10 step per eliminare la carta

L’ufficio senza carta è un concetto che ha goduto di popolarità fin dagli albori dei documenti in formato elettronico come il PDF (Portable Document Format), che esiste sin dall’inizio degli anni ‘90. Più di tre decenni più tardi, possiamo dire che il PDF si è affermato come lo standard tecnico di settore da più di 10 anni.

Anche se l’ufficio senza carta è da tempo un obiettivo sia delle aziende che dei privati, è stata la pandemia di COVID-19 a farlo diventare una necessità, piuttosto che un semplice optional. Se in passato le misure da implementare in questo senso erano complicate e costose, ora la transizione è diventata molto più semplice e, nel lungo periodo, porta ad una riduzione dei costi. Qui di seguito riportiamo i nostri consigli per passare ad un ufficio senza carta.

Gli step per passare dal cartaceo al digitale

 

1. L’obiettivo di eliminare la carta deve rientrare nella cultura aziendale

I cambiamenti vengono da dentro. Qualsiasi sforzo per cambiare il modo in cui un’azienda funziona deve avvenire al suo interno e imporsi dal basso verso l’alto. Passare a un ambiente di lavoro senza carta può essere una sfida, ma con una pianificazione e un’implementazione attente e con i giusti strumenti, è fattibile.

2. Crea un team di supporto

Un team o anche una sola persona di supporto, a seconda di quanto è grande la tua organizzazione, può essere una risorsa molto utile per veicolare il cambiamento e offrire consigli e formazione. Eliminare la carta significa dover digitalizzare e a volte magari anche automatizzare molte procedure in azienda. Per fare questo è importante avere persone che diano l’esempio e che formino i dipendenti meno avvezzi alle nuove tecnologie. Un ufficio senza carta richiede che ciascun dipendente si impegni a cambiare; investire in formazione a monte è dunque importante.

3. Verifica quali sono i requisiti di legge

Prima di investire in tool per la digitalizzazione dei documenti, è bene controllare se esistono normative che impongono di conservare una copia cartacea dei documenti con una firma autografa per un certo periodo di tempo. Dipende da dove ti trovi nel mondo: in generale le firme elettroniche dovrebbero essere valide tanto quanto quelle autografe su documenti cartacei, ma ti consigliamo di controllare le leggi in vigore nel tuo paese in materia di firme e validità legale.

4. Passa alla fatturazione senza carta

Passare alla fatturazione senza carta semplifica i flussi di lavoro e riduce i costi. La digitalizzazione delle fattura porta diversi benefici, tra cui:

• Si evitano more e spese causate da fatture archiviate male, dimenticate o perse
• Maggiore protezione (le fatture cartacee possono esporre le aziende al rischio di furto)
• Si risparmia sui costi di spedizione e legati alla posta tradizionale
• Si risparmia tempo, dato che è più facile recuperare le fatture archiviate

5. Organizza riunioni senza carta

Organizzare riunioni usando piattaforme digitali al posto della carta può sembrare difficile all’inizio, ma ne vale sicuramente la pena. I documenti digitali presentano molti vantaggi sia per chi organizza una riunione sia per chi partecipa, come ad esempio:

• Si può creare un ordine del giorno complesso in pochi minuti
• Tutti i partecipanti vengono aggiornati in tempo reale sui cambiamenti dell’ordine del giorno
• Si possono preparare e aggiornare i materiali in un ambiente interattivo
• Si possono inviare tutte le informazioni riguardanti la riunione in anticipo
• Gli appunti in formato digitale sono facilmente accessibili

6. Promemoria e liste di cose da fare senza carta

Passare a liste di cose da fare, promemoria e appunti digitali è facile, in particolar modo se ci si affida a software per la gestione dei documenti validi, che abbondano sul mercato. La maggior parte di essi danno anche la possibilità di collaborare e di sincronizzarsi con i colleghi.

7. Un ambiente di lavoro che dà priorità al mobile

Anche in un ambiente di lavoro completamente paperless, è possibile che si debba consumare comunque una certa quantità di carta. Questo accade perché si è comunque costantemente in contatto con l’esterno, con fornitori, partner o clienti che ancora non hanno eliminato la carta. Il modo migliore e più produttivo di affrontare questo problema è dare ai dipendenti uno strumento per digitalizzare documenti compatibile con il loro ambiente di lavoro, dove non si utilizza carta. L’app mobile di Smallpdf è uno strumento particolarmente utile per scannerizzare, modificare, archiviare e condividere documenti, anche quando ci si trova in giro.

8. Firme senza carta

Stampare, firmare, scansionare, inviare e archiviare contratti è forse una delle attività che ruba più tempo sul posto di lavoro. Una serie di statistiche condivise da Finances Online dimostra che per ottenere una firma tradizionale sono necessari, in media, cinque giorni, mentre per una firma elettronica ci vogliono solo 37 minuti.

Il tool per la firma di PDF di Smallpdf offre la possibilità di apporre firme elettroniche e digitali in modo semplice e rapido, rispettando i requisiti necessari dal punto di vista della sicurezza. Questo tool offre anche una funzione che permette di modificare i documenti, aggiungendo date e testo prima di inserire la propria firma. Gli utenti possono anche richiedere fino a 100 firme ad altri e tenere traccia delle firme apposte all’interno del software. Le firme digitali sono di norma ampiamente accettate, ti consigliamo però di controllare le normative del tuo paese in merito alle firme elettroniche e alla loro validità legale.

9. Investi in un software per PDF

Una volta che tutti i tuoi documenti saranno in versione digitale, è importante che tu sappia come modificare, convertire e gestire i diversi tipi di file, così da mantenere il nuovo ambiente di lavoro privo di carta. Affinché questo cambiamento venga adottato pienamente a livello aziendale, è ancora più importante, inoltre, assicurarsi che tutti i dipendenti all’interno dell’azienda possano facilmente comprendere e utilizzare il nuovo software per PDF. In passato, acquistare e implementare software per PDF era costoso, ma ora esistono opzioni agili e user-friendly, come Smallpdf, che sono economiche e non richiedono una particolare formazione per essere utilizzate.

10. Offri la possibilità di riciclare in ufficio

Purtroppo l’eliminazione della carta non avviene da un giorno all’altro, quindi all’inizio è bene fornire soluzioni sostenibili per la carta che è ancora in uso ed è ancora necessaria. Anche se in questo modo non si passa direttamente dalla carta al digitale, si tratta di uno step nella giusta direzione per incoraggiare i dipendenti a pensare in maniera ecosostenibile, mentre la transizione al digitale è ancora in corso.

Speriamo che seguire questi consigli possa aiutarti nella transizione dal cartaceo al digitale all'interno del tuo ambiente di lavoro.

Già che ci sei, perché non iniziare dalle firme senza carta? Con il tool per la firma di PDF di Smallpdf, ti basteranno un paio di click per firmare contratti e richiedere firme. Provalo!

Articolo tradotto e adattato in italiano da Giuliana