Des étapes simples pour créer une entreprise zéro papier

Bien que les entreprises aspirent depuis longtemps à un bureau sans papier, c'est le début de la pandémie de COVID-19 qui en a fait une obligation. Sans plan de mise en œuvre concret, les entreprises et les institutions ont dû relever un véritable défi pour s'adapter à cette nouvelle situation et inventer le « bureau zéro papier » rapidement et durablement. De nombreuses leçons ont été apprises au cours de ce processus. Pour t'aider à progresser sur la voie de la transition numérique, nous avons dressé une liste pratique de toutes les étapes.

Développer une culture d'entreprise sans papier

 

Pour changer le mode de fonctionnement d'une entreprise, il faut commencer par la base, en commençant par changer soi-même. Le passage à un environnement de travail sans papier peut s'avérer difficile, mais avec une planification et une mise en œuvre minutieuses, ainsi que les bons outils, il est possible d'y parvenir. Il est important de mettre en place une stratégie de communication solide, car si l'ensemble de l'entreprise n'adhère pas aux changements, la mise en œuvre en sera impactée. Pour plus de détails à ce sujet, consulte notre article sur L'adhésion Culturelle Et Le Bureau Zéro Papier.

Mettre en place une équipe d'accompagnement

 

Selon la taille de l'organisation, une équipe ou une personne chargée de la mise en œuvre peut s'avérer très utile pour accompagner le changement et proposer des conseils et des formations. La dématérialisation implique la numérisation et l'automatisation de nombreux processus de l'entreprise, ce qui signifie que tu auras besoin des bonnes personnes pour montrer l'exemple et former les employés aux nouveaux logiciels et processus. L'expérience nous a appris qu'une combinaison de personnes externes et internes est idéale pour la formation et pour montrer l'exemple à long terme.

Passer à la facturation sans papier

 

Le passage à la facturation numérique ne facilite pas seulement les processus d'entreprise, il permet également de réaliser des économies. La plupart des clients sont favorables à ce changement, étant donné que la facturation sans papier est déjà largement adoptée aujourd'hui. Voici quelques avantages concrets de la numérisation des factures :

• Éviter les frais de retard dus à des factures égarées, oubliées ou perdues.
• Amélioration de la sécurité (la facturation sur papier peut rendre les entreprises vulnérables au vol).
• Réduction des coûts d'affranchissement et de courrier.
• Gain de temps dans la recherche des factures.

Organise des réunions sans papier

 

Adopter une plateforme numérique pour éliminer le papier de l'espace de réunion peut sembler difficile au premier abord. En particulier pour ceux qui ne sont pas familiarisés avec les nouveaux outils, le changement peut sembler décourageant et malvenu. Tu peux les intégrer en les impliquant dans les raisons et en leur expliquant les avantages, tout en veillant à ce qu'ils disposent des ressources nécessaires à la formation. La documentation numérique des réunions présente de nombreux avantages pour tous :

• Établir des ordres du jour complexes peut se faire en quelques minutes.
• Tous les participants sont informés des modifications apportées à l'ordre du jour.
• Possibilité de préparer et de mettre à jour les documents dans un environnement interactif.
• Obtenir toutes les informations sur la réunion dès le départ.
• Toutes les notes de réunion sont facilement accessibles au format numérique.

Passer à des tâches et des mémos sans papier

 

Il est facile de passer à des listes de tâches, des mémos et des notes sans papier, en particulier grâce à la multitude de logiciels de gestion de documents intelligents disponibles sur le marché. La plupart des options disponibles permettent de collaborer et de se synchroniser avec les autres membres de l'équipe.

Un environnement de travail axé sur la mobilité

 

Même dans un environnement de travail entièrement numérique, le papier reste toujours présent. Cela est généralement dû à la communication avec les fournisseurs externes, les partenaires et les clients qui n'ont pas encore opté pour le zéro papier. Le moyen le plus simple de mettre un terme à l'utilisation inutile de papier est d'offrir aux employés un moyen de scanner leurs documents lors de leurs déplacements. L'application mobile Smallpdf est un outil particulièrement utile pour scanner, éditer, stocker et partager des documents en déplacement.

Signatures sans papier

 

Imprimer, signer, scanner, envoyer et stocker des contrats est peut-être l'une des tâches les plus fastidieuses de l'entreprise, mais c'est aussi l'une des plus importantes. Il faut en moyenne 37 minutes pour obtenir la signature électronique d'un prospect, d'un client ou d'un partenaire. Obtenir la même signature sur papier, en revanche, prend en moyenne 5 jours.

L'outil de signature électronique de Smallpdf répond à la nécessité d'obtenir rapidement et facilement des signatures électroniques et numériques qui répondent aux exigences de sécurité. L'outil comprend également une fonction d'édition permettant d'ajouter des dates et du texte avant la signature. Les utilisateurs peuvent également demander jusqu'à 100 signatures à des tiers. Tout au long du processus, une fonction de suivi enregistre tous les progrès réalisés dans le dossier pour permettre à ton équipe de comprendre les obstacles et d'effectuer un suivi avec les bonnes personnes au bon moment. Les utilisateurs sont invités à se renseigner sur la législation locale concernant la légalité et les signatures électroniques.

Investir dans un logiciel PDF

 

Même lorsqu'une entreprise est entièrement numérisée, il est toujours important de savoir comment éditer, convertir et traiter les différents types de fichiers afin de maintenir le nouvel écosystème sans papier. Il est encore plus important de s'assurer que tous les membres de l'entreprise peuvent facilement comprendre et utiliser le nouveau logiciel PDF. À ses débuts, les logiciels PDF étaient peut-être coûteux, mais la demande ayant augmenté, des options simples et conviviales, telles que Smallpdf, sont désormais à la portée de tous. Les logiciels PDF tels que Smallpdf sont très abordables et faciles à utiliser, avec peu ou pas de formation requise.

Prêt à signer tes documents sans encre ni papier ?

Article traduit et adapté en français par Éloïse.