10 pasos para abandoner el papel

La oficina sin papel ha sido un concepto popular desde la introducción de los documentos en formatos electrónicos, como el PDF (Formato de Documento Portátil), el cual ha existido desde el principio de los 1990. Cuatro décadas más tarde, el PDF ha sido el estándar de la industria técnica por más de 20 años.

Aunque la oficina sin papel ha sido el objetivo tanto de las empresas y hogares, fue la pandemia del COVID-19 la que hizo que la oficina sin papel deje de ser un lujo para pasar a ser una necesidad. El mundo entero se vio obligado a sentar las bases necesarias y a impulsar realmente su aplicación. Lo que solía ser costoso y complicado de implementar se ha vuelto más fácil de hacer y ahorra costos a largo plazo. Este es nuestro consejo sobre como abandonar el papel.

Pasos para pasar del papel a lo digital

 

1. Establecer en la oficina una cultura sin papel

Los cambios vienen desde el interior. Cada esfuerzo por cambiar la manera en la que una empresa funciona empezará desde el interior y de arriba para abajo. Hacer la transición a un ambiente de trabajo sin papel puede ser retador, pero con una planeación e implementación cuidadosa, más las herramientas adecuadas, ciertamente es posible.

2. Establecer un equipo de capacitación

Dependiendo del tamaño de la organización, el equipo (o persona) de capacitación puede ser un recurso muy útil para apoyar el cambio y ofrecer consejos y capacitación. Serán los impulsores, los líderes, los oradores motivacionales y los mayores defensores de todo el proyecto. Abandonar el papel significa tener que digitalizar y tal vez incluso automatizar varios procesos de la empresa. Esto requerirá tener a la gente adecuada liderando con el ejemplo y entrenar a los empleados que no están muy familiarizados con la tecnología. Una oficina sin papel requiere el compromiso de cada empleado de hacer el cambio, lo que hace la capacitación una importante inversión inicial. El equipo de capacitación también sirve como fuente de retroalimentación. Pueden recopilar información de los usuarios finales y filtrar los puntos de mejora importantes o señalar cuándo las cosas no van según lo previsto para tomar medidas en el momento oportuno.

3. Comprobar el cumplimiento de la normativa

Antes de invertir en herramientas para digitalizar documentos, es una buena idea comprobar primero si alguna normativa de cumplimiento te obliga a conservar copias impresas de documentos con firma autógrafa durante un periodo determinado. Dependiendo del lugar del mundo en el que te encuentres, las firmas electrónicas suelen aceptarse en lugar de las firmas físicas, pero se recomienda consultar la legislación local sobre firmas y legalidad. Aunque se promueva el cambio a la oficina sin papel, es probable que haya requisitos de archivo que deban tenerse en cuenta durante algún tiempo.

4. Adoptar la facturación digital

Adoptar la facturación digital no solo hace que los procesos de negocios sean más fáciles, sino que ahorra costos. Algunos de los beneficios de digitalizar las facturas incluyen: Evitar comisiones por facturas extraviadas, olvidadas o perdidas.

Seguridad mejorada (la facturación en papel puede exponer a las empresas a robos).

• Ahorrar costos de envío por correo postal.
• Ahorrar tiempo en rastrear facturas.

5. Tener juntas sin papel

Cambiar el papel por plataformas digitales durante las reuniones puede parecer difícil al principio, pero definitivamente vale la pena. La documentación digital tiene muchos beneficios tanto para los organizadores como para los asistentes:

• Configurar agendas complejas en cuestión de minutos con poco esfuerzo.
• Todos los participantes se mantienen al tanto de los cambios de la agenda actual.
• Preparar y actualizar material en un entorno interactivo.
• Obtener toda la información de la junta por adelantado.
• Fácil colaboración durante la reunión.

Tener todas las notas de la junta fácilmente accesibles en formato digital de manera inmediata.

6. Tareas y notas sin papel

Hacer el cambio a las listas de tareas, notas y apuntes sin papel es fácil, sobre todo con la gran cantidad de programas inteligentes de gestión de documentos que hay en el mercado. La mayoría de las opciones también vienen con la posibilidad de colaborar y sincronizar con compañeros de equipo. Es menos probable que la información se pierda o destruya y puede compartirse más fácilmente con otras personas en poco tiempo.

7. Entorno de trabajo móvil

Incluso en un entono de trabajo sin papel, es probable que siga habiendo un poco de papel en el edificio. Esto se debe principalmente a que estamos en constante comunicación con vendedores externos, compañeros y clientes que aún no hacen el cambio a lo digital. La manera más proactiva de mitigar el uso de papel es equipar a los empleados con una vía móvil para digitalizar documentos que sea compatible con el entono sin papel de la empresa. La aplicación móvil de Smallpdf es una herramienta especialmente útil para escanear, editar, almacenar y compartir documentos sobre la marcha.

8. Firmas sin papel

Imprimir, firmar, escanear, enviar y almacenar contratos puede ser una de las tareas que más consumen tiempo en el trabajo. Una recopilación de estadísticas compartidas por Finances Online demuestra que obtener una firma tradicional toma en promedio cinco días, mientras que una firma electrónica toma solo 37 minutos. Mientras que los documentos electrónicos y su progreso son fáciles de rastrear, debido al tiempo que se necesita para obtener firmas tradicionales, es fácil olvidar solicitudes individuales y no darles seguimiento a todas las partes para tener todo listo en el plazo requerido.
La herramienta eSign de Smallpdf responde la necesidad de tener firmas electrónicas y digitales que sean fáciles y rápidas y cumplan con los requisitos de seguridad. La herramienta también incorpora una función de edición para añadir fechas y texto antes de firmar. Los usuarios también pueden solicitar hasta 100 firmas de terceras partes y monitorear el proceso de firmado dentro del software. Generalmente, las firmas digitales son ampliamente aceptadas, pero exhortamos a nuestros usuarios a revisar su legislación local con respecto a la legalidad de las firmas electrónicas.

_9. Invertir en un software PDF

Una vez que toda la documentación ha sido digitalizada, es importante comprender como editar, convertir y manipular diferentes tipos de archivo para mantener el nuevo ecosistema sin papel. Es aún más importante garantizar que todos los usuarios de la empresa puedan entender y utilizar fácilmente el nuevo software PDF para una aceptación cultural exitosa. A diferencia del pasado, el software PDF de la actualidad es ágil y amigable con el usuario. Los retos de soluciones costosas cuya implementación requería empresas de TI enteras han sido superados. Opciones como Smallpdf abren la puerta de software PDF fácil de usar para todo el mundo, sin importar el tamaño de tu empresa o tu cartera.

10. Proveer soluciones de reciclado en la oficina

Desafortunadamente, dejar de usar papel no ocurre de la noche a la mañana, por lo que una buena primera iniciativa es proveer soluciones sostenibles para el papel que todavía se utiliza o se necesita. Aunque esta no es una ruta directa del papel a lo digital, es un paso en la dirección correcta para promover una mentalidad sostenible entre los empleados mientras los cambios más grandes están en camino. También es útil no abrumar a los empleados con un cambio abrupto, sin presentarles la estrategia y ganar una aceptación cultural completa. Esperamos que estos pasos te ayuden con tu transición nueva, o en proceso, de un entorno de trabajo con papel a uno digital.

Mientras estás aquí, ¿por qué no empezar a firmar digitalmente? Con la herramienta eSign de Smallpdf, puedes firmar contratos y solicitar firmas con tan solo un par de clics.

Artículo adaptado y traducido por Mario.