para tu empresa. Puedes firmar tus propios documentos, enviarlos a otros para que los firmen en un orden específico y dar un seguimiento al progreso. Además, es de uso gratuito dos veces al día, todos los días.

Software de oficina sin papel para almacenar y organizar documentos

Almacenar y organizar documentos en papel puede ser una molestia. Tienes que ser meticuloso en el proceso de archivarlos ordenadamente y de implementar un buen sistema para encontrar documentos individualmente más adelante. Después de todo, no hay una barra de búsqueda que puedes consultar al momento de buscar en una sala de archivos físicos. ¡Por eso nos encantan los PDF y otros documentos digitales! Con el software adecuado, es fácil etiquetar documentos para que cualquiera pueda buscar y encontrar lo que necesita en un santiamén. Muchas oficinas sin papel utilizan Notion.

Por ejemplo, Flywheel Digital, una agencia ubicada en Vancouver, BC, ofrece servicios técnicos de mercadotecnia para empresas que trabajan principalmente de forma digital. Su CEO, Michael Steele, nos cuenta: “Cómo una empresa que trabaja principalmente de forma remota, Notion es la herramienta digital clave para nuestro equipo. Además de ser un espacio digital para la gestión de proyectos y tareas, nos permite organizar las notas y documentos de los clientes en un solo lugar para que todos los miembros del equipo puedan acceder a estos fácilmente. Es especialmente útil para crear wikis para cada cliente, así como para gestionar los procesos y la incorporación de personal en nuestra propia empresa. Notion elimina la necesidad de archivos físicos, carpetas y manuales para permitir un acceso cómodo y una documentación detallada de todo lo que nuestro equipo necesita saber sobre el contexto, los objetivos y el último trabajo de un cliente, así como sobre nuestras propias operaciones internas, independientemente del lugar del mundo en el que se encuentren”.

En Smallpdf, nos encanta especialmente que Notion permite a los usuarios descargar páginas en formato PDF. Somos fans de este formato. ¿No quieres un PDF? ¡No hay problema! Introduce ese documento en nuestro convertidor y convierte instantáneamente tu PDF en un archivo Word, PowerPoint o Excel.

Software de oficina sin papel para tomar notas

Incluso si trabajas completamente sin papel, necesitarás tomar algún tipo de notas. Afortunadamente, existen softwares que no solo te permiten tomar notas escritas y orales, sino que incluso las organizan por ti. ¡Un truco que tus notas adhesivas no pueden hacer!

Stefan Smulders, fundador de Expandi y gran defensor de las oficinas ecológicas y sin papel, recomienda Evernote: “Llevaba mucho tiempo buscando una forma de tomar notas sin papel, ya que me considero de la vieja escuela y siempre he preferido el lápiz y papel para mantenerme organizado. Puede que haya una explicación psicológica de por qué el lápiz y papel son tan eficaces, pero, en mi opinión, Evernote es el sustituto digital perfecto. Te permite crear listas de tareas diarias fuera de casa directamente desde tu smartphone, ya sea escribiéndolas o mediante notas de voz. Luego las ordena de forma clara, acomodándolas para que puedas acceder fácilmente a tus notas y grabaciones digitales. También puedes exportar o importar tus notas en varios formatos digitales, incluyendo audio y video. Evernote también puede “leer” texto escrito y crear texto editable a partir de este que puedes abrir en cualquier software de edición de texto. Esto es increíblemente útil, ya que te permite combinar fotos con información útil en texto y audio para crear notas multimedia. Mi función preferida es la grabadora de voz de acceso rápido para hacer lluvias de ideas y crear notas cuando tengo prisa. Ya sea si utilizas Evernote personalmente o para tu empresa, yo creo que hace un muy buen trabajo como herramienta independiente para una oficina sin papel”.

Software de oficina sin papel para compartir documentos

Existen muy pocas empresas que no necesiten compartir documentos. Cuando trabajas en cualquier tipo de empresa, necesitas compartir documentos cotidianamente con tus compañeros, superiores, subordinados, clientes y posibles clientes. Mientras más confidencial sea la información en tu documento, más difícil es compartirlo. Es por eso que los documentos legales en particular tienen grandes exigencias en cuanto a la plataforma que se utiliza al momento de compartirlos.

Por esta razón, Justin Neiman de Stouffer Legal LLC en Towson, Maryland, adora Zapa Client Portals: “En Stouffer Legal LLC, utilizamos Zapa Client Portals, el cual nos proporciona una forma rápida y segura de enviar y recibir archivos a nuestros clientes. Aceptar archivos de forma electrónica hace que enviar la documentación que requerimos sea un millón de veces más fácil para nuestros clientes”.

Software de oficina sin papel gratuito para compartir documentos Sin embargo, compartir documentos de forma segura no tiene por qué tener un precio. Si buscas una solución gratuita, también puedes intentar compartir documentos con la herramienta Compartir Documento de Smallpdf. Se puede utilizar gratis hasta dos veces al día, todos los días.

Escáneres de oficina sin papel

Todas y cada una de las excelentes herramientas de las que hemos hablado carecen de sentido sin documentos digitales. Puede que tu principal prioridad sea convertir tu oficina de papel en una oficina digital. Para hacerlo, es posible que primero tengas que digitalizar algunos papeles. Pero no tienes qué comprar un gran escáner que ocupe mucho espacio en la oficina. ¡Solo saca tu smartphone!

Rolf Bax, director de recursos humanos de Resume.io, empresa líder en la elaboración de currículos, nos cuenta: “En nuestro equipo hemos instituido una política de “solo escanear”. Eso significa que si necesitas sacar una copia de algo, lo escaneas y un software de oficina sin papel que nos ha ayudado a reducir drásticamente la cantidad de papel que utilizamos es Scanbot Pro. Nos permite utilizar los teléfonos de la empresa como escáneres y luego enviar archivos PDF entre nosotros. Scanbot es bastante sofisticado. No solo es capaz de detectar los bordes del documento, sino que puede determinar el tipo de documento que se está escaneando, ya sea una hoja de papel de 8 por 11 pulgadas o un documento de identidad. También tiene capacidades de reconocimiento óptico de caracteres sorprendentemente precisas que te permiten seleccionar y copiar texto del documento. Además, puede compilar varias páginas en un solo documento. Lo utilizamos para escanear, enviar y guardar documentos como facturas, recibos mensuales sobre nuestro espacio físico de oficinas y documentación sobre prestaciones e impuestos”.

Por el contrario, Helene Berkowitz, fundadora y CEO de la plataforma de recibos digitales ReceetMe, afirma: “Mi software y/o herramienta preferida que me ayuda a trabajar de forma precisa es una aplicación móvil que se llama CamScanner. Esta aplicación convierte mi smartphone en un escáner inalámbrico, lo cual hace fácil escanear documentos y convertirlos rápidamente a un formato digital. Utilizo CamScanner para escanear documentos médicos, jurídicos, notas y permisos escolares de mis hijos. Tiene una función para compartir que me permite compartir fácilmente mis archivos escaneados a través de WhatsApp, Facebook Messenger, correo electrónico o URL directa. También puede convertir archivos a PDF, JPG, Word o archivos de texto. Esta es una función realmente útil, así que, si necesito enviar un documento a mi esposo, por ejemplo, puedo escanearlo rápidamente y enviárselo por WhatsApp en cuestión de segundos”.

¿Sabías que también puedes utilizar la aplicación de escáner de Smallpdf en iOS y Android para digitalizar documentos en papel? ¡Anímate y pruébala!

Software de oficina sin papel para RH

Las oficinas sin papel pueden llegar al extremo de ni siquiera darles a sus empleados tarjetas de cumpleaños físicas, pero eso no significa que los cumpleaños ya no se celebren. Para empezar siempre hay pastel. Y con el software adecuado, puedes estar seguro de estar al tanto de los cumpleaños y de todos los demás datos de los empleados.

Dan Bailey, presidente de WikiLawn Los Angeles Lawn Care, puede validar las cualidades del ahorro de papel de BambooHR: “Yo diría que BambooHR ha reducido nuestro uso de papel en gran medida. Antes de utilizar el software, imprimíamos constantemente formularios de RH para nuevas contrataciones, evaluaciones de rendimiento, salidas y, por supuesto, manuales de código de conducta y cualquier otro papeleo relevante. Ahora podemos llevar todo lo anterior de forma digital y esto nos ha vuelto mucho más eficientes. Incluso las firmas se manejan digitalmente, por lo que no necesitamos gastar papel o dinero en tinta. Obviamente, el ahorro en costos y el impacto ambiental son significativos, pero yo creo que lo principal es el ahorro en tiempo. Antes solía tomarnos mucho tiempo entregar los formularios y recuperarlos. Con las nuevas contrataciones, el proceso de incorporación a veces duraba un mes entero. Ahora tarda una semana o dos como máximo”.

Hablando de RH: si recibiste un currículum, una carta de presentación, referencias y otros archivos que te gustaría combinar en un único documento de solicitud ordenado, asegúrate de echar un vistazo a la herramienta Unir PDF de Smallpdf.

Software de oficina sin papel para colaborar

Otra gran ventaja de la oficina sin papel es su flexibilidad. Sin el anclaje de documentos físicos, es mucho más fácil crear un ambiente laboral que permita empleados remotos y días de trabajo en casa. Para facilitar la colaboración, solo necesitas el software adecuado.

A Roberta Morris, fundadora y directora creativa en Leave it to ‘Berta, les gusta colaborar utilizando Google: “Sea cual sea tu opinión sobre Google, no puedes negar que su G Suite de productos colaborativos es genial para las empresas. Trabajo con muchos colaboradores que crean textos y manuscritos que luego utilizo para diseñar piezas de material publicitario. Es muy útil poder colaborar en un Google Doc, por ejemplo, y poder hacer preguntas y añadir comentarios. Además de Docs, también utilizamos Sheets para dar seguimiento a los calendarios y al progreso. Básicamente, ¡G Suite es una herramienta de comunicación en línea todo en uno!”.

En cambio, el CEO de Test Prep Insight, John Ross, utiliza Drawboard PDF: “Para ayudar a salvar árboles y trabar eficientemente a distancia, utilizamos Drawboard PDF y nos encanta. En lugar de imprimir documentos Word y archivos PDF en papel y luego marcarlos a la antigua con bolígrafos rojos, rotuladores fosforescentes y lápices, utilizamos Drawboard PDF. Esta herramienta nos permite marcar archivos PDF en nuestra computadora con bolígrafos digitales, rotuladores fosforescentes, formas y comentarios. Hacemos esto para todos nuestros archivos escritos, contenido de mercadotecnia, infografías y cualquier otro material que necesite revisión. Todo nuestro equipo utiliza Microsoft Surfaces, y Drawboard nos permite tomar cualquier archivo PDF y marcarlo de la misma forma como si lo hiciéramos en papel. Ha sido una bendición desde que empezamos a trabajar a distancia en 2021. No sé como podíamos compartir correcciones manuscritas, si no era escaneándolas y adjuntando archivos enormes a los correos electrónicos. Drawboard nos ahorra esa enorme ineficiencia y también permite al equipo colaborar simultáneamente en un archivo, lo cual es increíble. Esto añade una capa de productividad y eficiencia, y eso me encanta”.

¿Sabías que también puedes utilizar la herramienta Editar PDF de Smallpdf para marcar documentos? Tiene un montón de funciones de edición para que tu equipo pueda procesar archivos en cada una de las fases, desde el borrador hasta la versión final. Mejor aún, se puede utilizar gratis hasta dos veces al día, todos los días. Así que, ¡anímate y dale una oportunidad!

Software de oficina sin papel para fines financieros Una oficina sin papel adecuada debería poder manejar pagos y recibos de forma digital y amigable con los árboles.

Malte Scholz, CEO y cofundador de Airfocus, no tiene más que elogios para Ebanq: “Nuestra herramienta favorita que ahorra mucho papel es EBANQ. Nos permite completar todas las transacciones monetarias en línea y emitir los documentos necesarios virtualmente. Antes, hubiéramos impreso todo y utilizado mucho papel, pero EBANQ nos ha permitido llevar todo el proceso en línea y almacenar todas las confirmaciones y reportes en un solo lugar. El software es bastante intuitivo, y puedes descargar fácilmente la aplicación en tu teléfono. Además de ahorrar papel, también ahorramos mucho tiempo, ya que EBANQ es seguro de utilizar gracias a un gran número de medidas de seguridad”.

Otro gran consejo es el de Flo Farmer de The Surf Expert: “En la aplicación QuickBooks, puedo tomar una foto de un recibo. Haber cambiado a QuickBooks en línea, nos ha ahorrado literalmente un bosque de papel”.

Software de oficina en bienes raíces sin papel

Finalmente, si estás en el sector inmobiliario, tu oficina sin papel podría beneficiarse de la solución de gestión de transacciones inmobiliarias Dotloop. El emprendedor en serie Brooks Conkle explica: “Utilizamos Dotloop para gestionar y operar nuestra agencia inmobiliaria. Es una solución de servicio completa que reúne a todas las partes de la transacción para poder completar la venta. Compradores, vendedores, agentes de títulos, tasadores, banqueros y agentes inmobiliarios. Todos pueden estar en un solo proceso y la necesidad de imprimir, escanear y enviar por correo electrónico se elimina. Hay todo un rastro sin papel para toda la transacción que se puede almacenar indefinidamente. Herramientas como Dotloop han revolucionado el sector inmobiliario”.

Esperamos que hayas disfrutado leyendo sobre estas 18 herramientas que te ayudarán a realizar todo tu trabajo con poco o nada de papel. Para más consejos e ideas de oficina sin papel, consulta nuestros artículos de blog relacionados con este tema. Sea cual sea la solución por la que opte tu oficina, te deseamos lo mejor y te aplaudimos por formar parte de un futuro más ecológico.

Artículo adaptado y traducido por Mario.