¿Alguna vez te has preguntado cómo procesamos tus datos y firmas? En esta guía, describimos nuestro proceso de manejo de información.
¿Alguna vez te has preguntado cómo procesamos tus datos y firmas? En esta guía, describimos nuestro proceso de manejo de información.
Es importante siempre estar al tanto de cómo se procesan tus datos. En Smallpdf, queremos ser transparentes sobre qué datos utilizamos y cómo lo hacemos. Nos tomamos muy en serio la seguridad y privacidad de tu información empresarial y personal. Smallpdf cumple con el GDPR y eIDAS y está certificado por la norma ISO/IEC 27001. Utilizamos protocolo seguro de transferencia de hipertexto (HTTP, por sus siglas en inglés) y cifrado TLS para todos los procesamientos de archivos y datos en nuestra página y plataformas.
¿Qué información utilizamos y por qué?
Procesamos tus datos para proporcionarte nuestro servicio de edición de documentos PDF a través de nuestras herramientas para comprimir, editar y convertir tus archivos, así como nuestros servicios de firma electrónica con Smallpdf eSign. El tipo de información depende de las herramientas y servicios que utilizas, pero en general, la información que procesamos incluye:
- El contenido de los documentos, PDF y los archivos que subas.
- Información relacionada con los firmantes que utilizan nuestro servicio eSign, incluyendo su dirección de correo electrónico, la fecha y hora de sus firmas, las firmas electrónicas y también el estado de los documentos para la función de gestión de cronograma.
Estamos conscientes de que parece mucho, pero en realidad lo hacemos por necesidad. Piénsalo de esta manera: para convertir un PDF a Word, la herramienta de Smallpdf necesita acceder al archivo y sobrescribir su contenido en un documento Word.
Cuando solicitas una firma de otra persona para un contrato, ingresas su dirección de correo electrónico en el campo correspondiente. Eso es necesario para que podamos enviarles una notificación y solicitarles firmar el documento. A medida que van creando y colocando su firma, es parte del proceso que almacenemos (temporalmente) las firmas.
¿Cómo almacenamos tu firma?
Si tienes una cuenta de Smallpdf estándar o Pro y has iniciado sesión, almacenamos tus firmas indefinidamente, o hasta que elimines una firma específica. Esto significa que estará disponible para cualquier documento futuro que decidas firmar con nuestro servicio y que no tendrás que crear tu firma desde cero cada vez. Si no inicias sesión o no tienes una cuenta, tu documento (y tus firmas) se eliminarán automática y permanentemente después de 14 días. Dentro de ese plazo, puedes completar la tarea y descargar tu documento.
Sin embargo, hay una excepción a la regla de 14 días. Si accedes a tu archivo eSign dentro de este periodo de tiempo, el plazo de 14 días se reiniciará, y a partir de ese momento se agregarán 14 días. Esto es para prevenir la pérdida de progreso: imagina que tienes un documento que necesita ser firmado por ti mismo y otras tres personas. Has obtenido 2 firmas, pero la última persona no estará disponible hasta después de 14 días. Si no ingresas al documento, este se eliminaría. Las firmas que ya tenías se perderían. Por ejemplo, si accediste al documento en el día 10, el plazo se reiniciará. El documento estaría disponible 14 días más para que la otra persona firme. Eso es mucho mejor que iniciar el proceso de nuevo, ¿verdad?
¿Cómo almacenamos y gestionamos tu información?
Siempre que cargues un archivo para procesarlo utilizando una de nuestras herramientas, el archivo se almacena en nuestros servidores durante el proceso. Si eres un usuario estándar sin una cuenta, tu archivo se eliminará automáticamente de nuestros servidores después de una hora: esta regla aplica para todas las herramientas, excepto eSign (donde se almacenan 14 días, como se mencionó anteriormente). También puedes elegir mantener tus documentos en nuestro servidor al iniciar sesión y guardarlos en tu centro de almacenamiento. Si eliminas un archivo de tu almacenamiento de archivos, lo eliminaremos de nuestros servidores después de una hora.
¿Cómo desactivar el almacenamiento de documentos?
El centro de almacenamiento de documentos de Smallpdf es muy seguro, pero puedes desactivarlo fácilmente si lo prefieres. Lo único que tienes que hacer es dirigirte a la página de “Cuenta” y luego a “Preferencias”, ahí encontrarás la opción para desactivar el almacenamiento en la opción de “Almacenamiento”.
Haz clic aquí si necesitas más información para desactivar esta función. También puedes consultar nuestras páginas Acuerdo de procesamiento de datos y Aviso de privacidad.
¿Tienes un PDF que necesita ser firmado?
Artículo adaptado y traducido por Mario.
