Logiciels de bureau zéro papier : 18 outils à découvrir en 2024

La mise en place d'un bureau sans papier est non seulement une bonne idée pour l'environnement ; elle peut également avoir un impact majeur sur l'efficacité et les dépenses de ton entreprise. Mais passer des dossiers physiques à un bureau sans papier ne se résume pas à une simple décision. Si tu es tombé sur cet article, c'est que tu t'es déjà renseigné sur comment passer au bureau zéro papier. La question qui se pose maintenant est la suivante : Quelle suite d'outils de dématérialisation est la plus adaptée à la signature de documents, au stockage et à l'organisation de documents, au partage de documents, et bien plus encore ? Pour t'aider à prendre une décision, nous avons demandé à plusieurs experts de différents secteurs d'activité de nous donner leur avis.

Logiciel de bureau sans papier pour la signature de documents

Ce n'est pas parce que tu es passé au zéro papier que tu n'as plus de documents à signer et à faire signer par d'autres personnes. La différence, c’est qu’ils ne sont tout simplement plus imprimés - ce sont des documents numériques. Mais comment signer des documents numériques et les faire signer par d'autres personnes ? En les envoyant par mail aux personnes concernées, individuellement ? Bien sûr, cela pourrait marcher. Mais cela prendrait énormément de temps et il serait difficile d'en assurer le suivi ! C'est pourquoi de nombreux bureaux sans papier utilisent un logiciel spécifiquement dédié aux signatures électroniques.

Jake Irving, propriétaire de Willamette Life Insurance à Beaverton, dans l'Oregon, utilise par exemple iPipeline : « Dans le contexte de dématérialisation et de télétravail dans lequel nous évoluons tous, il est essentiel de trouver un logiciel qui permette de gérer une entreprise sans avoir besoin de documents papier. En tant qu'agence d'assurance-vie, nous avons une tonne de documents à signer. Non seulement par les clients, mais aussi par moi-même et mes employés. Qui dit grand nombre de documents dit aussi risque élevé de désorganisation rapide du bureau. iPipeline est un logiciel que de nombreuses compagnies d'assurance utilisent pour les demandes sans papier. Ce logiciel envoie des courriels sécurisés au client et à l'agent pendant le processus de demande afin d'obtenir des signatures. Il fonctionne également en arrière-plan lors de la souscription des polices. Étant donné que ces demandes contiennent un grand nombre d'informations très confidentielles, la sécurité est également d'une grande importance et est intégrée dans le logiciel. Cela élimine complètement la possibilité de perdre des documents contenant des informations personnelles sur les clients. Ce logiciel a permis à mon équipe de travailler à distance en utilisant un minimum de papier puisque nous ne rencontrons plus les clients en personne. »

Logiciel gratuit de bureau sans papier pour la signature de documents Chaque entreprise a ses propres besoins et exigences. Il se peut que tu n'aies pas besoin de toutes les fonctionnalités dont aurait besoin une compagnie d'assurance. Jette un œil à notre outil de signature électronique Smallpdf, qui pourrait être une alternative intéressante pour ton entreprise. Tu peux signer tes propres documents, envoyer des documents à d'autres personnes pour qu'elles les signent dans un ordre précis, et suivre tes progrès. De plus, notre outil peut être utilisé gratuitement deux fois par jour, tous les jours.

Logiciel de bureau sans papier pour le stockage et l'organisation des documents Le stockage et l'organisation des documents papier peuvent s'avérer pénibles. Tu dois être méticuleux dans ton processus de classement et avoir un bon système en place afin de retrouver les documents individuels plus tard. Car on n’a toujours pas inventé de barre de recherche que tu puisses consulter lorsque tu fouilles dans une salle d'archives physique. C'est pourquoi nous adorons les PDF et autres documents numériques ! Avec le bon logiciel, les documents sont très faciles à nommer, de sorte que tout le monde peut chercher et trouver ce dont il a besoin en un clin d'œil. De nombreux bureaux sans papier utilisent Notion.

Flywheel Digital, une agence basée à Vancouver, en Colombie-Britannique, fournit des services de marketing technique aux entreprises qui se tournent vers le numérique. Son PDG, Michael Steele, nous en parle : « En tant qu'entreprise à distance, Notion est un outil sans papier essentiel pour notre équipe. En plus d'être un centre numérique pour la gestion des projets et des tâches, il nous permet d'organiser les notes et les documents des clients en un seul endroit pour que tous les membres de l'équipe puissent s'y référer facilement. Il est particulièrement utile pour créer des pages wikis pour chaque client individuel ainsi que pour notre propre entreprise afin de gérer les processus et l'intégration du personnel. Notion élimine le besoin de dossiers physiques, de classeurs et de manuels pour permettre un accès pratique et une documentation complète pour tout ce que notre équipe a besoin de savoir sur le contexte, les objectifs et le travail antérieur d'un client, ainsi que sur nos propres opérations internes, où qu'ils se trouvent dans le monde. »

Chez Smallpdf, nous apprécions particulièrement le fait que Notion permette aux utilisateurs de télécharger des pages au format PDF. Ce format est d'ailleurs notre format chouchou. Tu n'es pas fan de ce format ? Pas de problème ! Tu peux toujours convertir tes fichiers aux formats Word, PowerPoint ou Excel avec notre convertisseur de PDF.

Logiciel de bureau sans papier pour la prise de notes

Même si tu travailles sans papier, tu auras besoin de prendre des notes d'une manière ou d'une autre. Heureusement, il existe des logiciels qui te permettent non seulement de prendre des notes à l'écrit, mais également à l'oral, et notre logiciel pourra même les organiser automatiquement. Voilà quelque chose que tes post-it ne peuvent pas faire !

Stefan Smulders, fondateur d'Expandi et grand partisan des bureaux verts et sans papier, recommande Evernote : « J'ai cherché pendant très longtemps une méthode de prise de notes sans papier, car je suis vieux jeu et j'ai toujours préféré le papier et le crayon pour m'organiser. Il y a peut-être une explication psychologique au fait que le papier et le crayon sont si efficaces, mais Evernote est le substitut numérique et sans papier parfait, à mon avis. Il te permet de créer des listes de tâches quotidiennes en déplacement, directement à partir de ton smartphone, en tapant ou en enregistrant des séquences. Il les trie ensuite proprement, en les organisant de manière à ce que tu puisses accéder facilement à tes notes et enregistrements numériques. Tu peux aussi exporter ou importer tes notes dans différents formats numériques, y compris audio et vidéo. Evernote peut également "lire" du texte écrit et en créer un texte modifiable que tu pourras ouvrir dans n'importe quel logiciel d'édition de texte. Cette fonction est extrêmement utile, car elle te permet de combiner des photos avec des informations utiles dans le texte et l'audio pour créer des notes multimédias. Ma fonction préférée est l'accès rapide à l'enregistreur vocal, qui permet de faire un brainstorming et de créer des notes à la hâte. Que tu utilises Evernote à titre personnel ou pour ton entreprise, je pense qu'il fait un très bon travail en tant qu'outil autonome pour un bureau sans papier. »

Logiciel de bureau sans papier pour le partage de documents

Absolument toutes les entreprises ont besoin de partager des documents à un moment ou à un autre. Quel que soit le bureau dans lequel tu travailles, tu dois quotidiennement partager des documents avec tes collègues, tes supérieurs, tes employés, tes clients et tes prospects. Mais il est vrai que plus les informations contenues dans les documents sont sensibles, plus il est difficile de les partager. C'est pourquoi il faut être particulièrement exigeant en ce qui concerne la plate-forme de partage utilisée pour les documents juridiques.

C'est pour cette raison que Justin Neiman de Stouffer Legal LLC à Towson, Maryland, adore les Portails Clients de Zapa : « Chez Stouffer Legal LLC, nous utilisons Zapa Client Portals, qui nous offre un moyen rapide et sécurisé d'envoyer et de recevoir des fichiers avec nos clients. L'acceptation électronique des fichiers permet à nos clients de soumettre plus facilement les documents que nous leur demandons. »

Logiciel gratuit de bureau sans papier pour le partage de documents

Le partage de documents en toute sécurité n'a pas forcément de prix. Si tu cherches une solution gratuite, tu peux aussi essayer de partager des documents avec l'outil de partage de documents de Smallpdf. Tu peux l'utiliser gratuitement jusqu'à deux fois par jour, tous les jours.

Scanners de bureau sans papier

Tous les outils dont nous venons de parler seraient inutiles s’il n’y avait pas de documents numériques. Ta première priorité est donc de transformer ton bureau papier en bureau numérique. Pour ce faire, tu devras peut-être commencer par numériser certains documents papier. Mais tu n'as pas nécessairement besoin d'acheter un gros scanner qui occupera beaucoup d'espace dans ton bureau. Il te suffit d'utiliser ton smartphone !

Rolf Bax, directeur des ressources humaines chez Resume.io, leader dans le domaine de la rédaction de curriculum vitae, nous explique : « Nous avons instauré une politique de "numérisation uniquement" au sein de notre équipe. Cela signifie que si tu as besoin de faire une copie de quelque chose, tu la numérises, et le logiciel de bureau sans papier qui nous a aidés à réduire considérablement la quantité de papier que nous utilisons est Scanbot Pro. Il nous permet d'utiliser nos téléphones professionnels comme scanners et de nous envoyer des PDF les uns aux autres. Scanbot est très sophistiqué. Il est capable non seulement de détecter les bords de ton document, mais aussi de déterminer le type de document scanné, qu'il s'agisse d'une feuille de papier de 8 x 11 ou d'une pièce d'identité. Il dispose également de capacités de reconnaissance optique de caractères étonnamment précises qui vous permettent de sélectionner et de copier du texte à partir du document. En outre, il peut compiler plusieurs pages numérisées en un seul document. Nous l'utilisons pour numériser, envoyer et sauvegarder des documents comme les factures, les factures mensuelles de nos bureaux, ainsi que les documents relatifs aux avantages sociaux et aux impôts. »

Pour sa part, Helene Berkowitz, fondatrice et PDG de la plateforme de reçus numériques ReceetMe, déclare : « Mon logiciel et/ou outil favori qui m'aide à travailler sans papier est une application mobile appelée CamScanner. Cette application transforme mon smartphone en scanner sans fil, ce qui facilite la numérisation des documents et leur conversion rapide au format numérique. J'utilise CamScanner pour numériser des documents médicaux, des documents juridiques, les notes et les autorisations de mes enfants à l'école, etc. Il dispose d'une fonction de partage qui me permet de partager facilement mes fichiers numérisés via WhatsApp, Facebook Messenger, un courriel ou une URL directe. Je peux également convertir les fichiers au format PDF, JPG, Word ou texte. Cette fonction est très utile : si je dois envoyer un document à mon mari, par exemple, je peux rapidement le numériser et le lui envoyer sur WhatsApp en quelques secondes. »

Savais-tu que tu peux aussi utiliser l'application Scanner de Smallpdf pour iOS et Android pour numériser des documents papier ? N'hésite pas à la tester !

Logiciel de bureau sans papier pour les RH

Les entreprises « zéro papier » sont parfois tellement extrêmes qu’elles arrêtent d’offrir des cartes d'anniversaire physiques à leurs employés, mais cela ne veut pas dire que les anniversaires ne sont pas célébrés du tout ! Tout d'abord, il reste toujours le gâteau. Et avec le bon logiciel, tu peux être sûr de rester au courant des anniversaires et de toutes les autres informations sur les employés.

Dan Bailey, président de WikiLawn Los Angeles Lawn Care, peut attester des qualités de BambooHR en matière d'économie de papier : « Je dirais que BambooHR a considérablement réduit notre consommation de papier. Avant d'utiliser le logiciel, nous imprimions constamment des formulaires RH pour les nouvelles embauches, les évaluations de performance, les départs et, bien sûr, les manuels de code de conduite et tout autre document pertinent. Aujourd'hui, nous pouvons gérer tout cela numériquement, ce qui nous a permis de gagner en efficacité. Même les signatures sont gérées numériquement, ce qui nous évite de gaspiller du papier ou de l'encre coûteuse. Il est évident que les économies et l'impact sur l'environnement sont importants, mais je pense que le gain majeur reste le gain de temps. Auparavant, il nous fallait beaucoup de temps pour distribuer les formulaires et les recevoir en retour. Pour les nouvelles recrues, le processus d'intégration prenait parfois un mois entier. Aujourd'hui, cela nous prend une semaine ou deux au maximum. »

En parlant de RH : si tu as un CV, une lettre de motivation, des références et d'autres fichiers que tu aimerais combiner en un seul document de candidature ordonné, n'oublie pas de jeter un coup d'œil à l'outil Fusionner PDF de Smallpdf.

Logiciel de bureau sans papier pour la collaboration

Un autre grand avantage du bureau zéro papier est sa flexibilité. Sans la contrainte des documents physiques, il est beaucoup plus facile de créer un environnement de travail qui permette aux employés à distance et aux télétravailleurs de travailler à domicile. Pour faciliter la collaboration, il suffit d'avoir le bon logiciel.

Roberta Morris, fondatrice et directrice de création chez Leave it to 'Berta, aime collaborer en utilisant Google : « Quelle que soit ton opinion sur Google, tu ne peux pas nier que les produits collaboratifs de sa G-Suite sont excellents pour les entreprises. Je travaille avec de nombreux collaborateurs qui créent des textes et des manuscrits que j'utilise ensuite pour mettre en page divers documents. Il est très utile de pouvoir collaborer sur un document Google, par exemple, et de pouvoir poser des questions et faire des commentaires. Outre les documents, nous utilisons également les feuilles pour suivre les calendriers et les progrès. En fait, la G Suite est un outil de communication professionnelle en ligne tout-en-un ! »

De son côté, le PDG de Test Prep Insight, John Ross, utilise Drawboard PDF : « Pour sauver des arbres et travailler efficacement à distance, nous utilisons Drawboard PDF et nous l'adorons. Plutôt que d'imprimer des documents Word et des fichiers PDF complets sur papier et de les annoter à l'ancienne avec des stylos rouges, des surligneurs et des crayons, nous utilisons Drawboard PDF. Cet outil nous permet de marquer les PDF sur notre ordinateur avec des stylos numériques, des surligneurs, des formes et des commentaires. Nous le faisons pour tous nos fichiers écrits, notre contenu marketing, nos infographies et tous les autres documents qui doivent être révisés. Toute notre équipe utilise Microsoft Surfaces, et Drawboard nous permet de prendre n'importe quel fichier PDF et de l'annoter comme si c'était un document papier. Cette fonction est une bénédiction depuis la mise en place du télétravail en 2021. Je ne sais pas comment nous pourrions partager des annotations sur papier, à moins de les scanner et de joindre des fichiers très volumineux aux mails. Drawboard nous évite cette inefficacité totale et permet également à l'équipe de collaborer simultanément sur un fichier, ce qui est génial. Cela ajoute une couche supplémentaire de productivité et d'efficacité, et j'adore ça. »

Savais-tu que tu pouvais aussi utiliser l'outil d'édition de PDF de Smallpdf pour annoter des documents ? Il offre une multitude de fonctions d'édition permettant à ton équipe de traiter les fichiers à chaque étape, de l'ébauche à la version finale. Mieux encore, il est entièrement gratuit et peut être utilisé jusqu'à deux fois par jour, tous les jours. Alors n'hésite pas à le tester !

Un logiciel de bureau zéro papier à des fins financières Un bureau sans papier digne de ce nom devrait être en mesure de gérer les paiements et les reçus d'une manière numérique et respectueuse de la nature.

Malte Scholz, PDG et cofondateur d'Airfocus, ne tarit pas d'éloges sur Ebanq : « EBANQ est notre outil préféré qui nous permet d'économiser beaucoup de papier. Il nous permet d'effectuer toutes les transactions financières en ligne et d'émettre les documents nécessaires virtuellement. Auparavant, nous imprimions tout et utilisions beaucoup de papier, mais EBANQ nous a permis de transférer l'ensemble du processus en ligne et de stocker toutes les confirmations et tous les rapports en un seul endroit. Le logiciel est très intuitif et tu peux facilement télécharger l'application sur ton téléphone. Outre l'économie de papier, nous avons également gagné beaucoup de temps, car EBANQ est disponible 24 heures sur 24 et 7 jours sur 7 pour tous ses clients. Et surtout, EBANQ est sûr à utiliser grâce à un certain nombre de mesures de sécurité. »

Flo Farmer, de The Surf Expert, nous donne un autre bon conseil : « Dans l'application QuickBooks, je peux prendre une photo d'un reçu. Le passage à QuickBooks en ligne pour notre entreprise a déjà permis d'économiser une forêt de papier. »

Logiciel pour les bureaux immobiliers sans papier

Enfin, si tu travailles dans l'immobilier, ton bureau sans papier pourrait bien bénéficier de la solution de gestion des transactions immobilières Dotloop. Brooks Conkle, entrepreneur en série, explique : « Nous utilisons Dotloop pour gérer et faire croître notre agence immobilière. Il s'agit d'une solution complète qui réunit toutes les parties à la transaction afin de pouvoir conclure une vente. Acheteurs, vendeurs, agents immobiliers, évaluateurs, banquiers et agents immobiliers. Tout le monde peut se retrouver dans un seul et même circuit, et le besoin d'imprimer, de scanner et d'envoyer des courriels est éliminé. La transaction est entièrement dématérialisée et peut être archivée indéfiniment. Des outils comme Dotloop ont révolutionné le secteur de l'immobilier. »

Nous espérons que découvrir ces 18 outils pour t'aider à faire tout ton travail avec peu ou pas de papier t'a plu. Pour plus de conseils et d'idées sur le bureau sans papier, consulte nos articles de blog sur le sujet. Quelle que soit la solution choisie par ton entreprise pour passer au zéro papier, nous te souhaitons bonne chance et saluons ta volonté de participer à un avenir plus vert !

Article traduit et adapté en français par Éloïse.