12 Schritte zum papierlosen Büro

Der Begriff „papierloses Büro“ ist seit den Anfängen der elektronischen Dokumentenformate, genauer gesagt der PDFs, die Anfang der 1990er Jahre auf den Markt kamen, in Gebrauch. Das Ziel von Adobe war es damals, ein Dokumentenformat zu schaffen, das auf jedem Betriebssystem angezeigt werden kann und bei dem jedes ausgewählte Dokument immer ohne Komplikationen lokal ausgedruckt werden kann.

Heute, 30 Jahre später, ist das Portable Document Format seit weit über einem Jahrzehnt der technische Industriestandard. Wir lesen, drucken und bearbeiten PDFs täglich auf unseren Laptops, Tablets und Handys. Aber trotz dieser Entwicklungen, einer weltweiten Pandemie und einer Menge Lösungsansätzen ist das papierlose Büro immer noch mehr Mythos als Realität. Wenn der Aufschwung digitaler Dokumente etwas bewirkt hat, dann war es der Anstieg des weltweiten Papierverbrauchs, da er es erleichterte, Dokumente zu verbreiten und zu drucken.

Doch ob du es glaubst oder nicht, der Weg zum papierlosen Büro ist einfacher, als du denkst. Was früher eine teurer und zeitaufwändiger war, ist heute dank Hunderter von Unternehmen, die (sei es aus Initiative oder Notwendigkeit) alte Arbeitsweisen überdacht haben, eine echte Option, um Zeit und Geld zu sparen und der Umwelt zu helfen. Klingt verlockend, oder?

Alles beginnt mit einer erlernten Vorliebe für Papierdokumente. Alte Gewohnheiten lassen sich nur schwer ablegen, und Veränderungen müssen von innen kommen. Deshalb haben wir diese Schritt-für-Schritt-Anleitung erstellt, in der wir aufzeigen, wo und wie du mit der Automatisierung dieser veralteten Vorgänge beginnen kannst. Außerdem haben wir die Kosten für die Umstellung auf ein papierloses Büro ermittelt. Lies weiter, um die Ergebnisse zu sehen!

1. Unternehmenskultur – Erstelle einen Plan

Veränderung kommt von innen, Punkt. Jeder Versuch, „die Art und Weise, wie wir arbeiten“ zu ändern, muss von innen heraus und von oben nach unten umgesetzt werden. Es gibt unzählige großartige Beispiele für gescheiterte Versuche, neue Geschäftsprozesse einzuführen oder auch nur eine neue Unternehmenskultur zu schaffen.

Die Umstellung auf papierloses Arbeiten mag nach einem verhältnismäßig geringen Aufwand klingen, aber wie bei jeder Aufgabe steckt einiges mehr dahinter. Sie erfordert eine sorgfältig durchdachte Planung und Umsetzung.

2. Schaffe ein Befähigungsteam

Je nach Größe deines Unternehmens brauchst du vielleicht ein Befähigungsteam oder einfach nur eine Befähigungsperson, die die Umstellung vorantreibt und für die internen Schulungen zuständig ist. Papierlos zu werden bedeutet, dass du mehrere Unternehmensprozesse digitalisieren und (halb)automatisieren musst. Und das bedeutet, dass du Leute brauchst, die mit gutem Beispiel vorangehen und jene Mitarbeiter schulen, die vielleicht nicht so technisch versiert sind.

Ein papierloser Arbeitsplatz erfordert ein gemeinsames Engagement aller Mitarbeiter für die Umstellung. Bevor du mit der Zeitersparnis beginnen kannst, musst du höchstwahrscheinlich einige Stunden in interne Schulungen investieren.

3. Gesetzliche Hürden – konform oder nicht?

Bevor du dich in die Digitalisierung von Dokumenten stürzt, solltest du unbedingt prüfen, ob es gesetzliche Vorschriften gibt, die verlangen, dass du gedruckte Kopien von Dokumenten mit einer „handschriftlichen Unterschrift“ für einen bestimmten Zeitraum aufbewahrst.

Je nach Land (oder Ländern), in dem/denen du tätig bist, sind elektronische Unterschriften in den letzten Jahren genauso rechtsverbindlich geworden wie Originalunterschriften; aber es ist immer wichtig, dies vorher zu überprüfen.

4. Dokumentenmanagement-Software oder ein Enterprise Content Management

Einer der wichtigsten Schritte auf dem Weg zu einem papierlosen Arbeitsplatz ist es, alle aktuellen Dokumente zu digitalisieren und in einem System zu speichern, das allen Mitarbeitern zur Verfügung steht. Es gibt viele verschiedene Möglichkeiten, aber eine der ersten Fragen, die du dir stellen solltest, ist: Brauche ich ein DMS oder ein ECM?

Dokumentenmanagement-Software ist die einfachere Version, die nur das Erstellen, Teilen, Bearbeiten und Speichern von Dateien übernimmt. Enterprise Content Management hingegen umfasst eine größere Lösung, die alle Unternehmensinhalte abdeckt, einschließlich Dateien, Bilder, Webseiten, Aufzeichnungen und so weiter. Wenn du die richtige Option gefunden hast, ist die nächste wichtige Frage: Sollen wir in die Cloud gehen oder einen lokalen Server einrichten? Die beliebteste und agilste Option für KMU ist es, mit einem DMS in die Cloud zu gehen, weil es kostengünstig ist und keine Wartung erfordert. Upgrades und die Behebung von Problemen werden vom Cloud-Anbieter übernommen. Hier findest du eine Vergleichstabelle der besten Dokumentenmanagement-Software.

Oft wird die Suche nach einem DMS oder ECM und dessen vollständige Implementierung als kostspielige Aufgabe angesehen, die nicht nur einen erheblichen finanziellen, sondern auch einen zeitlichen Aufwand bedeutet. Außerdem wird diese Investition oft missverstanden, wenn sie sich nicht durch vielfältige Effizienzgewinne und sogar Kosteneinsparungen auszahlt, sobald alles in Betrieb genommen wird. Siehe hierzu unsere Kostenberechnungen am Ende dieses Artikels. Weitere Informationen über nützliche Software findest du in dem folgenden Artikel:

5. Umstellung auf papierlose Abrechnung

Die Umstellung auf das papierlose Rechnungswesen macht dir nicht nur das Leben leichter, sondern spart dir buchstäblich Geld. Im Folgenden findest du einige konkrete Vorteile, die sich aus der Digitalisierung deiner Rechnungen ergeben:

• Vermeide Säumniszuschläge wegen verlegter, vergessener oder verlorener Rechnungen.
• Verbesserte Sicherheit: Ob du es glaubst oder nicht, Papierrechnungen machen dich in vielerlei Hinsicht anfällig für Diebstahl.
• Geld sparen: Post ist teuer.
• Spare Zeit, indem du jede Rechnung in Sekundenschnelle findest.

Mehrere Buchhaltungsprogramme ermöglichen es dir, Rechnungen zu erstellen, und bei einigen läuft dies sogar direkt über dein CRM-System. Hier findest du einige Beispiele für Optionen, die du mit Salesforce, einem der beliebtesten CRM-Systeme, nutzen kannst.

6. Papierlose Meetings

Papierlose Meetings, d.h. die Nutzung einer digitalen Plattform für die Planung und Durchführung von Meetings, ist in den letzten Jahren wegen der Pandemie recht verbreitet geworden. Allerdings schöpfen noch nicht alle das volle Potenzial dieser Meetings aus. Vor allem die Planungsphase wird oft noch offline, auf Papier, durchgeführt, obwohl Tools wie Zoom in diesem Bereich umfassende Unterstützung bieten. Generell bieten digitale Meetings sowohl für den Veranstalter als auch für die Teilnehmer mehrere Vorteile.

Vorteile für den Organisator:

• Komplexe Tagesordnungen lassen sich in Minutenschnelle aufstellen.
• Alle Teilnehmer sind über alle Änderungen an der Agenda auf dem Laufenden.
• Du kannst das Material in einer interaktiven Umgebung vorbereiten und aktualisieren.

Vorteile für die Teilnehmer:

• Du erhältst alle Informationen und Materialien früher.
• Du bist über alle Änderungen in Echtzeit auf dem Laufenden.
• Alle Notizen vom Meeting sind in digitaler Form leicht zugänglich.

7. Papierloses Faxen

Bist du immer noch an das alte Faxgerät gebunden? Das muss nicht sein: Faxe – obwohl sie aus dem letzten Jahrtausend stammen – werden aus verschiedenen Gründen immer noch benutzt. Aber auch wenn dem so ist, brauchst du zum Faxen heutzutage tatsächlich kein Faxgerät mehr.

Ein Anfang wäre es, Faxe in komplett elektronischer Form zu senden und zu empfangen. Sieh dir diese Vergleichstabelle der besten Online-Faxdienste an und entscheide dich für die beste Lösung für deine Bedürfnisse.

Wenn du einfach nur Dokumente mit Kollegen, Partnern, Kunden und anderen teilen möchtest, kannst du auch das Tool „Dokument teilen“ von Smallpdf ausprobieren:

8. Papierlose Aufgaben und Notizen

Die Umstellung auf papierlose To-Do-Listen, Memos und Notizen ist einfacher als man meinen mag, vor allem, weil deine Dokumentenmanagement-Software inzwischen viele Optionen für den Informationsaustausch unterstützt.

Um ehrlich zu sein, ist dies eine hervorragende Gelegenheit, eine externe Lösung zu nutzen (sogar eine kostenlose: sieh dir Evernote an), die darauf spezialisiert ist, Notizen zu erstellen und Aufgaben zu definieren, mit der Möglichkeit, gemeinsam im Team daran zu arbeiten.

Diese Tools ermöglichen die Zusammenarbeit mit deinen Teammitgliedern in Echtzeit und sorgen dafür, dass deine Aufgaben und Notizen immer auf allen Geräten synchronisiert werden.

9. Mobile-First Arbeitsumgebung

Auch in einem völlig papierlosen Büro wird Papier seinen Weg zu dir finden. Warum? Weil du in ständiger Kommunikation mit externen Anbietern, Partnern und Kunden stehst, die noch nicht papierlos arbeiten.

Ideal ist es, wenn du deinen Mitarbeitern ein mobiles Tool zur Digitalisierung von Dokumenten an die Hand gibst, das in deinem Arbeitsumfeld funktioniert, und sie ermutigst, es auch wirklich zu nutzen. Die Scanner-App von Smallpdf ist eine gute Option. Mit diesem praktischen Begleiter für Smartphones – sei es ein Android oder iPhone – kannst du Dokumente scannen und eine hervorragende OCR-Funktion nutzen, die gescannte Dokumente durchsuchbar macht.

10. Papierlose Zahlungen & Quittungen

Durch den Wechsel zu einem Anbieter für papierlose Online-Zahlungen sparst du nicht nur Zeit und Ärger für dich selbst, sondern machst es oft auch für alle deine Kunden einfacher. Einige der beliebtesten Anbieter, die Kreditkarten und andere Zahlungsmethoden akzeptieren, sind Stripe, Paypal & Cardinity.

Die Gebühren liegen in der Regel zwischen 1,7 % und 3 % pro Transaktion.

Schau dir auch Dienste wie Expensify und Shoeboxed an, um mit der Digitalisierung von Quittungen, Spesenabrechnungen und vielem mehr anzufangen.

11. Papierlose Unterschriften

Das Drucken, Unterschreiben, Scannen, Versenden und Aufbewahren von Verträgen ist wahrscheinlich eine der zeitaufwändigsten und effektiv nutzlosesten Prozesse, die je im Büro stattgefunden haben. Noch schlimmer ist es, wenn man bedenkt, wie einfach und bequem dieser Prozess inzwischen online automatisiert werden kann. Und das gilt nicht nur für die großen Unternehmen. Es gibt sowohl unternehmensweite als auch viel einfachere Optionen.

Zurück zu Schritt 3: Prüfe, was du rechtlich gesehen bei der Wahl einer Lösung für elektronische und digitale Signaturen berücksichtigen musst.

Für eine einfache und schlanke Lösung kannst du unser kostenloses eSign-Tool ausprobieren. Für umfangreichere Lösungen schau dir diese Vergleichstabelle an, um die beste Option für deine Bedürfnisse zu finden.

12. Wähle eine PDF-Software

Sobald alle Dokumente digitalisiert sind, ist es wichtig zu wissen, wie man die verschiedenen Dateitypen bearbeitet, konvertiert und ändert, um das neue papierlose Ökosystem aufrecht zu erhalten. Während der altmodische Ansatz darin besteht, sich für eine (teurere) lizenzierte Offline-Desktop-Software zu entscheiden, gibt es mehrere interessante, agilere, cloudbasierte PDF-Softwaretypen, von kostenlosen bis hin zu etwas teureren Optionen.

Smallpdf bietet derzeit die weltweit beliebteste webbasierte Freemium-PDF-Software an, die Tools zum Konvertieren, Bearbeiten, Unterschreiben, Komprimieren, Zusammenfügen, Aufteilen und vieles mehr enthält – und von Millionen monatlicher Nutzer geschätzt wird.

Berechnung der Kosten für die Umstellung auf ein papierloses Büro

Die folgenden Berechnungen basieren auf einem Beispielunternehmen mit 20 Mitarbeitern, die in einer Büroumgebung arbeiten.

Beachte, dass es sich hierbei nur um Vermutungen darüber handelt, wie viele Beschäftigte eines Unternehmens Zugang zu bestimmten Tools benötigen. Die tatsächlichen Kosten und Bedürfnisse variieren von Fall zu Fall. Jedes Unternehmen hat individuelle Bedürfnisse, und es gibt keine Einheitslösung für alle.

Dokumentenmanagement-Software – Google Workspace: 5,20 € x 20 = 104 € pro Monat Zoom: 15,99 € x 20 = 319,80 € pro Monat Umstellung auf E-Invoicing (eingehende Rechnungen): Kostenlos Salesforce CRM (mit elektronischer Rechnungsstellung): 8x 25 € = 200 € pro Monat Evernote: Kostenlos eSignLive (Online-Signaturen): 3x 17 € = 51 € pro Monat PDF-Software: Smallpdf Teams – 6 € x 10 = 60 € pro Monat Shoeboxed: ca. 32€ pro Monat Cardinity: Keine Start- oder monatliche Gebühr, nur eine Transaktionsgebühr von 1,7% eFax__ – 11 € pro Monat (150 Seiten senden / 150 Seiten empfangen)

Gesamtkosten:

Ca. 777,80 € pro Monat

Weitere Themen zum papierlosen Büro findest du in unserem Blog:

Software für das papierlose Büro: 18 Tools für 2024 6 Vorteile eines papierlosen Büros 5 Schritte zu einem papierlosen Home Office Die papierlose Zahnarztpraxis: Experten-Tipps Die papierlose Anwaltskanzlei: Experten-Tipps Papierlose Unternehmen 2021

Übersetzt und ins Deutsche adaptiert von Anna