Ein Leitfaden zur Auswahl der richtigen PDF- und E-Unterschrift-Software für dein Unternehmen

In der Geschäftswelt vollzieht sich ein rasanter Wandel hin zu einer papierlosen Umgebung, beschleunigt durch zunehmende Umweltbedenken und eine globale Bewegung hin zur Telearbeit. Auch wenn PDF-Software und Tools für elektronische Unterschriften eine unschätzbare Infrastruktur für Unternehmen bieten können, um auf digitales Dokumentenmanagement umzusteigen, ist es wichtig, dies strategisch zu tun, um dir die richtigen PDF-Tools für dein Unternehmen zu sichern.

Schritt 1: Finde heraus, welche PDF-Tools dein Unternehmen braucht

 

Bevor du in PDF-Tools oder E-Unterschriften-Software für dein Unternehmen investierst, ist es wirklich wichtig, dass du dich mit deinem Team absprichst, um herauszufinden, was sie von einer Dokumentenmanagement-Software erwarten und benötigen.

Vielleicht ist dein Unternehmen im Immobilienbereich tätig und dein Hauptanliegen als Manager ist es, sichere digitale Unterschriften- und Dokumentenfreigabefunktionen zu implementieren, damit du Geschäfte schneller abschließen kannst? Oder vielleicht bist du eine Design-Agentur, die eine einfache Komprimierungssoftware benötigt, um Dateien einfacher speichern und teilen zu können?

Dies könnten deine Kernbedürfnisse sein, wenn du den Traum vom papierlosen Büro verfolgst, aber dein Team, die Leute, die jeden Tag in der Praxis arbeiten, werden dein bester Ratgeber sein, wenn es darum geht, herauszufinden, was dein Unternehmen wirklich von einer Dokumentenmanagement-Software benötigt.

Sarah aus der Marketingabteilung muss vielleicht Dokumente von PDF in Word konvertieren, damit sie diesen Blogbeitrag noch heute veröffentlichen kann. Melih, dein leistungsstärkster Vertriebsmitarbeiter, möchte unbedingt PDF-Dateien schnell aufteilen und zusammenfügen können, damit er maßgeschneiderte Angebote an heiße Leads verschicken kann, bevor sie kalt werden. Und Sabine aus der Buchhaltung? Sie ist es leid, gesperrte PDFs neu zu erstellen und wünscht sich insgeheim, dass es einen einfachen PDF-Editor gäbe.

Dein Team ist eine unglaubliche Ressource, um herauszufinden, welche Art von Dokumentenmanagement-Software dein Unternehmen braucht. Schicke ihnen allen eine Mail, pinge sie in Slack an oder führe eine anonyme Umfrage durch, um ihre Erkenntnisse über die Art von PDF-Tools zu sammeln, die sie brauchen, um besser - und schneller - arbeiten zu können.

Top-Tipp: Notiere dir alle diese PDF-Tools irgendwo, damit du eine Liste der Anforderungen zur Hand hast, wenn du anfängst, Software-Optionen zu recherchieren.

Schritt 2: Finde heraus, wie viele Lizenzen du brauchst

 

Herauszufinden, wie viele Softwarelizenzen du brauchst, wird eine viel schnellere Übung sein, als herauszufinden, welche PDF-Tools dein Team braucht, damit dein Unternehmen effektiv arbeiten kann. Das hängt ganz von dir und deinem Unternehmen ab, aber Geschäftsinhaber und Manager entscheiden sich in der Regel für eine der folgenden Optionen:

• Softwarelizenzen für die gesamte Mitarbeiterzahl.
• Softwarelizenzen nur für die Mitarbeiter, die die Software benötigen, um zu funktionieren.
• Die minimal benötigte Software für das Team, plus ein paar weitere Lizenzen, die man später nach Bedarf zuweisen kann.

Denke daran, dass die meisten Softwareanbieter, die ihr Geld wert sind, flexible Lizenzierungsoptionen anbieten, sodass du deinen Softwareplan einfach erweitern kannst, wenn dein Team wächst.

Schritt 3: Setze Ausgabenparameter mit einem Budget

 

Frag irgendjemanden in der Buchhaltung und du wirst herausfinden, wie wichtig ein Budget für die Führung eines erfolgreichen Unternehmens ist. Bevor du dich auf ein Budget festlegst, möchtest du vielleicht erst einmal prüfen, welche Preisoptionen es für PDF- und E-Unterschriften-Software für Unternehmen und Teams gibt. Berechne einen Durchschnittspreis basierend auf deiner schnellen Einschätzung und entscheide, ob du damit zufrieden bist oder lieber weniger oder sogar mehr zahlen möchtest.

Einige Preisstrukturen, auf die du stoßen wirst, könnten wie folgt aussehen:

• Preis pro Nutzer, pro Monat.
• Preis pro Nutzer, pro Jahr.
• Preis pro Team, pro Monat.
• Preis pro Team, pro Jahr.

Entscheide dann, wie du für eine solche Software bezahlen möchtest. Du könntest einen besseren Preis bekommen, wenn du ein Jahresabo abschließt, aber das ist eine Verpflichtung, die du vielleicht nicht eingehen willst. In diesem Fall könnte ein monatliches Abonnement die bessere Option für dein Unternehmen sein, auch wenn du einen etwas höheren Beitrag zahlst, damit du dich mit der Software vertraut machen kannst und entscheiden kannst, ob es diese längerfristige Verpflichtung wert ist.

Schritt 4: Nutze die Größe deines Teams, um von Vorzugspreisen zu profitieren

 

Vielleicht machst du dir Sorgen, dass die Lizenzierung von PDF- oder E-Unterschriften-Software für dein gesamtes Unternehmen das Budget sprengen wird, aber das muss nicht sein. Hinter jedem Unternehmen stehen Menschen und die sind in der Regel bereit, mit Kunden zu verhandeln, um ihnen ein gutes Angebot zu machen, wenn sie sich für ihr Produkt entscheiden. Anstatt dich vor den Kosten zu fürchten, solltest du die Größe deines Teams nutzen, um einem potenziellen Softwareanbieter zu zeigen, welche Art von Geschäft du vorhast und ihn fragen, was er tun kann, um es ein dir wenig einfacher zu machen, dein ganzes Unternehmen an Bord zu holen.

Schritt 5: Stelle Fragen über die PDF & E-Unterschriften Software

 

Wenn du dein Team oder dein Unternehmen für eine PDF- oder E-Unterschriften-Software anmeldest, wirst du sicherlich einige detaillierte Fragen haben, die vielleicht nicht in den FAQ auf der Website beantwortet werden. Es ist dein gutes Recht, mit einem Vertriebsmitarbeiter oder einem Kundenbetreuer zu sprechen, der dir alle Fragen beantworten kann und dir hilft, die bestmögliche Entscheidung über den Kauf einer Dokumentenmanagement-Software zu treffen.

Hier ist eine Liste der richtigen Fragen, die du stellen solltest, um den Anfang zu machen...

Frage 1: Welche Art von Sicherheitsfunktionen bieten Sie an?

Im papierlosen Büro ist Sicherheit das A und O. Stelle sicher, dass deine Informationen und Dokumente bei deinem Software-Anbieter sicher sind und dass niemand ohne die richtige Berechtigung Zugang hat, deine Dokumente zu löschen oder zu manipulieren. Hier sind einige praktische Sicherheitsfunktionen, die eine Dokumentenmanagement-Software bieten sollte:

DSGVO-Konformität: DSGVO (oder Datenschutzgrundverordnung) ist ein Gesetz der Europäischen Union (EU) zum Schutz der Privatsphäre und des Datenschutzes in der EU und dem EWR.

CCPA-Konformität: CCPA (oder The California Consumer Privacy Act) funktioniert ähnlich wie DSGVO, aber es ist dazu da, sowohl den Verbraucher als auch seine Datenschutzrechte zu schützen. CCPA ist für Menschen gedacht, die in Kalifornien in den USA leben.

ISO/IEC 27001 Akkreditierung: ISO/IEC 27001 ist benannt nach seiner mitausgebenden Organisation, der International Organization for Standardization (Oder: Internationale Organisation für Normung). Der internationale Standard wurde 2013 veröffentlicht und umreißt Best Practices für Organisationen, um die Informationssicherheit über Menschen, Prozesse und Technologie zu verwalten.

SSL-Verschlüsselung: Die SSL-Verschlüsselung (Secure Sockets Layer) ist ein spezielles Protokoll für Internetserver und -browser, um übertragene Informationen zu verschlüsseln, zu entschlüsseln und zu authentifizieren.

Digitale Unterschriften (Digitale Signaturen) : Digitale Signaturen sind in der Geschäftswelt sehr nützlich, da sie ein höheres Maß an Sicherheit (durch Authentifizierung) bieten als elektronische Unterschriften. Hinweis: Sowohl elektronische Unterschriften als auch digitale Unterschriften sind rechtlich bindend. Überprüfe die Gesetze deines Landes, um herauszufinden, welche Regelungen für digitale und elektronische Unterschriften gelten.

Digitales Siegel: Ein digitales Siegel oder eine fortgeschrittene elektronische Signatur (AES) enthält einen Zeitstempel der Long Term Validation (LTV). Dies hilft den Benutzern, den Zeitstempel jeder Unterschrift zu authentifizieren und Dokumente, die manipuliert wurden, für ungültig zu erklären.

Frage 2: Welche Art von Kundensupport steht mir und meinem Team zur Verfügung? Einige Softwareunternehmen bieten Kundensupport per E-Mail, Telefon oder Chatbot an. Das mag für einen einzelnen Benutzer angemessen sein, aber als Geschäftsinhaber oder Manager willst du wahrscheinlich vorrangig Unterstützung von Leuten, die deine geschäftlichen Bedürfnisse kennen und verstehen. Finde heraus, welche Art von Support für Accounts mit mehreren Lizenzen angeboten wird und wie dieser Kommunikationskanal aussehen wird.

Frage 3: Welche Vorzugspreise und Zahlungsoptionen gibt es? Auch hier hast du die Möglichkeit, bessere Preise für dein Unternehmen auszuhandeln, wenn du nach einer Massenlizenzierung suchst. Frage immer nach, wie diese Preisoptionen aussehen und ob du als größerer Geschäftskunde Zugang zu individuellen Zahlungsoptionen hast, wie z.B. jährliche statt monatliche Zahlungen oder digitale Rechnungen anstelle von Lastschriftverfahren. Das sind Fragen, die es wert sind, gestellt zu werden.

Frage 4: Gibt es Schulungen oder On-Boarding Services? Niemand möchte eine Dokumentenmanagement- oder E-Unterschriften-Software für sein Unternehmen kaufen und nicht das Beste daraus machen. Viele Anbieter bieten diese Art von Service nicht an, aber es gibt ein paar, die es tun. In der Regel handelt es sich dabei um ein kostenloses Angebot, das neuen Anwendern dabei helfen soll, sich schnell an ihre neuen Tools zu gewöhnen, damit das Unternehmen so schnell wie möglich eine Rendite aus dieser Investition erzielen kann.

Frage 5: Ist meinem Account ein Customer Success Manager zugewiesen? Ein Customer Success Manager kann eine wunderbare Bereicherung für ein Team sein, nicht nur, wenn es darum geht, ihnen bei der Navigation durch eine neue Software zu helfen, sondern auch, wenn es darum geht, die richtigen Lösungen für komplexe und menschliche Probleme zu finden. Ein Customer Success Manager sollte ein Partner für dein Unternehmen sein, der den langen Weg mit dir bestreitet. So einen findest du vielleicht nicht bei jedem Softwareanbieter, aber es lohnt sich auf jeden Fall, darauf zu achten.

5 schnelle Tipps für den Kauf von PDF & E-Unterschriften Software für dein Unternehmen

 

Wenn es darum geht, in eine Dokumentenmanagement-Software für dein Unternehmen zu investieren, solltest du immer mit deinem Team beginnen und dich an diese fünf praktischen Tipps zur Auswahl der richtigen Software für dein Unternehmen erinnern:

1. Recherchiere, welche Art von PDF-Tools dein Team benötigt.
2. Berechne die Anzahl der Softwarelizenzen, die du brauchst.
3. Erstelle ein Budget für die Software, die du kaufen möchtest.
4. Versuche, basierend auf der Größe deines Teams bessere Preise auszuhandeln.
5. Stelle die richtigen Fragen über die PDF- oder E-Unterschriften-Software, bevor du dich anmeldest.

Wir hoffen, dass dieser Artikel dich in die Lage versetzt hat, eine fundierte Entscheidung zu treffen, wenn es darum geht, in eine PDF- oder E-Unterschriften-Software für dein Unternehmen oder dein Team zu investieren. Wenn du Smallpdf für Unternehmen auf die Probe stellen möchtest, melde dein Unternehmen für einen Team- oder Business-Plan an oder registriere dich noch heute für eine kostenlose Testversion und erlebe die Welt der Premium-PDF-Software - und zwar kostenlos!

Übersetzt und ins Deutsche adaptiert von Anna