Panduan Memilih Perangkat Lunak PDF & Penandatanganan Elektronik yang Tepat Untuk Bisnis Kamu

Bisnis mulai beralih dengan cepat ke lingkungan kantor tanpa kertas, semakin cepat karena kekhawatiran yang semakin bertambah tentang lingkungan dan peralihan global ke arah bekerja jarak jauh dan hybrid. Walaupun perangkat lunak penandatanganan elektronik dapat menyediakan infrastruktur berharga untuk bisnis beralih ke manajemen dokumen digital, penting untuk melakukannya secara strategis demi memilih alat PDF yang tepat untuk bisnis kamu dan memungkinkan implementasi yang berkelanjutan.

Langkah Pertama: Cari Tahu Alat PDF yang Cocok untuk Bisnis Kamu

 

Sebelum berinvestasi untuk perangkat lunak PDF atau penandatanganan elektronik apapun demi kebutuhan bisnis, penting untuk berkonsultasi dengan tim kamu untuk menentukan apa yang mereka butuhkan dan inginkan dari perangkat lunak manajemen dokumen.

Contoh bila bisnis kamu bergerak di bidang real estat, kekhawatiran terbesar kamu sebagai seorang manajer adalah untuk mengimplementasikan penandatanganan digital yang aman dan kemampuan pembagian dokumen untuk membantu kamu menyelesaikan transaksi yang lebih cepat. Atau mungkin kamu adalah agensi desain yang membutuhkan perangkat lunak kompresi sederhana untuk penyimpanan dan pembagian file yang lebih mudah?

Hal-hal tersebut mungkin merupakan kebutuhan utama saat kamu mengejar impian kantor tanpa kertas, tetapi tim kamu, orang-orang yang turun ke lapangan langsung, akan menjadi panduan terbaik saat kamu memperbaiki apa yang benar-benar dibutuhkan bisnis kamu dari perangkat lunak manajemen dokumen.

Sarah di pemasaran mungkin perlu mengubah dokumen PDF ke Word sehingga dia bisa mengepos blog hari ini. James, perwakilan penjualan terbaik kamu, sangat butuh untuk membagikan dan menggabungkan file PDF dengan cepat, sehingga ia dapat menyelesaikan proposal khusus tepat waktu. Sedangkan Aliah di akuntansi? Dia lelah harus terus membuat ulang PDF yang terkunci dan diam-diam berharap ada pengedit PDF sederhana di luar sana.

Tim kamu adalah sumber daya yang luar biasa untuk mencari tahu jenis perangkat lunak manajemen dokumen apa yang dibutuhkan bisnis kamu. Kirimi mereka semua email, ping mereka di Slack, atau buat survei anonim untuk mengumpulkan pendapat mereka tentang alat PDF yang mereka butuhkan agar dapat bekerja dengan lebih baik — dan lebih cepat. Yang lebih baik lagi: Adakan pertemuan dengan mereka. Ciptakan kesadaran untuk rencana kamu dan minta mereka mengidentifikasi masalah, kesusahan, dan keinginan mereka.

Tips berguna: Kumpulkan semua alat PDF yang dibutuhkan, sehingga kamu memiliki daftar kebutuhan saat mulai memilah pilihan perangkat lunak.

Langkah Kedua: Taksir Jumlah Lisensi yang Kamu Butuhkan

 

Menaksir jumlah lisensi perangkat lunak yang mungkin kamu butuhkan akan lebih cepat daripada mengumpulkan alat PDF yang dibutuhkan untuk menjalankan bisnis dengan efektif. Jumlah lisensi sepenuhnya tergantung pada bisnis dan kebutuhan tim kamu, namun kebanyakan pemilik bisnis dan manajer mengikuti salah satu dari opsi berikut:

• Membeli lisensi perangkat lunak sesuai jumlah orang
• Membeli lisensi perangkat lunak hanya untuk mereka yang benar-benar akan menggunakan perangkat lunak tersebut
• Membeli lisensi sesuai jumlah minimum yang dibutuhkan untuk tim dan beberapa cadangan untuk dibagikan sesuai kebutuhan

Ingat kebanyakan penyedia perangkat lunak biasanya menawarkan opsi lisensi yang fleksibel, sehingga kamu dapat memperbarui paket perangkat lunak kamu dengan mudah saat tim kamu berkembang. Kamu juga bisa mendapatkan harga yang lebih baik dengan membeli lisensi yang lebih banyak, oleh karena itu dapatkan penawaran berdasarkan kondisi kamu.

Langkah Ketiga: Tentukan Batas Anggarannya

 

Tanyakan kepada siapa pun di bidang akuntansi dan kamu akan mengetahui betapa pentingnya anggaran untuk menjalankan bisnis yang sukses. Pertama-tama kamu mungkin ingin memeriksa opsi harga apa yang ada di luar sana untuk pdf dan perangkat lunak e-signing untuk bisnis dan tim sebelum kamu memakukan anggaran. Kerjakan harga rata-rata berdasarkan penilaian kamu dan putuskan apa kamu senang dengan itu atau lebih suka membayar lebih sedikit, atau bahkan lebih.

Struktur harga standar yang dapat kamu temukan adalah sebagai berikut:

• Harga per pengguna, per bulan
• Harga per pengguna, per tahun
• Harga per tim, per bulan
• Harga per tim, per tahun

Kemudian putuskan bagaimana kamu ingin membayar untuk perangkat lunak tersebut. Kamu mungkin akan mendapatkan harga yang lebih baik jika mendaftar untuk berlangganan tahunan, tetapi mungkin kamu belum siap dengan komitmen seperti itu. Apabila kamu tidak yakin dengan kompatibilitas perangkat lunak dengan kebutuhan bisnis kamu atau mungkin akan ada potensi perubahan di operasi kamu, berlangganan bulanan bisa lebih fleksibel. Selain itu, dengan memilih berlangganan bulanan dapat membantu kamu untuk mencoba performa perangkat lunak tersebut dan memutuskan apakah itu sepadan dengan komitmen jangka panjang. Hampir semua alat menawarkan penawaran percobaan. Gunakan mereka! Tes sistem mereka hingga batasnya dan bandingkan dengan kebutuhan kamu. Pastikan

Langkah Keempat: Gunakan Ukuran Tim Kamu Sebagai Patokan Harga

 

Kamu mungkin khawatir anggaran kamu bisa membludak dengan mendapatkan lisensi perangkat lunak PDF atau penandatanganan elektronik untuk seluruh tim kamu, namun tidak seharusnya demikian. Terdapat orang-orang di balik setiap bisnis yang biasanya terbuka untuk menyamakan kedudukan dengan pelanggan untuk menemukan mereka banyak jika mereka akan mendaftar untuk produk mereka. Alih-alih takut biayanya membludak, gunakan ukuran tim kamu sebagai patokan kepada calon penyedia perangkat lunak bisnis seperti apa yang kamu rencanakan. Tanyakan kepada mereka cara membuka jalan menuju hubungan bisnis yang sukses antara keduanya.

Langkah Kelima: Tanyakan Pertanyaan Mengenai Perangkat Lunak PDF & E-sign

 

Apabila kamu mendaftarkan tim atau bisnis kamu untuk perangkat lunak PDF atau penandatanganan elektronik, kamu pasti akan memiliki beberapa pertanyaan mendetail yang mungkin tidak mereka bahas di FAQ mereka. Kamu memiliki hak untuk menanyakannya ke seseorang, seperti perwakilan penjualan, atau customer success manager, yang dapat menawarkan wawasan tentang fitur perangkat lunak, pilihan penyesuaian, kompatibilitas, dan demonstrasi, memungkinkan pengambilan keputusan berdasarkan informasi yang sesuai dengan kebutuhan tim atau bisnis. Meskipun banyak pertanyaan muncul dari interaksi kamu dengan tim dan pengujian solusi kamu, berikut beberapa pertanyaan untuk ditanyakan dan membantu kamu memulai…

Pertanyaan Pertama: Fitur Keamanan Standar Apa Yang Termasuk?

Di kantor tanpa kertas, keamanan adalah raja. Pastikan keamanan informasi dan dokumen kamu dengan penyedia perangkat lunak dan tidak ada orang tanpa otoritas yang memiliki akses untuk menghapus atau mengutak-atik dokumen kamu. Berikut adalah beberapa fitur keamanan yang harus dimiliki perangkat lunak manajemen dokumen:

Kepatuhan GDPR: GDPR (atau General Data Protection Regulation) merupakan undang-undang Uni Eropa (UE) yang mencakup perlindungan dan privasi data di wilayah UE dan Wilayah Ekonomi Eropa (EEA).

Kepatuhan CCPA: CCPA (atau California Consumer Privacy Act) sangat mirip dengan GDPR, namun melindungi konsumen serta hak privasi mereka. Undang-undang ini ditujukan untuk orang-orang yang tinggal di California, Amerika Serikat.

Akreditasi ISO 27001: ISO 27001 dinamakan berdasarkan organisasi yang mengeluarkannya, The International Organization for Standardization. Standar tersebut dirilis pada tahun 2013 dan menguraikan praktik terbaik bagi organisasi untuk mengelola keamanan informasi melalui orang, proses, dan teknologi.

Enkripsi SSL: Enkripsi TLS atau Transport Layer Security Encryption merupakan protokol khusus bagi server internet dan browser untuk mengenkripsi, mendekripsi, dan mengautentikasi pertukaran informasi. Ia merupakan penerus SSL (Secure Sockets Layer).

Tanda Tangan Digital: Penandatanganan digital sangatlah berguna ketika menandatangani dokumen, karena ia menambahkan lapisan keamanan tambahan melalui autentikasi yang tidak dimiliki penandatanganan elektronik biasa. Catatan: Baik penandatanganan elektronik dan digital sama-sama mengikat secara hukum. Cek hukum dan peraturan setempat di negara kamu terkait dengan penandatanganan digital dan elektronik.

Segel Digital: Tanda Tangan Elektronik Lanjutan (AES) atau segel digital mencakup stempel waktu Validasi Jangka Panjang (LTV). Ini membantu pengguna dalam mengautentikasi stempel waktu dari setiap tanda tangan dan membatalkan dokumen yang telah diutak-atik.

Pertanyaan Kedua: Tingkat Bantuan Pelanggan Seperti Apa Yang Ditawarkan Bagi Saya & Tim Saya?

Bantuan pelanggan yang ditawarkan beberapa perusahaan perangkat lunak biasanya dalam bentuk email, telepon, atau chatbot. Mungkin cocok untuk pengguna perseorangan, tetapi sebagai pemilik atau manajer bisnis, kamu mungkin ingin diprioritaskan dalam bantuan dari orang-orang yang tahu — dan memahami — kebutuhan bisnis kamu. Cari tahu jenis bantuan yang ditawarkan untuk akun dengan beberapa lisensi dan seperti apa saluran komunikasinya.

Pertanyaan Ketiga: Apakah Saya Bisa Mendapatkan Harga Yang Lebih Baik?

Kamu memiliki kesempatan untuk menegosiasikan harga yang lebih baik untuk bisnis kamu bila kamu ingin berlangganan paket multi-pengguna. Selalu tanyakan opsi pembayaran dan paket yang lebih sesuai untuk kamu dan bisnismu, seperti pembayaran tahunan sebagai ganti pembayaran bulanan, atau faktur elektronik sebagai ganti pendebetan langsung dari akun kamu. Pertanyaan-pertanyaan tersebut patut ditanyakan.

Bernegosiasi akan lebih mudah untuk lisensi dalam jumlah banyak dan meminta opsi pembayaran custom seperti tahunan atau dengan invoice digital untuk bisnis yang skalanya lebih besar. Bukanlah pertanyaan yang sulit, dan sepertinya mereka tahu kamu akan menanyakan informasi speerti itu.

Pertanyaan Keempat: Apakah Tim Saya Akan Mendapatkan Sosialisasi & Pelatihan?

Tidak ada orang yang ingin membeli perangkat lunak manajemen dokumen atau penandatanganan elektronik tanpa memanfaatkannya secara maksimal. Meskipun banyak penyedia perangkat lunak yang tidak menawarkan layanan ini, beberapa memilikinya. Ini biasanya merupakan layanan gratis yang membantu pengguna baru agar lebih cepat mahir dalam menggunakan alat baru mereka, sehingga bisnis mereka dapat menikmati manfaat layanan tersebut secepat mungkin. Apabila pelatihannya terbatas, siapkan tim sukses (seperti tim pemberdayaan milikmu) terdiri dari orang-orang yang menerima pelatihan, kemudian mereka yang akan melakukan pelatihan secara internal. Sangat menyenangkan memiliki ahli dalam bisnis kamu yang benar-benar memiliki solusi dan dapat membantu orang lain.

Pertanyaan Kelima: Apakah Akun Saya Disertai Customer Success Manager?

Memiliki customer success manager dapat menjadi aset berguna untuk tim yang menggunakan perangkat lunak penandatanganan elektronik baru, namun juga menemukan solusi khusus dari masalah yang lebih kompleks khusus untuk tim atau bisnis. Customer success manager harus dilihat sebagai mitra dalam kesuksesan, karena ada jalan yang panjang untuk dilalui. Tidak semua penyedia perangkat lunak memiliki opsi ini, namun tidak ada salahnya untuk mengecek.

Lima Tips untuk Membeli Perangkat Lunak PDF & Penandatanganan Elektronik untuk Bisnis Kamu

 

Mengenai investasi dalam perangkat lunak manajemen dokumen untuk bisnis kamu, selalu mulai dengan tim kamu dan ingatlah lima tips berguna ini untuk memilih perangkat lunak yang tepat untuk bisnis kamu:

1. Lakukan riset internal tentang jenis alat PDF apa yang dibutuhkan tim kamu.
2. Hitung jumlah lisensi perangkat lunak yang kamu perlukan.
3. Buat anggaran untuk perangkat lunak yang ingin kamu beli.
4. Cobalah untuk menegosiasikan harga yang lebih baik berdasarkan ukuran tim kamu.
5. Ajukan pertanyaan yang tepat tentang perangkat lunak PDF atau penandatanganan elektronik sebelum kamu mendaftar.

Kami berharap artikel ini dapat membantu kamu untuk membuat pilihan saat ingin berinvestasi dalam perangkat lunak PDF atau penandatanganan elektronik untuk bisnis atau tim kamu. Apabila kamu ingin mencoba Smallpdf untuk Bisnis, daftarkan bisnis kamu untuk paket Tim atau Bisnis, atau mendaftarlah untuk uji coba gratis hari ini dan nikmati dunia perangkat lunak PDF premium — gratis untuk seminggu!

Artikel diterjemahkan ke Bahasa Indonesia oleh Marcelina