6 Vorteile eines papierlosen Büros

Was ist ein papierloses Büro?

 

In einem papierlosen Büro gibt es keine oder so gut wie keine physischen Dokumente wie Quittungen, Rechnungen und Notizen. Es fehlt an typischen Bürogeräten und -zubehör wie Scannern, Druckern und Schreddern. Auch Dinge wie Ordner, Locher oder Büroklammern sind in papierlosen Büros eher selten. Im Grunde wird fast alles, was normalerweise ausgedruckt wird, digital gespeichert, bearbeitet und geteilt.

Jetzt, wo du weißt, was ein papierloses Büro ist, ist es an der Zeit, sich mit den Vorteilen eines papierlosen Büros zu beschäftigen. Aber bevor du das tust, solltest du dir unbedingt unsere Schritt-für-Schritt-Anleitung für ein papierloses Büro ansehen, falls du das noch nicht getan hast.

Ein Vorteil eines papierlosen Arbeitsplatzes ist, dass elektronische Dokumente mehr Platz im Büro schaffen

 

Wie bereits erwähnt, gibt es in einem papierlosen Büro weder typische Bürogeräte noch herkömmliches Büromaterial. Sie werden einfach nicht benötigt. Was gibt es stattdessen? Saubere, minimalistische Arbeitsbereiche. Und eine ganze Menge Platz. Ja, wenn du das Papier loswirst (oder es zumindest einschränkst), kann auch der ganze andere Bürokram verschwinden.

Stell dir ein großes Büro vor, in dem es nur einen Drucker gibt (für den gelegentlichen Papierbedarf), ein kleines Regal mit allen Ordnern und Büromaterialien, und das war's. Der Rest ist Platz für Schreibtische, Menschen und Geräte (vielleicht auch einen Kicker-Tisch?).

Stell dir nur mal vor, was du mit all dem Platz alles machen könntest! Du könntest einen oder zwei Monitore aufstellen. Du könntest eine hübsche Topfpflanze neben den Monitoren aufstellen. Und da du den Schrank unter deinem Schreibtisch nicht mehr brauchst, um Papierdokumente abzuheften, könntest du sogar ein kleines Laufband oder ein anderes bürofreundliches Fitnessgerät in deine Einrichtung einbauen. Der ganze Raum könnte zu einer entspannten und beruhigenden Umgebung für dich und deine Kollegen werden.

Arbeitest du von zu Hause aus? Ein papierloses Home Office gibt dir deinen Lebensraum zurück

 

Wenn dein Küchen- oder Esszimmertisch gleichzeitig dein Arbeitsplatz ist, profitierst du von der papierlosen Arbeitsweise noch mehr als im Büro. Ohne Stapel von Papier, Ordnern und anderen traditionellen Büromaterialien in deinem Wohnraum wirst du nicht das Gefühl haben, dass dein Arbeitsleben in dein Privatleben eingreift.

Ein papierloses Büro spart auch Geld

 

Wir haben bereits darüber gesprochen, wie ein papierloser Arbeitsplatz den Bedarf an Standard-Bürogeräten wie Scannern, Druckern und Schreddern sowie an Standard-Bürobedarf wie Heftern, Lochern und Büroklammern eliminiert. Denk daran, dass du nicht nur Platz, sondern auch Geld sparst! All diese Gegenstände, die du immer wieder neu kaufen musst, kosten dein Büro eine Menge Geld. Ein Drucker mag lange halten, aber wenn er kaputt geht, kann das ganz schön teuer werden.

Aber was ist mit dem Papier selbst? Sicher, du kannst 2.500 Blatt Kopierpapier im Discounter für unter 20 Euro kaufen. Und bei einem Preis von weniger als einem Euro pro Block wird deine Angewohnheit, bunte Haftnotizen zu machen, auch nicht die Bank sprengen. Aber auf lange Sicht führt der Verzicht auf Papier zu großen Einsparungen: Im Durchschnitt verbraucht jeder Büroangestellte 10.000 Blatt Papier pro Jahr. Das ist eine halbe Million Blatt Papier in 50 Jahren!

Erhöhte Effizienz ist ein weiterer Vorteil des papierlosen Büros

 

Im Gegensatz zu Papierdokumenten lassen sich digitale Dokumente leicht so speichern, dass die Mitarbeiter sie in Sekundenschnelle wiederfinden und darauf zugreifen können. Angenommen, du hast gerade eine Papierrechnung digitalisiert, die du von einem Partner erhalten hast, indem du sie mit der Smallpdf Mobile App eingescannt hast. Jetzt kannst du die Datei einfach umbenennen, um das Eingangsdatum und den Namen des Unternehmens, von dem du die Rechnung erhalten hast, hinzuzufügen (und alle anderen Markierungen, die du für wichtig hältst). Dadurch wird dein Dokument durchsuchbar. Die Mitarbeiter können es in Sekundenschnelle finden, ohne Ordner für Ordner durchsuchen zu müssen.

Wo wir gerade bei der Smallpdf Mobile App sind: Wenn du ein Dokument damit scannst, sind deine digitalen Dokumente auf all deinen Geräten verfügbar. Du kannst sie auf einem Desktop- oder Laptop-Computer, einem Tablet oder einem Smartphone abrufen. So sind deine Dokumente für alle deine Mitarbeiter sofort zugänglich. Ein Außendienstler, der unterwegs ist, oder jemand, der von zu Hause aus arbeitet, kann schnell auf die benötigten Informationen zugreifen, was allen viel Zeit und Ärger erspart.

Papierlos zu arbeiten hat auch Vorteile für die Umwelt

 

Ein papierloser Arbeitsplatz kommt der Umwelt zugute, da weniger Papier verbraucht wird, schließlich wachsen Bäume langsam und produzieren weniger Papier, als man denkt. Außerdem kostet es ziemlich viel Energie, einen Baum in Papier zu verwandeln und es zu dir zu schicken. Plus: Ein Baum bindet im Laufe seines Lebens durchschnittlich eine Tonne oder 2.000 Pfund Kohlendioxid. Durch die Reduzierung der Papierproduktion trägst du zu einer grüneren Welt bei – wortwörtlich.

Ein umweltfreundliches Büro fördert das Arbeitgeberimage

 

Ein zusätzlicher Vorteil des papierlosen und damit umweltbewussten Büros ist, dass umweltfreundlichere Unternehmen vor allem in den Augen jüngerer Arbeitnehmer als attraktiverer wahrgenommen werden. Studien haben gezeigt, dass die Generation der Millennials, also die zwischen 1980 und 1996 Geborenen, das soziale und ökologische Engagement von Unternehmen bei der Entscheidung für einen Arbeitsplatz berücksichtigen. Viele wollen nicht in einem Unternehmen arbeiten, das sich nicht für die soziale Verantwortung der Unternehmen (CSR) einsetzt. Sie fühlen sich eher erfüllt und bleiben einem Arbeitgeber treu, wenn er ihnen die Möglichkeit bietet, einen positiven Einfluss auf Gesellschaft und Umwelt zu nehmen. Das Gleiche, wenn nicht noch mehr, gilt für die Generation Z, die jetzt ins Berufsleben eintritt.

Eine papierlose Arbeitsumgebung ermöglicht den Zugang zu globalen Märkten und Talenten

 

Ein papierloses Büro bietet viele Vorteile für die Anwerbung von Mitarbeitern, unabhängig von ihrem Standort. Das bedeutet, dass du gleichmäßig aufgeteilte Teams bilden und konsequent den besten Kandidaten für jede Position einstellen kannst. Die Beschäftigten können von jedem Ort aus auf digitale Dokumente zugreifen, was es dir erleichtert, den besten Kandidaten für jede freie Stelle zu finden und einzustellen.

Auch die Zusammenarbeit mit internationalen Kunden und Partnern wird durch den Verzicht auf Papier sehr viel einfacher. Wenn du z.B. eine Dienstleistung wie Webdesign anbietest, kannst du auf digitale Briefings und Rechnungen umsteigen. Auf diese Weise kannst du deinen Kunden deine Dienstleistungen praktisch von überall aus zur Verfügung stellen. Du kannst diese digitalen Dokumente auch nutzen, um Teile einer Full-Service-Lösung an andere Spezialisten auszulagern, egal wo auf der Welt sie sich befinden.

Und nicht zuletzt kann ein papierloses Büro die Sicherheit erhöhen

 

Papierdokumente sind einer Vielzahl von Gefahren ausgesetzt, wie z. B:

• verlegt/verloren/falsch abgeheftet werden,
• versehentlich weggeworfen werden,
• gestohlen werden,
• durch Feuer, Überschwemmung oder unsachgemäße Lagerung (Temperatur, Feuchtigkeit usw.) zerstört werden.

Außerdem können Papierdokumente leicht in die falschen Hände geraten, selbst wenn dies unbeabsichtigt geschieht. Ein Mitarbeiter kann zum Beispiel einfach vergessen, ein Papierdokument abzuheften, und damit potenziell sensible Informationen für jeden zugänglich machen, der zufällig an seinem Schreibtisch vorbeikommt.

Die Umstellung auf ein papierloses Büro mit digitalen Dokumenten beseitigt all diese Risiken. Der digitale Arbeitsbereich bietet auch eine größere Bandbreite an Sicherheitsmaßnahmen. Du kannst verschlüsselte Server einrichten und die Dokumente an verschiedenen Orten aufbewahren, damit sie nicht versehentlich verloren gehen oder zerstört werden können. Außerdem kannst du genau festlegen, welche Mitarbeiter vollen, eingeschränkten oder gar keinen Zugriff auf ein digitales Dokument haben sollen.

Übersetzt und ins Deutsche adaptiert von Anna