6 Keuntungan Kantor Tanpa Kertas

Apa itu Kantor Tanpa Kertas?

 

Seperti namanya, kantor tanpa kertas atau bebas kertas adalah tempat kerja yang menghilangkan atau setidaknya sangat meminimalkan penggunaan dokumen fisik seperti kertas tanda terima, tagihan, dan memo. Oleh karena itu, kamu tidak akan menemukan perangkat kantor biasa seperti pemindai, printer, dan shredders atau perlengkapan kantor khusus seperti binder, pembolong, dan penjepit kertas di kantor tanpa kertas. Intinya hampir semuanya yang biasanya dicetak secara tradisional akan disimpan, diedit, dan dibagikan secara digital.

Setelah kamu tahu apa itu kantor tanpa kertas, saatnya untuk mengupas manfaat dari kantor tanpa kertas. Tetapi sebelumnya, pastikan untuk mengecek panduan langkah demi langkah kami tentang cara menjadi nirkertas di kantor.

Salah Satu Keuntungan Kantor Tanpa Kertas adalah Dokumen Elektronik Menghemat Ruang

 

Seperti disebutkan sebelumnya, kamu tidak akan menemukan perangkat atau perlengkapan kantor biasa di kantor tanpa kertas. Mereka sama sekali tidak diperlukan. Lalu, apa yang akan kamu temukan? Ruang kerja yang bersih dan minimalis. Dan jauh lebih banyak ruang. Yap, ketika kamu menyingkirkan (atau setidaknya mengurangi) kertas, alat-alat kantor lainnya juga bisa disingkirkan.

Bayangkan, bila kamu mau, sebuah ruang kerja yang luas dengan sebuah printer (untuk kebutuhan menggunakan kertas sesekali), sebuah rak kecil berisi semua binder dan peralatan kantor, itulah semuanya. Sisa ruang tersebut untuk meja kerja, orang, dan alat lainnya.

Bayangkan saja hal-hal yang dapat kamu lakukan dengan semua ruang itu! Kamu bisa menambahkan satu atau dua monitor. Kamu bisa menyimpan tanaman hias cantik di sebelah monitor tersebut. Dan karena kamu tidak lagi memerlukan lemari di bawah meja untuk menyimpan dokumen kertas, kamu bahkan dapat menambahkan treadmill kecil atau mesin latihan ramah kantor lainnya ke ruang kerja kamu.

Bekerja dari Rumah? Kantor Tanpa Kertas Mengembalikan Ruang Hidup Kamu

 

Apabila dapur, meja makan atau bagian lain dari rumah kamu saat ini berfungsi sekaligus sebagai ruang kerja, menjadi nirkertas akan lebih bermanfaat lagi bagi kamu daripada di kantor: Tanpa tumpukan kertas, folder, dan perlengkapan kantor lainnya berserakan di ruang hidup kamu, kamu tidak akan merasa penckehidupan kerja telah mengganggu kehidupan pribadi kamu.

Kantor Tanpa Kertas Juga Hemat Uang Loh

 

Kami sudah membahas bahwa perangkat kantor khusus seperti pemindai, printer, dan shredder atau perlengkapan kantor khas seperti binder, pembolong, dan penjepit kertas tidak diperlukan di kantor tanpa kertas. Bekerja tanpa barang-barang ini tidak hanya menghemat ruang, namun juga menghemat uang.

Tapi bagaimana dengan kertas itu sendiri? Tentu saja, kamu membeli 2.500 lembar kertas fotokopi di Walmart dengan harga di bawah $ 20. Kebiasaan menggunakan post it warna-warni yang berharga kurang dari $1 juga tidak mungkin membuat kamu bangkrut. Namun dalam jangka panjang, tanpa kertas akan sama dengan penghematan besar-besaran: Rata-rata, setiap pekerja kantor menggunakan 10.000 lembar kertas per tahun — itu setara dengan setengah juta lembar kertas dalam 50 tahun karir kamu!

Peningkatan Efisiensi juga Merupakan Keuntungan Lain dari Menjadi Tanpa Kertas di Kantor

 

Tidak seperti dokumen kertas, dokumen digital mudah disimpan sedemikian rupa sehingga karyawan dapat menemukan dan mengaksesnya lagi dalam hitungan detik. Misalnya, katakan saja kamu baru saja mendigitalkan faktur kertas yang kamu terima dari mitra bisnis dengan memindainya menggunakan Aplikasi Mobile Smallpdf. Sekarang, kamu cukup mengganti nama file sehingga mencakup tanggal penerimaan dan nama perusahaan pengirim (serta penanda lain yang menurut kamu relevan). Ini akan membuat dokumen kamu lebih mudah dicari, membantu karyawan menemukannya jauh lebih cepat daripada dokumen fisiknya.

Berbicara tentang Aplikasi Mobile Smallpdf, dokumen digital dapat diakses di semua perangkat kamu, baik itu komputer desktop atau laptop, tablet atau phablet, atau smartphone. Hal ini akan mempermudah dokumen kamu untuk langsung dapat diakses oleh semua karyawan kamu, bahkan mereka yang bekerja dari jarak jauh atau sering bepergian, sekali lagi menghemat banyak waktu dan kerumitan.

Pastinya Ada Keuntungan bagi Lingkungan dari Menjadi Nirkertas

 

Tempat kerja tanpa kertas bermanfaat bagi lingkungan dengan mengurangi konsumsi kertas, karena pohon butuh waktu untuk tumbuh dan menghasilkan lebih sedikit kertas daripada yang kamu pikirkan. Belum lagi, energi yang dihabiskan lebih banyak untuk memroses sebuah pohon menjadi kertas dan mengirimkannya ke kamu. Selain itu, pohon dapat menghirup rata-rata satu ton atau 2.000 pon karbon dioksida sepanjang masa hidupnya. Dengan mengurangi produksi kertas, kamu berkontribusi secara langsung untuk dunia yang lebih rindang.

Kantor Ramah Lingkungan Mempromosikan Branding Perusahaan

 

Manfaat tambahan dari menjadi tanpa kertas dan secara langsung menjadi lebih bertanggung jawab terhadap lingkungan adalah bahwa ‘perusahaan yang lebih hijau’ lebih menarik untuk dijadikan tempat kerja, terutama di mata pekerja yang lebih muda. Penelitian telah menunjukkan bahwa generasi milenial, mereka yang lahir antara tahun 1980 dan 1996, mempertimbangkan komitmen sosial dan lingkungan perusahaan ketika memutuskan di mana harus bekerja, mereka tidak akan bergabung dengan perusahaan yang tidak memiliki nilai tanggung jawab sosial (CSR) yang kuat. Mereka cenderung merasa lebih puas dan setia dengan perusahaan ketika diberi kesempatan untuk membuat dampak positif secara sosial dan lingkungan. Hal yang sama juga berlaku untuk Gen Z, yang kini telah memasuki dunia kerja.

Lingkungan Kerja Tanpa Kertas Menyediakan Akses ke Pasar dan Talenta Global

 

Berbicara tentang menarik karyawan, salah satu dari banyak manfaat kantor tanpa kertas adalah bahwa tim kamu dapat sepenuhnya didistribusikan. Ini berarti bahwa kamu dapat mempekerjakan pemohon terbaik untuk posisi terbuka apa pun — terlepas dari apakah pemohon tersebut tinggal di kota atau bahkan negara tempat bisnis kamu berada. Lagi pula, seperti yang kami katakan sebelumnya, dokumen digital dapat dengan mudah ditemukan dan diakses langsung oleh karyawan di mana saja, kapan saja, menggunakan perangkat apa pun.

Begitu pula menjadi tanpa kertas membuat bekerja dengan pelanggan dan mitra internasional lebih mudah. Misalnya, jika kamu menyediakan layanan seperti desain web, kamu dapat beralih ke perkenalan dan faktur kreatif digital, yang membuat layanan kamu tersedia bagi pelanggan dari mana saja. Kamu juga dapat menggunakan dokumen digital ini untuk mengalihdayakan bagian-bagian dari layanan lengkap ke spesialis lain, di mana pun mereka berada di dunia.

Terakhir, Kantor Tanpa Kertas Dapat Meningkatkan Keamanan

 

Dokumen kertas rentan terhadap sejumlah ancaman, seperti:

• salah tempat / hilang / salah diajukan
• dibuang secara tidak sengaja
• dicuri
• hancur karena api, banjir, atau penyimpanan yang tidak tepat (suhu, kelembaban, dll.)

Terlebih lagi, dokumen kertas dapat dengan mudah jatuh ke tangan yang salah, bahkan secara tidak sengaja. Misalnya, seorang karyawan mungkin lupa untuk mengajukan dokumen kertas, mengungkapkan informasi yang berpotensi sensitif kepada siapa saja yang kebetulan berjalan di dekat meja karyawan itu.

Beralih ke kantor tanpa kertas dengan dokumen digital menghilangkan semua risiko ini. Selain itu, ketika kamu menggunakan dokumen digital, kamu dapat menyimpannya di server terenkripsi dan di berbagai lokasi sehingga pada dasarnya tidak mungkin dokumen tersebut secara tidak sengaja hilang atau hancur. Selain itu, kamu dapat sepenuhnya mengatur karyawan mana yang perlu memiliki akses penuh, terbatas, atau tidak ada sama sekali ke sebuah dokumen digital.

Artikel diterjemahkan ke Bahasa Indonesia oleh Marcelina