Incluso con las mejores herramientas de firma electrónica y digital que existen, a veces obtener las firmas solicitadas a tiempo puede ser un desafío.
Incluso con las mejores herramientas de firma electrónica y digital que existen, a veces obtener las firmas solicitadas a tiempo puede ser un desafío.
Las firmas electrónicas son la piedra angular de los contratos en todas las industrias del mundo; así que, son esenciales para el buen funcionamiento de las empresas, instituciones de educación superior y otras organizaciones. Por ello, es crucial obtener todas las firmas requeridas a tiempo y para los documentos correctos. Hemos reunido algunos consejos para ayudarte a solicitar firmas digitales y electrónicas de la mejor manera posible.
Haz saber al signatario lo que puede esperar
En un mundo lleno de estafas por correo electrónico (desde príncipes nigerianos hasta restablecimientos de contraseña de PayPal cada vez más convincentes), la gente es más precavida que nunca al abrir un correo electrónico, por no hablar de hacer clic en un enlace dentro del email. Si no lo están esperando, es poco probable que los firmantes abran, y mucho menos que firmen, un documento que les envíes. Asegúrate de informar al firmante sobre el documento que debe esperar de ti y por qué tienen que firmarlo. Puedes simplemente hacer una videollamada, enviarles un correo electrónico o un mensaje de Slack de antemano y todo será mucho más fluido.
Envía la solicitud de firma a tiempo
A veces no podemos evitar tener que enviar una solicitud de firma que es urgente. ¡Suele pasar! Pero siempre que puedas, asegúrate de enviar tus solicitudes de firma con anticipación. Déjate tiempo suficiente para cualquier tarea administrativa extra que necesites hacer por tu cuenta. Además, minimizará el estrés, ¿y quién no lo necesita?
Establece expectativas claras sobre cuándo necesitas que se firme el documento
No es agradable recibir una solicitud de firma y no saber cuánto tiempo tienes para revisar el contenido y firmar el documento. En la medida de lo posible, asegúrate de añadir una fecha límite clara a la solicitud de firma antes de enviarla. Esto le permitirá a todo el mundo estar en la misma página. La herramienta eSign de Smallpdf viene con una útil ventana de mensaje para que añadas tu propia nota personalizada. ¡Utilízala a tu conveniencia y anota una fecha límite!
Ofrece instrucciones claras con la solicitud de firma
Esto está relacionado con la fijación de una fecha límite para la solicitud de firma. Puedes utilizar la misma función en la herramienta eSign de Smallpdf para dejar cualquier instrucción para que el firmante siga antes de proceder con la firma. Por ejemplo, podrías recordarles revisar secciones específicas del documento, explicar en qué párrafos deben añadir sus iniciales o indicar dónde puede que necesiten agregar contenido, como sus nombres o fechas. Con eSign, puedes incluso mostrarles a los firmantes dónde quieres que firmen, para que no haya margen de error.
Asegúrate de tener la herramienta de firma electrónica adecuada
Si la herramienta que utilizas no es eficaz, puede que tu experiencia de firmado sea muy parecida. Asegúrate de invertir en la herramienta de firma electrónica adecuada y la experiencia general de todos los involucrados será mucho mejor. Da prioridad a que la herramienta que emplees cumpla con todos tus requerimientos, se ajuste a las normas de seguridad y protección y que pueda brindarte asistencia cuando más lo necesites.
Si estás buscando una herramienta segura de firma electrónica que sea fácil de usar tanto para ti como para tus firmantes, no busques más. Prueba la herramienta eSign de Smallpdf y empieza a firmar de inmediato.
Artículo adaptado y traducido por Mario.
