Smallpdf veröffentlicht verbessertes eSign Tool

Mit der nützlichen Sammlung von Dokumentenmanagement-Lösungen von Smallpdf gehören endlose Ablagen, verlorene Dokumente und schmerzhafte Papierschnitte bald der Vergangenheit an. Ein wesentlicher Bestandteil der Umstellung auf ein papierloses Dokumentenmanagement ist die immer wichtiger werdende elektronische Unterschrift, die dank des aktualisierten eSign-Tools von Smallpdf jetzt mühelos in jeden Arbeitsalltag integriert werden kann.

Welche Verbesserungen kann ich mit dem Smallpdf eSign Tool erwarten?

 

Mit dem neuen eSign-Tool können Nutzer ihre Unterschriften einfacher erstellen und hinzufügen, Unterschriften von bis zu 100 Personen gleichzeitig anfordern und sogar angeben, wo andere auf dem Dokument unterschreiben sollen. Das neue eSign-Tool ist robuster, aber immer noch einfach zu nutzen und ermöglicht es Fachleuten, mehr Dokumente schneller zu bearbeiten.

Mit dem neuen eSign-Tool kannst du:

• Dokumente schneller unterschreiben,
• Unterzeichnern zeigen, wo sie unterschreiben sollen,
• bis zu 100 Unterschriften auf einmal anfordern,
• deine unterschriebenen Dokumente sicher online speichern.

Das eSign-Team von Smallpdf hat den Weg für eine Welt geebnet, in der das Unterschreiben von Dokumenten, das Hinzufügen von Initialen auf Seiten, die Freigabe von Dokumenten zum Signieren und die sichere Aufbewahrung unterschriebener Dateien im digitalen Raum nicht nur möglich sind, sondern zum Standard im Dokumentenmanagement werden.

Was kann ich mit dem eSign Tool machen?

 

Die Erfahrung des einzelnen Nutzers hat für uns immer oberste Priorität. Aus diesem Grund hat das eSign-Team die neueste Version des Tools so gestaltet, dass es die Grundlagen des elektronischen Unterschreibens mit zusätzlichen Funktionen verbindet, die das Unterschreiben schnell und einfach machen.

Wie kann ich meine elektronische Unterschrift und Initialen erstellen?

Mit dem eSign-Tool kannst du deine eigene elektronische Unterschrift ganz einfach erstellen, indem du sie mit der Maus oder dem Trackpad zeichnest, ein Bild deiner Unterschrift hochlädst oder die Kamera deines Geräts aktivierst, um ein Foto deiner Unterschrift auf einem Blatt Papier zu machen. Auf die gleiche Weise kannst du auch deine persönlichen Initialen erstellen.

Ist es möglich, zu unterschreiben und Text zu einem Dokument hinzuzufügen? Mit dem eSign-Tool können Nutzer ihre Unterschrift oder ihre Initialen an einer beliebigen Stelle des Dokuments platzieren. Sie haben die Möglichkeit, die Größe des platzierten Elements zu verändern und sogar die Farbe zu ändern, wobei sie zwischen den Standardfarben Blau, Rot oder Schwarz wählen können.

Eine weitere Zeitersparnis entsteht durch die Funktion „Text hinzufügen“, mit der du jede Art von Text wie Notizen, Namen oder Details an beliebiger Stelle in das Dokument einfügen kannst. Das ist besonders nützlich, um Daten, Orte und zusätzliche Notizen beim Unterschreiben von PDFs hinzuzufügen. Diese Funktion verfügt über fünf Größenoptionen und eine breitere Farbpalette als zuvor, so dass du die Farbe deines hinzugefügten Textes in Weiß, Hellblau, Rot, Grün oder Gelb ändern kannst.

Unterschriften von anderen anfordern – und anderen zeigen, wo sie unterschreiben sollen

Je komplizierter dein Vertrag ist, desto mehr Unterschriften müssen geleistet werden. Das bedeutet auch, dass du dem Empfänger bis ins kleinste Detail erklären musst, wo er unterschreiben muss, um sicherzugehen, dass keine Linie leer bleibt. Hast du schon einmal eine solche E-Mail schreiben müssen? Wenn du dich schon mal damit abplagen musstest, dann weißt du, dass es immer besser ist, jemandem zu zeigen, wo er ein Dokument unterschreiben soll, als es ihm zu sagen.

Mit dem eSign-Tool von Smallpdf können Nutzer Unterschriften von bis zu 100 Personen anfordern und ihnen genau zeigen, wo sie das Dokument unterschreiben und/oder abzeichnen müssen. Diese Funktion nimmt deinen Unterzeichnern das Rätselraten ab, spart ihnen Zeit und reduziert die Fehlerquote und Frustration.

Wie kann ich ein unterschriebenes PDF über Smallpdf teilen?

Um es dir so einfach wie möglich zu machen, haben wir in unserem eSign-Tool eine kleine Schaltfläche zum Teilen eingebaut. Du musst die Datei nicht einmal herunterladen, um das fertige Dokument mit anderen zu teilen. Sobald ein Dokument unterschrieben und fertig ist, können Nutzer es per E-Mail, Link oder WhatsApp mit einem Empfänger (oder sogar sich selbst) teilen. Die Nutzer können ihre Dokumente auch auf ihr Gerät herunterladen oder direkt in ihre Dropbox-Konto oder ihr Google Drive exportieren.

Wie man ein PDF elektronisch unterschreibt

1. Gehe zunächst zum eSign-Tool von Smallpdf.

2. Lade das Dokument hoch, das du unterschreiben möchtest.

3. Klicke auf der rechten Seite auf „Deine Unterschrift“.

4. Zeichne eine neue Unterschrift mit deiner Maus oder deinem Trackpad.

5. Du kannst deine Unterschrift auch abtippen oder ein Foto davon machen.

6. Ziehe deine Unterschrift auf das Dokument.

7. Füge bei Bedarf Text hinzu und klicke auf „Fertigstellen & Unterschreiben“.

8. Das war's! Jetzt kannst du dein unterschriebenes PDF teilen oder herunterladen.

Was ist der Unterschied zwischen einer elektronischen Unterschrift und einer digitalen Signatur?

 

Eine digitale Signatur bietet eine zusätzliche Sicherheitsebene und gewährleistet die Authentizität eines unterschriebenen elektronischen Dokuments. Eine elektronische oder E-Unterschrift hingegen ist einfach ein Abbild einer Unterschrift, die der Unterzeichner auf dem Dokument anbringt. Sie ist das Äquivalent zu einer eigenhändigen Unterschrift auf einem Papierdokument. Digitale Unterschriften können zwar beglaubigt werden, aber in den meisten Teilen der Welt sind sowohl digitale als auch elektronische Unterschriften gleichermaßen verbindlich. Überprüfe unbedingt die örtlichen Gesetze, um sicherzustellen, dass sie eingehalten werden.

Dokumentensicherheit

 

Zur Sicherheit wird jede elektronische Signatur, die mit dem eSign Tool von Smallpdf erstellt und auf ein Dokument angewendet wird, mit einem Zeitstempel versehen. Mit einer digitalen Signatur hast du zusätzliche Sicherheitsebenen durch einen Langzeitvalidierungszeitstempel (LTV) und einen kryptografischen Fingerabdruck, um die Authentizität der Unterschrift und des endgültigen Dokuments zu gewährleisten. Wenn jemand Änderungen an deinem Vertrag vornimmt, nachdem alle Parteien ihn unterschrieben haben, wird jeder Versuch der Validierung fehlschlagen, da die Sicherheitsmerkmale zeigen, dass die Datei nachträglich manipuliert wurde.

Unser Team arbeitet an weiteren verbesserten Sicherheitsmaßnahmen für bestimmte Dokumente und Anwendungsfälle, also sperr‘ die Lauscher auf auf weitere spannende Entwicklungen in der Welt der elektronischen Unterschrift.

Smallpdf ist sowohl ISO/IEC 27001- als auch DSGVO-konform.

Wenn du bereit bist, die Art und Weise, wie du Dokumente unterschreibst und mit andern teilst, zu ändern, ist das eSign-Tool von Smallpdf wie für dich gemacht. Klicke hier, um das aktualisierte eSign-Tool noch heute zu nutzen.

Übersetzt und ins Deutsche adaptiert von Anna