Perangkat Lunak Kantor Nirkertas: 18 Alat yang Harus Kamu Coba di 2024

Menjadi nirkertas (tanpa kertas) bukan hanya ide yang baik bagi lingkungan, namun juga dapat berdampak besar pada efisiensi dan pengeluaran bisnis perusahaan kamu. Tetapi beralih dari file fisik ke kantor nirkertas melibatkan lebih dari sekadar memutuskan untuk melakukannya. Dengan berhasil menemukan artikel ini, kami yakin kamu sudah melakukan riset mengenai cara menjadi kantor nirkertas. Pertanyaannya sekarang adalah: Solusi kantor nirkertas mana yang paling cocok untuk menandatangani, menyimpan dan mengelola, membagikan dokumen, dan lainnya? Untuk membantu kamu memutuskan, kami mengumpulkan saran dari beberapa ahli di berbagai industri.

Perangkat Lunak Kantor Nirkertas untuk Menandatangani Dokumen

Hanya karena kamu memilih menjadi nirkertas, bukan berarti kamu tidak punya dokumen digital untuk ditandatangani dan dikirim ke orang lain untuk ditandatangani. Namun bagaimana cara melakukannya? Mengirim dokumen-dokumen tersebut via email satu per satu? Meskipun bisa saja dilakukan, tapi pasti akan memakan banyak waktu dan sulit mengikuti perkembangannya! Oleh karena itu, banyak kantor nirkertas yang menggunakan perangkat lunak khusus untuk penandatanganan elektronik.

Jake Irving, pemilik Willamette Life Insurance di Beaverton di Oregon, misalnya, menggunakan iPipeline: "Dalam dunia nirkertas dan bekerja jarak jauh, menemukan perangkat lunak yang memungkinkan kamu menjalankan bisnis tanpa memerlukan kertas fisik sangatlah penting. Sebagai pemilik asuransi jiwa, terdapat banyak dokumen yang perlu ditandatangani. Tidak hanya oleh klien tetapi juga oleh saya dan staf saya. Dengan banyaknya dokumen yang ada, semuanya bisa menjadi berantakan dalam waktu singkat dan tercecer. iPipeline merupakan perangkat lunak yang banyak digunakan perusahaan asuransi untuk aplikasi nirkertas. Perangkat lunak ini mengirim email dengan aman kepada klien dan agen selama proses pendaftaran untuk mendapatkan tanda tangan yang diperlukan. Perangkat lunak ini juga bekerja di backend dengan kebijakan penjaminan. Karena terdapat banyak informasi sensitif pada dokumen pendaftaran, maka keamanan menjadi sangat penting untuk dimiliki perangkat lunak. Inilah yang akan menghilangkan kemungkinan hilangnya dokumen dengan informasi klien pribadi. Perangkat lunak ini telah memungkinkan tim saya untuk bekerja dari jarak jauh dengan penggunaan kertas yang minimal karena kami tidak lagi bertemu klien secara langsung."

Perangkat Lunak Kantor Nirkertas Gratis untuk Menandatangani Dokumen Setiap bisnis memiliki keperluan dan keinginannya sendiri. Kamu mungkin tidak memerlukan semua fitur yang dibutuhkan bisnis asuransi. Cek alat eSign Smallpdf, mungkin saja bisa menjadi alternatif yang bagus untukmu. Kamu dapat menandatangani dokumen kamu sendiri, mengirimkan dokumen untuk ditandatangani dengan urutan tertentu, serta mengikuti perkembangannya. Plus, gratis untuk digunakan dua kali sehari setiap harinya.

Perangkat Lunak Kantor Nirkertas untuk Menyimpan dan Mengelola Dokumen

Menyimpan dan mengelola dokumen bisa jadi sesuatu yang menyusahkan. Kamu harus teliti dalam proses pengarsipan yang rapi dan memiliki sistem yang baik untuk menemukan dokumen individual di kemudian hari. Belum lagi, tidak ada bilah pencarian yang dapat kamu gunakan saat mencari dokumen di sebuah ruangan. Itulah mengapa kami mencintai PDF dan dokumen digital lainnya! Dengan perangkat lunak yang tepat, dokumen-dokumen tersebut sangat mudah untuk diberi label sehingga siapa pun dapat mencari dan menemukan apa yang mereka cari dalam sekejap. Banyak kantor nirkertas menggunakan Notion.

Sebagai contoh, Flywheel Digital, sebuah agensi berbasis di Vancouver, BC, yang menyediakan layanan pemasaran teknis untuk bisnis digital pemula. CEO Michael Steele memberitahu kami: "Sebagai perusahaan yang memprioritaskan bekerja jarak jauh, Notion merupakan kunci nirkertas bagi tim kami. Selain menjadi hub digital untuk pengelolaan proyek dan tugas, aplikasi tersebut memungkinkan kami untuk mengelola catatan dan dokumen klien, semua di satu tempat untuk memudahkan semua anggota tim menemukannya. Aplikasi tersebut juga sangat membantu dalam membuat wiki bagi setiap klien perseorangan serta perusahaan kami untuk mengelola proses dan orientasi staf. Notion menghilangkan kebutuhan file fisik, binder, dan buku untuk memungkinkan akses nyaman dan dokumentasi komprehensif bagi semua yang perlu tim kami ketahui tentang konteks, tujuan, dan pekerjaan lama klien serta operasi internal kami sendiri, di mana pun mereka berada di dunia.

Di Smallpdf, kami suka Notion membiarkan pengguna mengunduh halaman sebagai PDF. Tidakkah kamu menginginkan PDF? Tidak masalah! Letakkan dokumen di alat konversi kami dan ubah PDF kamu secara instan menjadi file Word, PowerPoint, atau Excel.

Perangkat Lunak Kantor Nirkertas untuk Mencatat

Bahkan bila kamu bekerja secara nirkertas, kamu pasti akan butuh untuk menuliskan catatan. Untungnya, terdapat perangkat lunak di luar sana yang tidak hanya memungkinkan kamu mengambil catatan tertulis atau suara, namun juga mengelola catatan-catatan tersebut untukmu. Sekarang ada trik yang tidak dapat post-it kamu lakukan!

Stefan Smulders, Pendiri Expandi dan pendukung setia kantor "hijau" dan nirkertas, merekomendasikan Evernote: "Saya telah mencari bentuk pencatatan nirkertas untuk waktu yang sangat lama karena saya berjiwa tradisional dan lebih memilih pencatatan menggunakan pen-kertas agar mudah dikelola. Terdapat banyak penjelasan psikologis tentang mengapa pen-kertas sangatlah efektif, namun Evernote adalah pengganti digital dan nirkertas yang sempurna bagi saya. Ia dapat membantumu membuat daftar pekerjaan langsung dari smartphone kamu, baik dengan mengetik atau merekam suara. Kemudian ia akan mengurutkan mereka dengan rapi sehingga kamu dapat mengakses catatan dan rekaman kamu dengan mudah. Kamu juga dapat mengekspor atau mengimpor catatan kamu dalam berbagai format digital, termasuk audio dan video. Evernote juga dapat "membaca" tulisan tangan dan membuat teks yang dapat diedit sehingga kamu dapat membukanya di berbagai perangkat lunak pengedit teks. Ini sangatlah berguna karena dapat membantu kamu menggabungkan foto dengan informasi berguna dalam bentuk teks dan audio, dan membuat catatan multimedia. Namun, fitur favorit saya adalah akses cepat fitur perekam suara untuk brainstorming dan membuat catatan saat terburu-buru. Baik kamu menggunakan Evernote untuk kebutuhan diri sendiri atau bisnis, saya rasa ia telah melakukan pekerjaan yang hebat sebagai alat bagi kantor nirkertas."

Perangkat Lunak Kantor Nirkertas untuk Membagikan Dokumen Sebagai pekerja kantoran, kita seringkali butuh membagikan dokumen, baik dengan teman-teman kita atau anggota tim lainnya, dengan pemimpin atau bos kita, atau bahkan dengan calon klien dan klien. Ini cukup menyusahkan, terutama apabila kamu bekerja dengan informasi sensitif seperti dokumen legal.

Itulah mengapa Justin Neiman dari Stouter Legal LLC di Towson, Maryland, menyukai Zapa Client Portals: "Di Stouffer Legal LLC, kami menggunakan Zapa Client Portals, yang menyediakan kami cara yang aman dan cepat untuk mengirim dan menerima file dengan klien kami. Menerima file secara elektronik memudahkan klien kami dalam menyerahkan dokumentasi yang kami perlukan."

Perangkat Lunak Kantor Nirkertas Gratis untuk Membagikan Dokumen Membagikan dokumen dengan aman tidak seharusnya memiliki label harga. Apabila kamu mencari solusi yang gratis, kamu juga dapat mencoba membagikan dokumen menggunakan Alat Pembagi Dokumen Smallpdf. Gratis digunakan dua kali setiap harinya.

Alat Pemindai Kantor Nirkertas

Setiap alat hebat yang telah kami sebutkan tidak ada gunanya tanpa dokumen digital. Prioritas pertama kamu mungkin mengubah kantor kertas kamu menjadi kantor digital. Untuk melakukannya, kamu mungkin perlu mendigitalisasi dokumen kertas terlebih dahulu. Namun kamu tidak harus membeli alat pemindai berukuran besar yang akan memakan tempat di kantormu. Kamu cukup mengeluarkan smartphone-mu!

Rolf Bax, Kepala HR di pembuat CV terdepan Resume.io, memberitahu kami: "Kami telah menetapkan peraturan "hanya-pindaian" di tim kami, yang berarti bila kamu perlu membuat salinan dari suatu dokumen, kamu perlu memindainya, dan sebuah perangkat lunak kantor nirkertas yang telah membantu kami mengurangi jumlah kertas yang kami gunakan secara drastic adalah Scanbot Pro. Ia membuat kami menggunakan telepon kantor sebagai alat pemindai dan kemudian mengirimkan PDF ke satu sama lain. Scanbot cukup canggih. Ia tidak hanya mampu mendeteksi pinggiran dokumen kamu, namun juga menentukan tipe. Tingkat akurasi dari pengenalan karakter optik tidak disangka begitu tinggi sehinggga kamu dapat memilih dan menyalin teks dari dokumen serta ia dapat mengkompilasi beberapa halaman hasil pindaian menjadi satu dokumen. Kami menggunakannya untuk memindai, mengirimkan dan menyimpan dokumen seperti faktur, tagihan bulanan untuk ruang kantor fisik kami, serta dokumentasi bonus dan pajak."

Sebaliknya, Helene Berkowitz, Pendiri dan CEO dari platform bon digital ReceetMe, mengatakan: "Alat dan/atau perangkat lunak favorit saya yang membantu saya bekerja nirkertas adalah aplikasi mobile Bernama CamScanner. Aplikasi ini mengubah smartphone saya menjadi alat pemindai wireless, sehingga membuat pemindaian dokumen jadi mudah dan mereka dapat langsung diubah menjadi format digital. Saya menggunakan CamScanner untuk memindai dokumen seperti rekap medis, dokumen legal, catatan sekolah anak saya serta slip perizinan, dsb. Ia memiliki fitur yang membuat saya dapat membagikan file hasil pindaian lewat Whatsapp, Facebook Messenger, email atau URL langsung. Saya juga dapat mengubah file ke PDF, JPG, Word, atau file teks. Ini merupakan fitur yang sangat berguna, jadi apabila saya perlu mengirimkan sebuah dokumen ke suami saya, contohnya, saya dapat memindainya dengan cepat dan mengirimkannya lewat Whatsapp ke suami saya dalam beberapa detik."

Apa kamu tahu bahkan kamu juga dapat menggunakan Aplikasi Pemindai Smallpdf untuk iOS dan Android untuk mendigitalisasi dokumen kertas? Cobalah sekarang!

Perangkat Lunak Kantor Nirkertas untuk Keperluan HR

Kantor nirkertas mungkin tidak dapat menyediakan kartu ucapan fisik untuk karyawannya, namun bukan berarti ulang tahun tidak boleh dirayakan sama sekali! Setidaknya, pasti selalu ada kue. Dengan perangkat lunak yang tepat, kamu akan selalu update mengenai ulang tahun dan berbagai informasi lainnya mengenai karyawan.

Dan Bailey, Presiden dari WikiLawn Los Angeles Lawn Care, dapat memberi komentar mengenai kualitas nirkertas dari BambooHR: "Saya rasa BambooHR telah mengurangi jumlah penggunaan kertas dalam jumlah besar. Sebelum menggunakan perangkat lunak tersebut, kami selalu mencetak formulir HR untuk karyawan baru, penilaian performa, karyawan resign, dan tentu saja buku panduan peraturan kode etik dan berbagai dokumen lainnya. Sekarang kami dapat menangani semuanya secara digital dan jauh lebih efisien. Bahkan tanda tangan pun juga secara digital, sehingga kami tidak perlu membuang-buang kertas dan tinta yang mahal. Tentu saja, penghematan biaya dan efeknya ke lingkungan sangatlah signifikan, namun menurut saya penghematan terbesar yang dilakukan adalah terhadap waktu. Dulu butuh waktu yang lama untuk membagikan formulir dan mengumpulkannya kembali. Proses orientasi karyawan baru biasanya butuh sebulan penuh. Sekarang hanya perlu 2 minggu maksimal."

Ngomong-ngomong mengenai HR: Apabila kamu punya CV, surat pengantar, referensi dan file lainnya yang ingin kamu gabungkan menjadi sebuah dokumen lamaran, pastikan untuk mengecek alat Penggabung PDF Smallpdf.

Perangkat Lunak Kantor Nirkertas untuk Kolaborasi

Keuntungan lainnya dari kantor nirkertas adalah fleksibilitasnya. Tanpa hambatan dari dokumen fisik, jauh lebih mudah untuk menciptakan lingkungan kerja yang memungkinkan karyawan bekerja jarak jauh dan sehari-harinya bekerja dari rumah. Untuk memfasilitasi kolaborasi, kamu hanya memerlukan perangkat lunak yang tepat.

Roberta Morris, Pendiri dan Direktur Kreatif Leave it to ‘Berta, suka berkolaborasi dengan Google: "Apa pun pendapatmu mengenai Google, kamu tidak dapat memungkiri G Suite mereka merupakan produk kolaboratif yang bagus untuk bisnis. Saya bekerja dengan banyak kolaborator yang membuat salinan dan manuskrip yang kemudian saya gunakan untuk memyusun desain materi pemasaran. Sangatlah membantu untuk dapat berkolaborasi menggunakan Google Doc, sebagai contoh, serta dapat bertanya dan menambahkan komentar. Bersama dengan Docs, kami juga menggunakan Sheets untuk mengikuti jadwal dan kemajuan. Pokoknya, G Suite adalah alat komunikasi kantor online yang semuanya jadi satu!"

Sebaliknya, CEO Test Prep Right, John Ross, menggunakan Drawboard PDF: "Untuk membantu menyelamatkan pepohonan dan bekerja dengan efektif saat tidak di kantor, kami menggunakan Drawboard PDF dan menyukainya. Daripada mencetak semua dokumen Word dan file PDF dengan kertas, kemudian menandainya dengan cara kuno menggunakan pen merah, pen penyotot dan pensil, kami menggunakan Drawboard PDF. Alat ini membantu kami menandai PDF di komputer kami dengan pena, pen penyorot, bentuk dan komentar digital. Kami melakukan semua ini untuk file tertulis, konten pemasaran, infografik, dan materi lainnya yang butuh direvisi. Seluruh tim kami menggunakan Microsoft Surface, dan Drawboard membiarkan kami mengolah file PDF apa pun dan menandainya seperti di atas kertas biasa. Alat ini benar-benar penyelamat kami sejak bekerja jarak jauh Maret kemarin. Saya tidak tahu bagaimana kita dapat membagikan penandaan dokumen fisik, dengan memindainya kemudian melampirkan file-file berukuran besar ke email. Drawboard menjauhkan kami dari inefektivitas tersebut dan membiarkan tim kami untuk berkolaborasi terus-menerus pada satu file, yang sangat keren. Ini menambahkan sebuah lapisan ekstra produktivitas dan efisiensi, yang saya suka."

Apa kamu tahu bahwa kamu juga dapat menggunakan alat Pengedit PDF Smallpdf untuk menandai dokumen? Terdapat banyak fitur pengeditan yang dapat digunakan tim kamu untuk memroses file di setiap tahapan dari draf hingga versi final. Yang lebih baik lagi, semuanya gratis hingga dua kali setiap harinya. Tunggu apa lagi? Langsung coba sekarang!

Perangkat Lunak Kantor Nirkertas untuk Keuangan

Kantor nirkertas yang baik harus mampu menangani pembayaran dan bon dengan cara yang ramah lingkungan, cara digital.

CEO dan Anggota Pendiri dari Airfocus, Malte Scholz, hanya memiliki pujian untuk Ebanq: "Alat favorit yang menghemat penggunaan kertas kami adalah EBANQ yang membantu kami menyelesaikan semua transaksi uang secara online dan menerbitkan dokumen yang dibutuhkan secara virtual. Sebelumnya, kami akan mencetak semuanya dan menggunakan banyak kertas, namun EBANQ telah membantu kami memindahkan keseluruhan proses menjadi online dan menyimpan berbagai konfirmasi dan laporan di satu tempat. Perangkat lunak ini cukup intuitif dan kamu dapat mengunduh aplikasi ke handphone kamu dengan mudah. Terlepas dari menghemat kertas, kami juga menghemat banyak waktu karena EBANQ siap 24/7 bagi semua kliennya. Yang paling penting, EBANQ aman untuk digunakan berkat beberapa pengamanan yang dimiliki."

Tips bagus lainnya datang dari Flo Famer The Surf Expert: "Di aplikasi QuickBooks saya dapat mengambil foto dari sebuah bon. Beralih ke QuickBooks online bagi bisnis kami benar-benar telah menghemat kertas yang sebuah hutan hasilkan."

Perangkat Lunak Kantor Real Estat Nirkertas

Terakhir, apabila kamu bekerja di industri real estat, kantor nirkertas dapat diuntungkan dengan solusi pengelolaan transaksi real estat Dotloop. Pengusaha serial Brooks Conkle menjelaskan: "Kami menggunakan Dotloop untuk menjalankan operasi broker real estat. Solusi layanan lengkap yang mengumpulkan seluruh pihak dari transaksi dapat menyelesaikan sebuah penjualan. Pembeli, penjual, notaris, juru taksir, pihak bank, agen real estat. Semua dapat menjadi satu Loop dan kebutuhan mencetak/memindai/mengirim email lenyap. Terdapat kertas untuk seluruh transaksi yang dapat disimpan hingga waktu yang tidak ditentukan. Alat-alat seperti Dotloop telah merevolusi industri real estat."

Kami harap kamu menikmati membaca mengenai 18 alat-alat untuk membantu kamu mengerjakan pekerjaanmu dengan sedikit hingga tidak ada kertas sama sekali. Untuk lebih banyak tips dan ide kantor nirkertas, silakan cek artikel blog terkait di situs web kami.

Artikel diterjemahkan ke Bahasa Indonesia oleh Marcelina