Semplici mosse per creare un ufficio senza carta

Avere un ufficio senza carta è stata a lungo un’aspirazione per le aziende che, con la pandemia di Covid-19, si è trasformata in una necessità. Abbiamo compilato una comoda lista per supportare la tua azienda a effettuare la transizione al digitale.

Crea una cultura aziendale paperless

 

Qualsiasi sforzo volto a cambiare il modo in cui un’azienda opera inizia dall'interno e dall’alto verso il basso. Passare a un ambiente di lavoro senza carta può essere una sfida, ma una pianificazione e implementazione oculate, in combinazione con i giusti strumenti, ti permetteranno di farlo.

Dai vita a un team di supporto

 

A seconda di quanto è grande la tua organizzazione, un team o una persona di supporto possono essere una risorsa molto utile per aiutare nella transizione e per offrire consigli e formazione. Eliminare la carta significa dover digitalizzare e automatizzare molte procedure in azienda, il che significa che ti serviranno le persone giuste che diano l’esempio e insegnino ai dipendenti a usare i nuovi software e ad affrontare i nuovi flussi di lavoro.

Passa alla fatturazione senza carta

 

Passare alla fatturazione senza carta non solo semplifica i processi aziendali, ma consente anche di risparmiare. Ecco alcuni dei vantaggi tangibili della digitalizzazione delle fatture:

• Si evitano più facilmente sanzioni per ritardi a causa della perdita o dell’archiviazione errata di fatture.
• Maggiore sicurezza (la fatturazione cartacea espone maggiormente le aziende al rischio di furti).
• Si risparmia sulle spese postali e di spedizione in genere.
• Si perde meno tempo a recuperare le fatture quando servono.

Organizza riunioni senza carta

 

Usare una piattaforma digitale per liberare dalla carta gli spazi dedicati alle riunioni potrebbe sembrare difficile all’inizio, ma usare documenti digitali per i meeting ha molti vantaggi per tutti:

• Si può creare l’ordine del giorno, per quanto complesso, nel giro di pochi minuti.
• Tutti i partecipanti sono aggiornati dei cambiamenti in tempo reale.
• Si può preparare e aggiornare il materiale in modo interattivo.
• I partecipanti possono ricevere le informazioni relative al meeting in anticipo.
• Gli appunti relativi alla riunione sono facilmente accessibili in formato digitale.

Usa note e promemoria digitali

 

Passare all’uso di liste di cose da fare, promemoria e appunti in versione digitale è facile, grazie ai numerosi software per la gestione dei documenti intelligente disponibili sul mercato. Molte delle opzioni disponibili permettono di collaborare con i colleghi e sincronizzare i contenuti in tempo reale.

Un ambiente di lavoro che dà la precedenza al mobile

 

Anche in un ambiente di lavoro completamente paperless, la carta viene comunque usata ogni tanto. Ciò accade soprattutto quando si deve comunicare con fornitori, soci e clienti esterni che non si sono ancora convertiti al digitale. Il modo più semplice di arginare qualsiasi utilizzo non necessario di carta da parte dei dipendenti consiste nell’offrire la possibilità di digitalizzare i documenti anche quando si è in movimento. L’app mobile di Smallpdf è uno strumento particolarmente utile se si vogliono scansionare, modificare, archiviare e condividere documenti quando si è in movimento.

Firme senza carta

 

Stampare, firmare, scansionare, inviare e archiviare i contratti è probabilmente una delle procedure che sottrae più tempo ai dipendenti in azienda, ma è anche molto importante. Per ottenere una firma tradizionale ci vogliono in media cinque giorni, mentre per ottenere una firma elettronica ci vogliono in media solo 37 minuti.

Il tool per la firma di PDF di Smallpdf permette di ottenere firme elettroniche e digitali in sicurezza. Il tool offre anche una funzione per l’editing che permette di aggiungere la data e ulteriore testo prima di firmare. Gli utenti possono anche richiedere fino a 100 firme a terzi e tenere traccia delle attività relative ai documenti all’interno del software. Invitiamo gli utenti a informarsi sulla legislazione locale del proprio paese in materia di firme elettroniche.

Investi in un software PDF

 

Anche quando un'azienda è passata completamente al digitale, rimane sempre importante sapere come modificare, convertire e manipolare vari tipi di file, così da poter mantenere il nuovo ambiente lavorativo senza carta. È ancora più importante assicurarsi che tutti in azienda possano capire e usare facilmente il nuovo software per PDF. I software per PDF erano costosi, ma ora ci sono opzioni flessibili e facili da utilizzare, come Smallpdf: sono convenienti e necessitano di poca o nessuna formazione per essere usati.

Pronto a firmare i tuoi documenti senza usare carta e penna?

Articolo tradotto e adattato in italiano da Giuliana