10 etapas para eliminar o uso de papel

O escritório sem papelada tem sido um conceito popular desde a introdução de formatos de documentos eletrônicos, como o PDF (Portable Document Format), que existe desde o início dos anos 1990. Quatro décadas depois, o PDF tem sido o padrão técnico do setor por mais de 20 anos.

Embora o escritório sem papel tenha sido uma meta tanto para empresas quanto em casa, foi a pandemia da COVID-19 que fez com que o escritório sem papel deixasse de ser uma ideia e passasse a ser uma necessidade. O mundo inteiro foi forçado a estabelecer as bases tão necessárias e, de fato, levar adiante a implementação. O que costumava ser caro e complicado de implementar tornou-se muito mais fácil de fazer e economizar custos a longo prazo. Aqui estão os nossos conselhos sobre como deixar de usar o papel.

Etapas para passar do papel para o digital

 

1. Incorporar a eliminação do papel na cultura da empresa

 

A mudança vem de dentro. Todo esforço para mudar a maneira como uma empresa trabalha começa de dentro para fora e de cima para baixo. Mudar para um ambiente de trabalho sem papel pode ser um desafio, mas com um bom planejamento e implementação, além das ferramentas certas, certamente é possível.

2. Monte uma equipe de capacitada

 

Dependendo do tamanho da empresa, uma equipe capacitada - ou uma pessoa - pode ser um recurso muito útil para apoiar a mudança e oferecer orientação e treinamento. Eles serão os pioneiros, os líderes, os palestrantes motivacionais e os maiores defensores de todo o projeto. Deixar de usar papel significa ter que digitalizar e talvez até automatizar vários processos da empresa. Isso exigirá que as pessoas certas liderem pelo exemplo e treinem os funcionários que talvez não sejam tecnicamente experientes. Um escritório sem papel exige o comprometimento de todos os funcionários com a mudança, o que torna o treinamento um investimento inicial importante. A equipe de capacitação também serve como um ciclo de feedback. Eles podem coletar informações dos usuários finais e realmente filtrar pontos de melhoria importantes ou apontar quando as coisas não estão indo como planejado para tomar medidas no momento certo.

3. Verifique a regras de conformidade

 

Antes de investir em ferramentas para digitalizar documentos é uma boa ideia verificar primeiro se alguma norma de conformidade exige que você mantenha cópias impressas de documentos com assinatura física por um determinado período. Dependendo de onde você estiver as assinaturas eletrônicas são geralmente aceitas no lugar das assinaturas físicas, mas é recomendável verificar as leis locais sobre assinaturas e legalidade. Mesmo que a mudança para o escritório sem papel seja promovida, é provável que haja requisitos de arquivamento que devem ser considerados por algum tempo.

4. Mudando para faturamento sem papel

 

A mudança para o faturamento sem papel não apenas facilita os processos comerciais, mas também economiza custos. Alguns dos benefícios da digitalização de faturas incluem:

• Evitar taxas de atraso decorrentes de contas extraviadas, esquecidas ou perdidas
• Maior segurança (o faturamento em papel pode deixar as empresas vulneráveis a roubos)
• Economia de custos com postagem e correio
• Economia de tempo na procura e localização de faturas

5. Faça reuniões sem papéis

 

Mudar do papel para plataformas digitais durante as reuniões pode parecer difícil no início, mas definitivamente vale a pena. Documentar digitalmente traz muitos benefícios tanto para o organizador da reunião quanto para os participantes: Configurar agendas complexas em minutos e com pouco esforço.

• Todos os participantes ficam atualizados sobre as alterações na agenda.
• Preparar e atualizar o material em um ambiente interativo.
• Obter todas as informações da reunião antecipadamente.
• Colaboração fácil durante a reunião.
• Tenha todas as anotações facilmente acessíveis em formato digital de forma imediata.

6. Tarefas e memorandos sem papel

 

Mudar para listas de tarefas, memorandos e anotações sem papel é fácil, especialmente com uma série de softwares inteligentes de gerenciamento de documentos no mercado. A maioria das opções também oferece a possibilidade de colaboração e sincronização com colegas de equipe. É menos provável que as informações sejam perdidas ou destruídas e podem ser compartilhadas mais facilmente com outras pessoas em um curto espaço de tempo.

7. Ambiente de trabalho que prioriza a mobilidade

 

Mesmo em um ambiente de escritório totalmente sem papel, é provável que haja ainda alguns documentos físicos. Isso se deve, principalmente, ao fato de estarmos em constante comunicação com fornecedores, parceiros e clientes externos que ainda não adotaram o sistema sem papel. A melhor e mais proativa maneira de reduzir esse uso de papel é equipar os funcionários com um meio móvel para digitalizar documentos compatíveis com o ambiente sem papel da empresa. O aplicativo móvel do Smallpdf é uma ferramenta especialmente útil para digitalizar, editar, armazenar e compartilhar documentos de qualquer lugar.

8. Assinaturas sem papel

 

Imprimir, assinar, digitalizar, enviar e armazenar contratos pode ser uma das tarefas que mais consomem tempo no trabalho. Uma compilação de estatísticas compartilhada pela Finances Online mostra que são necessários, em média, cinco dias para obter uma assinatura tradicional, enquanto uma assinatura eletrônica leva apenas 37 minutos. Embora os documentos eletrônicos sejam fáceis de acompanhar e seu progresso possa ser literalmente monitorado, devido ao tempo de retorno das assinaturas tradicionais, é fácil esquecer as solicitações individuais e não fazer o acompanhamento para deixar tudo pronto dentro dos prazos exigidos.

A ferramenta eSign do Smallpdf atende à necessidade de assinaturas eletrônicas e digitais de forma rápida e fácil e que estão dentro dos requisitos de segurança. A ferramenta também incorpora uma função de edição para adicionar datas e texto antes da assinatura. Os usuários também podem solicitar até 100 assinaturas de terceiros e acompanhar o processo de assinatura a partir do software. Em geral, as assinaturas digitais são amplamente aceitas, mas recomendamos que os usuários verifiquem as leis locais em relação à legalidade das assinaturas eletrônicas.

9. Investir em software de PDF

 

Depois que toda a documentação tiver sido digitalizada, é importante entender como editar, converter e manipular diferentes tipos de arquivos para manter o novo ecossistema sem papel. É ainda mais importante garantir que todos os usuários da empresa possam entender e usar facilmente o novo software de PDF para obter a adesão total da empresa. Diferentemente do que acontecia antes, os softwares de PDF hoje em dia são ágeis e fáceis de usar. Os desafios das soluções mais custosas que exigem a implementação de empresas inteiras de TI foram eliminados. Opções como o Smallpdf abrem as portas para um software de PDF acessível e fácil de usar para todos, independentemente do tamanho de sua empresa ou de seus bolsos.

10. Fornecer soluções de reciclagem no escritório

 

Infelizmente, parar de utilizar o papel é um processo que não acontece da noite para o dia, portanto, uma boa primeira iniciativa é oferecer soluções sustentáveis para o papel que ainda é usado ou necessário. Embora esse não seja um caminho direto do papel para o digital, é um passo na direção certa para incentivar uma mentalidade sustentável entre os funcionários enquanto mudanças maiores estão em andamento. Também é útil não sobrecarregar os funcionários com uma mudança rápida, mas sim apresentar a estratégia e obter a adesão cultural de todos.

Esperamos que essas etapas te ajudem na sua transformação, seja nova ou em andamento, de um ambiente de escritório com papel para um ambiente digital.

Já que você está aqui, por que não começar com as assinaturas sem papel? Com a ferramenta eSign do Smallpdf, você pode assinar contratos e solicitar assinaturas com apenas alguns cliques!

Traduzido e adaptado para o português por Ariane.