5 conseils pour obtenir une signature de manière efficace

Les signatures électroniques sont la clé de voûte des contrats dans tous les secteurs d'activité du monde ; elles sont donc essentielles au bon fonctionnement des entreprises, des établissements d'enseignement supérieur et d'autres organisations. C'est pourquoi il est essentiel d'obtenir toutes les signatures requises à temps et pour les bons documents. Nous avons rassemblé quelques conseils pour t'aider à demander des signatures numériques et électroniques de la meilleure façon possible.

Informe les signataires à l’avance

 

Il est peu probable qu’un signataire ouvre, et encore moins signe, un document dont il ne sait rien. Assure-toi d’informer le signataire à l’avance et de lui expliquer quel type de document il recevra et pourquoi il est important qu’il le signe : tu peux le prévenir par appel vidéo, e-mail, ou encore via Slack.

Indique au signataire l'objet du document à signer

 

Dans un monde marqué par les escroqueries par e-mail (des princes nigérians aux réinitialisations de mot de passe PayPal toujours plus convaincantes), les gens sont plus prudents que jamais avant d'ouvrir un e-mail, et encore plus avant de cliquer sur un lien qu'il contient. S'ils ne s'y attendent pas, les signataires seront peu enclins à ouvrir, et encore moins à signer, un document que tu leur envoies. Veille à informer le signataire du document que tu lui envoies et de la raison pour laquelle il doit le signer. Tu peux le prévenir par appel vidéo, par e-mail ou par message Slack, et les choses se passeront beaucoup plus facilement !

Envoie la demande de signature en temps voulu

 

Parfois, nous ne pouvons pas nous empêcher d'envoyer une demande de signature urgente. Cela arrive ! Mais dans la mesure du possible, veille à envoyer tes demandes de signature à l'avance. Laisse-toi suffisamment de temps pour t'occuper des tâches administratives supplémentaires que tu pourrais avoir à faire de ton côté. Tu éviteras ainsi beaucoup de stress, et tout le monde en a bien besoin.

Sois clair sur la date à laquelle tu veux que le document soit signé

 

Il n'est pas agréable de recevoir une demande de signature et de ne pas savoir combien de temps il reste pour examiner le contenu et signer le document. Dans la mesure du possible, veille à ajouter une date limite claire à la demande de signature avant de l'envoyer. Cela permettra à tout le monde d'être sur la même longueur d'onde. L'outil de signature électronique de Smallpdf est doté d'une fenêtre de message pratique qui te permet d'ajouter ta propre note personnalisée. Utilise-la à ton avantage et inscris-y la date limite !

Laisse des instructions claires avec la demande de signature

 

Ceci est étroitement lié à la fixation d'une date d'échéance pour une demande de signature. Tu peux utiliser la même fonction dans l'outil de signature Smallpdf pour laisser des instructions au signataire avant qu'il ne signe. Par exemple, tu peux lui rappeler de revoir des sections spécifiques du document, lui expliquer les paragraphes auxquels il doit ajouter ses initiales, ou lui signaler les parties du document qui nécessitent encore un contenu de sa part, comme des noms ou des dates. Avec Smallpdf, tu peux même montrer aux signataires l'endroit où tu veux qu'ils signent, pour qu'il n'y ait pas de place pour l'erreur.

Assure-toi d'avoir le bon outil de signature électronique

 

Si l'outil que tu utilises est inefficace, il y a de fortes chances pour que ton expérience de la signature soit la même. En investissant dans le bon outil de signature électronique, tu amélioreras l'expérience globale de la signature pour toutes les personnes concernées. Veille en priorité à ce que l'outil que tu utilises réponde à toutes tes exigences, soit conforme aux réglementations applicables en matière de sécurité et de sûreté, et puisse te fournir de l'aide lorsque tu en as le plus besoin.

Si tu es à la recherche d'un outil de signature électronique sécurisé et facile à utiliser pour toi et tes signataires, ne cherche pas plus loin. Découvre l'outil de signature électronique de Smallpdf et commence à signer dès maintenant.

Article traduit et adapté en français par Éloïse.