Die papierlose Anwaltskanzlei: Experten-Tipps

David Reischer, Esq.,

Rechtsanwalt & CEO, LegalAdvice.com

Wir haben langsam erkannt, dass es gute Gründe gibt, in die Cloud zu wechseln, wie z.B. geringere Investitionen in die Infrastruktur, bessere Sicherheit und mehr Skalierbarkeit und Zugang. Jede Kanzlei muss wirklich ihre eigenen spezifischen Umstände berücksichtigen, bevor sie mit dem Übergang zu E-Discovery in der Cloud fortfährt. Unsere Kanzlei hatte bereits erheblich in Vor-Ort-Server investiert und unsere Mitarbeiter waren bereits für unseren Server geschult. Dennoch ist ein cloudbasiertes System einfach weniger anfällig für Unterbrechungen und ermöglicht es unseren Anwälten und Mitarbeitern, von überall auf der Welt auf ihre Arbeit zuzugreifen.

Lucrecia P. Johnson,

Esq., LL.M., LPJ Legal PLLC

Ich habe eine fast papierlose Anwaltskanzlei. Mein Rat an andere, die eine papierlose Kanzlei eröffnen wollen, ist, es jetzt zu tun! Es ist bei weitem die beste Entscheidung, die ich getroffen habe, als ich meine Praxis eröffnete. Wenn du in einen hochwertigen Scanner investierst, dich für ein Programm zum Speichern deiner Dokumente entscheidest und einmal täglich neue Dokumente einscannst, wird der Prozess nahtlos ablaufen. Wenn du Papierakten hast, die du in eine elektronische Akte umwandeln musst, nutze das Wochenende oder stelle einen Mitarbeiter ein, der dir dabei hilft.

Ich liebe es, von jedem Gerät aus Zugriff auf meine Akten zu haben. Meine Mitarbeiter und ich waren in der Lage, komplett virtuell zu arbeiten, als Covid-19 in den USA anfing, weil wir die Systeme bereits eingerichtet hatten. Meine Kunden genießen es, dass sie die Praxisverwaltungssoftware nutzen können, um jederzeit auf ihre Akten zugreifen zu können.

Papierlos zu werden ist nichts, wovor man Angst haben muss. Dies ist die perfekte Zeit, um papierlos zu werden, weil potentielle Kunden bereits mit Online-Dienstleistungen rechnen.

J.R. Skrabanek, Esq.,

Partner, Thompson & Skrabanek, PLLC

Wir scannen alle Dokumente, die uns per Post erreichen. Wir haben ein etabliertes Protokoll für das Format, in dem die Dokumente gespeichert werden. Wir haben sowohl zu Hause als auch im Büro eigene Scanner. Wegen COVID arbeiten wir mehr von zu Hause aus, also wollen wir in der Lage sein zu scannen, wo immer es nötig ist. Wir nutzen Clio, um sowohl unsere Zeit zu erfassen als auch unsere Rechnungen auszustellen. Wir nutzen einen verschlüsselten, cloudbasierten Dienst, um alle unsere Falldateien zu speichern, damit wir überall darauf zugreifen können. Wir bitten unsere Klienten und die Anwälte der Gegenseite regelmäßig, keine Dokumente per Post zu schicken, es sei denn, sie bestehen darauf oder es gibt keine Alternativen. Zusammenfassend lässt sich sagen, dass es möglich ist, eine nahezu papierlose Praxis zu führen, solange du strikte Protokolle für die Verwaltung aller ein- und ausgehenden Akten hast.

Jordan W. Peagler, Esq.,

MKP Law Group, LLP

Mein wichtigster Ratschlag, um eine papierlose Arbeitsumgebung zu schaffen, ist, ein Cloud-basiertes Programm zu finden, das deine Dokumente in Ordnung hält. In unserer Kanzlei benutzen wir eine Software namens MyCase, die uns hilft, unsere Fallakten zu verwalten, egal wo wir sind. Wir können jede Korrespondenz oder jeden Papierkram sofort in die Cloud einscannen, so dass unser gesamtes Team darauf zugreifen kann, einschließlich externer Experten, Berater und sogar Mandanten, ohne die zusätzlichen Kosten für das Kopieren und Versenden einer ganzen Akte.

Dokumente zu verwechseln oder sie nicht in den richtigen Ordner hochzuladen, kann zu verpassten Fristen führen und andere, ernsthaft nachteilige Konsequenzen für den Fall haben. Aus diesem Grund haben wir eine externe Organisation gefunden, die die Dokumente für uns organisiert, beschriftet und in den richtigen Ordner in der Cloud hochlädt. Dies vereinfacht den Prozess und stellt sicher, dass alle Dateien in den richtigen Ordnern sind und an den richtigen Anwalt oder Fallmanager geschickt werden.

In Anbetracht der aktuellen globalen Gesundheitsprobleme wird es immer notwendiger, eine Akte nahtlos von überall aus teilen und darauf zugreifen zu können. Die Gerichte haben bereits damit begonnen, auf elektronische Akten umzustellen, was den Bedarf an traditionellen Papierakten weiter reduziert. Elektronische Akten sparen Anwälten und damit auch ihren Mandanten Zeit und Geld und das System wird in den kommenden Jahren wahrscheinlich zur Norm werden.

W. Scott Kimberly, Law Office of W. Scott Kimberly

Ich betreibe eine Anwaltskanzlei in Murfreesboro, TN. Wir haben kürzlich auf papierlos umgestellt.

Wir haben eine einfache Regel: Wenn es durch Drücken von „Drucken“ wiederhergestellt werden kann, scannen wir es und schreddern es. Wenn es nicht wiederhergestellt werden kann, indem man auf „Drucken“ drückt, werden wir entweder:

• sie unserem Mandanten zur Verfügung stellen;
• sie per Post an unseren Kunden zurückschicken; oder
• sie im Büro in einem bestimmten Aktenraum für notwendige physische Dokumente aufbewahren, der vierteljährlich inspiziert und bei Bedarf geleert wird.

Für uns ist das so nah an papierlos, wie es nur geht, denn manchmal brauchen wir greifbare Dokumente für das Gericht (original beglaubigte Dokumente, Fotos, handschriftliche Notizbücher, etc.).

James Harris,

Legal Business Executive, Enos und Hans Attorneys

In einem papierlosen Büro sind alle Daten und Mechanismen logisch und selbstverständlich in einem computergestützten Netzwerk abgelegt und werden von verschiedenen Anwendungen überwacht. Administrative, monetäre und informationelle Daten werden in der Regel in einem extern ausgeführten Framework abgelegt und überwacht. Indikative Daten können über einige Arten von computergestützten Frameworks, Aufzeichnungsgeräten oder sogar fortschrittlichen Kameras, die heute verfügbar sind, aufgefangen werden.

Es gibt keinen Zweifel, dass sich die fortgeschrittene Rechtspraxis im Laufe der letzten Jahre schnell verändert hat. Praktizierende Juristen und Spezialisten haben verstanden, dass sie mit dieser neuen Innovation die Ausbildung und andere Prozesse produktiver und kostengünstiger gestalten und das Frontoffice dezentralisieren können. Die meisten Büros verstehen, dass in jeder guten juristischen Praxis immer wieder Papier zum Einsatz kommen wird.

Nichtsdestotrotz gibt es verschiedene Praktiken, die mir wirklich geholfen haben, mein Ziel zu erreichen, eine papierlose Kanzlei für fast fünf Jahre zu führen. Während es für ein Startup einfacher zu übernehmen ist, können auch bestehende Anwaltskanzleien mit der richtigen Veränderung dieses Ziel erreichen.

• Dieser Prozess beginnt mit einer exzellenten administrativen Programmiersoftware, um eine papierlose Kanzlei weiter aufzubauen. Achte darauf, dass du ein Produkt mit einigen außerordentlich essentiellen, aber organisationsspezifischen Kapazitäten kaufst oder installierst.
• Kanzleien, die Papier abschaffen müssen, sollten jedes Papier als Teil eines größeren Ganzen betrachten und versuchen, eine andere Option zu finden, um den Verlust gleichzeitig zu vermeiden.
• Dies ist auch eine ideale Gelegenheit, PCs einzusetzen, um die Organisation weiter zu digitalisieren.
• Ich habe auch einen engagierten Mitarbeiter eingestellt, der sicherstellt, dass die Informationen sicher gespeichert und korrekt gehandhabt werden.

Andrew Taylor,

Direktor, Net Lawman

Welchen Rat kann ich anderen geben, die diesen Schritt wagen?

Kunden sind ein wenig widerstandsfähig gegenüber Veränderungen - mach es ihnen leicht, indem du ihnen Sicherheit versprichst und sie mit den sicheren Funktionen, die du anbietest, bombardierst - das ist die größte Hürde, die ich dabei gefunden habe, digital zu bleiben.

Gehe es langsam an, aber habe ein Ziel und einen Plan, um dorthin zu gelangen. Setze dir Termine, an denen du ein Ziel erreichen musst und mache dies für deine Kunden und auch für deine Mitarbeiter deutlich sichtbar. Es ist eine Teamleistung.

Alison Pearson,

Leiterin der Personalabteilung, Hal Waldman and Associates

Erstelle dein System und halte dich daran: Der Trick, um papierlos zu werden, besteht darin, ein festes Ablagesystem zu haben und alles, was ins Büro kommt, sofort zu scannen. In unserer Anwaltskanzlei hat jeder Fall seinen eigenen Ordner. Dann unterteilen wir die Dinge basierend auf Discovery, Kommunikation (eine für intern, eine für den Klienten, eine für den Anwalt der Gegenseite), Einreichungen, Anträge auf Geständnisse, Recherche und Entwürfe. Wann immer wir etwas speichern, ist der Dateiname das Eingangsdatum, eine Beschreibung der Datei und wer der Besitzer/Autor war. Wenn wir etwas in der Post erhalten, das für den Fall relevant ist, ist der Besitzer derjenige, der es erstellt hat: ob es die Bescheinigungen des Arztes sind (Autor ist der Arzt) oder vielleicht die Unterlagen des gegnerischen Anwalts.