Tipos de firmas y su validez legal

Los temas alrededor de las firmas y su legalidad pueden ser confusos. Agrega la creciente popularidad de las firmas electrónicas y digitales a la mezcla, y la situación comienza a complicarse. En este artículo, cubriremos las bases de la legalidad, junto con una explicación de los tipos de firmas y sus ramificaciones legales. ¡Prometemos hacerlo sencillo!

Ahora, comencemos.

¿Por qué es importante la legalidad al momento de firmar un documento?

Los contratos y documentos legales difieren de los documentos estándar en cuanto a que afectan los derechos legales de una persona física o moral, y están destinados a ser aplicados por la ley. Si el acuerdo se rompe, todas las partes son responsables de obligaciones específicas, y pueden confiar en que la ley respaldará dichas obligaciones. Pero estas condiciones solo se pueden aplicar si las firmas en los documentos son legalmente vinculantes ante los tribunales.

¿Qué tipos de firmas existen?

Existen varios tipos de firmas, pero las tres más conocidas son las firmas autógrafas, electrónicas y digitales.

Las firmas autógrafas son las más comunes y probablemente en las que piensas cuando alguien menciona la palabra “firma”. Estas firmas tradicionales se producen cuando una persona firma un documento físico con un bolígrafo. En general, esta firma es única para cada persona y a veces se acompaña con un sello en un documento en papel.

Las firmas electrónicas engloban varios tipos de firmas que se usan en documentos digitales. Esta puede ser una reproducción de tu firma en un teléfono o tableta, (como cuando firmas la recepción de un paquete) escribiendo tu nombre en un documento o incluso copiando una imagen de tu firma. La diferencia clave aquí es que no existe un certificado de firma digital presente en las firmas electrónicas. Esencialmente, son solo una imagen en un documento digital.

Las firmas digitales son un tipo específico de firma electrónica que puede ser autentificada y que es más difícil de falsificar. A través de un proceso criptográfico, un algoritmo genera un certificado único de firma o huella digital para cada firmante que no puede ser manipulado. Esto se expide por una autoridad con certificación oficial y puede ser validada con la mayoría de los lectores PDF. Básicamente, es una imagen de tu firma con un proceso criptográfico que aplica un sello de autenticidad. Si el documento se modifica, el sello se rompe y la firma queda invalidada.

¿Cuáles son las implicaciones legales de estos tipos de firma?

Firmar implica que los firmantes han leído y aceptado los términos del contrato o documento legal, ahora están ligados y obligados por las condiciones del contrato.

¿Las firmas electrónicas y digitales tienen efecto legal? En resumen, sí. Las firmas electrónicas y digitales se aceptan ante un tribunal, al igual que las firmas autógrafas. Sin embargo, cada país y cuerpo gubernamental tiene sus propias regulaciones y condiciones, así que es fundamental consultar tus leyes locales.

¿Qué características legales y de seguridad vienen con la herramienta eSign de Smallpdf?

En Smallpdf, nos tomamos muy en serio tus preocupaciones sobre información y seguridad. Smallpdf está certificado por la ISO/IEC 27001 y cumple con el GDPR. Utilizamos cifrado TLS avanzado para todos los documentos y archivos que son procesados en nuestras páginas y aplicaciones. Puedes consultar nuestra página de Política de Privacidad para más detalles.

Lo anterior aplica para todos los servicios de Smallpdf, pero con eSign, hemos dado un paso más allá en cuanto a las características de seguridad. Smallpdf eSign cumple con el eIDAS. Además, proveemos firmas digitales con sello cronológico de Validación a Largo Plazo (LTV, por sus siglas en inglés), el cual refleja la fecha y hora en la que la firma fue añadida al documento. También dispones de información incorporada, como el nombre del firmante y la validez de su firma e identidad.

Así que ahí lo tienes. Pensándolo bien, no es tan complicado como parece, ¿verdad? Si te interesa el software de firma digital, entonces asegúrate de echar un vistazo a Smallpdf eSign. También puedes suscribirte a una prueba gratuita de 7 días para acceder a todas las funciones Pro, incluyendo la firma digital, el sello cronológico LTV y el rastreo cronológico de actividad.

Artículo adaptado y traducido por Mario.