6 beneficios de una oficina sin papel

¿Qué es una oficina sin papel?

 

Una oficina sin papel elimina o reduce significativamente el uso de documentos físicos como los recibos, facturas y memorándums. Carece de dispositivos de oficina típicos como escáneres, impresoras y trituradoras. Cosas como los archivadores, las perforadoras o los clips también escasean en las oficinas sin papel. Esencialmente, casi todo lo que tradicionalmente se imprimía se almacena, edita y comparte digitalmente. Ahora sabes que es una oficina sin papel, es momento de profundizar en los beneficios de una oficina sin papel. Pero, antes de hacerlo, si aún no lo has hecho, asegúrate de revisar nuestra guía paso a paso sobre cómo abandonar el papel en la oficina.

Una de las ventajas de un ambiente laboral sin papel es que los documentos digitales liberan espacio de la oficina

Como se ha mencionado anteriormente, no encontrarás dispositivos típicos o tradicionales en una oficina sin papel. Simplemente no se necesitan. Entonces, ¿qué es lo que encontrarás? Espacios de trabajo limpios y minimalistas. Y mucho espacio. Sí, cuando te deshaces (o al menos reduces) del papel, todas esas otras cosas de la oficina también se pueden ir.

Imagina por un momento, una oficina grande con solo una impresora (para el uso ocasional del papel), una pequeña estantería para las carpetas y el material de oficina y eso es todo. El resto del espacio es para escritorios, personas y dispositivos.

¡Solo imagina las cosas que podrías hacer con todo ese espacio! Podrías añadir un monitor o dos. Podrías tener una bonita maceta al lado de esos monitores. Y como ya no necesitarás un archivador debajo de tu escritorio para archivar documentos, podrías incluso añadir una caminadora o algún tipo de máquina para hacer ejercicio adecuada para la oficina. Toda la sala podría convertirse en un entorno zen y relajante para los empleados.

¿Trabajando desde casa? Una oficina en casa sin papel puede devolverte tu espacio Si tu cocina o comedor actualmente hacen la función de la oficina, abandonar el papel te beneficiará aún más que en la oficina. Sin montañas de papel, carpetas u otros materiales de oficina tradicionales en tu casa, no te sentirás como si la vida laboral esté ocupando tu vida privada.

Una oficina sin papel también te ahorra dinero Anteriormente, hemos hablado de cómo un entorno de trabajo sin papel elimina la necesidad de tener equipos de oficina tradicionales como escáneres, impresoras y trituradoras, así como objetos de oficina como carpetas, perforadoras y clips. Piensa no solo en el espacio que ahorramos, sino también en el dinero. Todos estos artículos, que hay que comprar periódicamente, le cuestan mucho dinero a tu oficina. Una impresora puede durar mucho tiempo, pero si se daña, puede salir muy costosa.

Pero ¿qué me dices del papel? Claro, puedes comprar 2,500 hojas de papel en Walmart por menos de 20 dólares. Y por menos de un dólar por bloque, tu hábito de notas de colores no te llevará a la bancarrota. Sin embargo, abandonar el papel permite ahorrar más a largo plazo: en promedio, cada oficinista utiliza 10,000 hojas de papel al año. ¡Son medio millón de hojas en una carrera de 50 años!

Otro beneficio de abandonar el papel en la oficina es el incremento de la eficacia A diferencia de los documentos en papel, los documentos digitales son fáciles de almacenar de tal manera que los empleados puedan encontrar y acceder a estos en cuestión de segundos. Por ejemplo, digamos que acabas de digitalizar una factura de papel que recibiste de un socio al escanearla utilizando la aplicación móvil de Smallpdf. Ahora, puedes simplemente renombrar el archivo para incluir la fecha del recibo y el nombre de la empresa del que la recibiste (y cualquier otro dato que consideres relevante). Esto hará que puedas buscar tu documento. Los empleados pueden encontrarlo en segundos, sin tener que buscar en un archivador tras otro.

Hablando de la aplicación móvil de Smallpdf: cuando escaneas un documento con la aplicación, tus documentos digitales están disponibles en todos tus dispositivos. Puedes acceder a estos en una computadora de escritorio o una laptop, una tableta o phablet, o un smartphone. Esto hace que tus documentos sean accesibles de manera instantánea para todos tus empleados.

Un representante de ventas que esté de viaje o alguien que trabaje desde casa puede acceder rápidamente a la información que necesita, ahorrando a todos mucho tiempo y molestias.

También hay beneficios ambientales al abandonar el papel Un entorno de trabajo sin papel beneficia al medio ambiente al reducir el consumo de papel, ya que los árboles crecen lentamente y producen menos papel del que crees. Además, se necesita bastante energía para convertir un árbol en papel y enviártelo. De manera adicional, un árbol captura en promedio una tonelada o 2,000 libras de dióxido de carbono durante toda su vida. Al reducir la producción de papel, estás contribuyendo a un mundo más verde, literalmente.

Una oficina amigable con el medio ambiente promueve la marca del empleador Un beneficio añadido de abandonar el papel y volverse más responsable con el medio ambiente es que las empresas verdes son percibidas como empleadores más deseables, especialmente ante los ojos de los trabajadores más jóvenes. Estudios han demostrado que la generación milenial, aquellos nacidos entre 1980 y 1996, toman en consideración los compromisos sociales y ambientales de las empresas cuando deciden donde trabajar. Muchos no se unirán a una empresa que no tiene sólidos valores de responsabilidad social corporativa (RSC). Es más probable que se sientan realizados y, por lo mismo, sean más leales a un empleador cuando se les ofrecen oportunidades de tener un impacto positivo desde el punto de vista social y ambiental. Lo mismo, si no es que más, ocurre con la generación Z, que ahora están ingresando al mercado laboral.

Un entorno de trabajo sin papel provee acceso a mercados y talentos globales Una oficina sin papel ofrece muchas ventajas para atraer empleados, sin importar su ubicación. Eso significa que puedes crear equipos divididos equitativamente y contratar consistentemente al mejor candidato para cada posición. Los empleados pueden acceder a los documentos digitales desde cualquier lugar, lo que te facilita encontrar y contratar al mejor candidato para cualquier puesto disponible. De manera similar, abandonar el papel hace mucho más fácil la tarea de trabajar con clientes y socios internacionales. Por ejemplo, si provees un servicio como el diseño web, puedes adoptar los portafolios creativos y las facturas digitales. Así, puedes hacer que tus servicios estén disponibles para los clientes virtualmente desde cualquier lugar. También puedes utilizar estos documentos digitales para subcontratar partes de una solución de servicio completo a otros especialistas, sin importar donde estén en el mundo.

Por último, pero no menos importante, una oficina sin papel puede incrementar la seguridad Los documentos en papel están sujetos a una serie de amenazas, como:

• Ser extraviados, perdidos o archivados incorrectamente.
• Ser tirados por accidente.
• Ser robados.
• Ser destruidos por un incendio, inundación o almacenamiento inadecuado (temperatura, humedad, etc.).

Además, los documentos en papel fácilmente pueden caer en las manos equivocadas, incluso de manera no intencional. Por ejemplo, un empleado puede llegar a olvidar archivar un documento, revelando información potencialmente sensible a cualquiera que pase por su escritorio.

Adoptar una oficina sin papel con documentos digitales elimina todos estos riesgos. El espacio de trabajo digital también ofrece un amplio rango de medidas de seguridad. Puedes implementar servidores cifrados en varias ubicaciones para que prácticamente no haya manera de que se pierdan o sean destruidos. Además, puedes controlar por completo qué empleados deben tener acceso total, limitado o nulo a un documento digital.

Artículo adaptado y traducido por Mario.