Um guia para escolher o software de PDF e assinatura eletrônica certo para sua empresa

As empresas estão observando uma rápida mudança para um ambiente de escritório sem papel, acelerada pelas crescentes preocupações ambientais e por um movimento global em direção ao trabalho remoto e híbrido. Embora o software de PDF e as ferramentas de assinatura eletrônica possam fornecer uma infraestrutura inestimável para que as empresas adotem o gerenciamento digital de documentos, é importante fazer isso de forma estratégica para garantir as ferramentas de PDF certas para a sua empresa e possibilitar uma implementação sustentável.

Etapa 1: Descubra quais ferramentas de PDF sua empresa precisa

Antes de investir em ferramentas de PDF ou em software de assinatura eletrônica para a sua empresa, é fundamental consultar a sua equipe para determinar o que ela precisa - e deseja - de um software de gerenciamento de documentos.

Talvez sua empresa seja do setor imobiliário e, por isso, sua principal preocupação como gerente seja implementar recursos seguros de assinatura digital e compartilhamento de documentos para ajudá-lo a fechar negócios de forma mais rápida. Ou talvez você seja uma agência de design que precisa de um software de compressão simples para facilitar o armazenamento e o compartilhamento de arquivos?

Essas podem ser as suas principais necessidades ao perseguir o sonho do escritório sem papel, mas a sua equipe, as pessoas que trabalham diariamente nas trincheiras, será o seu melhor guia ao refinar o que a sua empresa realmente precisa de um software de gerenciamento de documentos.

Sarah, da área de marketing, talvez precise converter PDFs em documentos do Word para que possa fazer as alterações necessárias em um comunicado à imprensa que será publicado hoje. James, seu representante de vendas que tem o melhor desempenho, está desesperado para poder dividir e mesclar arquivos PDF rapidamente, para que possa enviar propostas personalizadas a potenciais clientes antes que eles desistam. E Aliah, da contabilidade? Ela está cansada de ter que recriar PDFs bloqueados e deseja secretamente que exista um editor de PDF simples.

Sua equipe é um recurso incrível para descobrir que tipo de software de gerenciamento de documentos sua empresa precisa. Envie um e-mail a todos eles, faça uma chamada no Slack ou faça uma pesquisa anônima para conseguir percepções de todo mundo sobre o tipo de ferramentas de PDF de que precisam para trabalhar melhor e mais rapidamente. Melhor ainda: Faça reuniões. Crie consciência de seus planos e faça com que eles identifiquem seus problemas, pontos de atenção e desejos.

Dica Top: Anote todas essas ferramentas de PDF em algum lugar, para que você tenha uma lista de requisitos quando começar a pesquisar opções de software.

Etapa 2: Calcule quantas licenças você vai precisar

Calcular quantas licenças de software você precisa será um exercício muito mais rápido do que calcular quais ferramentas de PDF sua equipe precisa para que a empresa funcione de forma eficaz. Isso vai depender de você e da sua empresa, mas os proprietários e gerentes de empresas geralmente optam pelas seguintes opções:

• Adquirir licenças de software para o número total de funcionários.
• Adquira licenças de software para a equipe que precisa do software para funcionar.
• Adquira o software minimamente necessário para a equipe, além de mais algumas licenças para atribuir posteriormente, conforme necessário.

Lembre-se de que a maioria dos fornecedores de software que valem a pena oferecem opções de licenciamento flexíveis, para que você possa atualizar facilmente seu plano de software à medida que sua equipe cresce. Você também pode se beneficiar de preços melhores para mais licenças, portanto, obtenha cotações com base em diferentes cenários.

Etapa 3: definir parâmetros de gastos com um orçamento

Pergunte a qualquer contador sobre a importância de um orçamento para administrar uma empresa bem-sucedida. A resposta é: Nunca subestime a importância de um orçamento bem planejado. Talvez você queira primeiro verificar quais são as opções de preços disponíveis para software de PDF e assinatura eletrônica para empresas e equipes antes de definir um orçamento. Calcule um preço médio com base avaliação e decida se está satisfeito com ele ou se preferiria pagar menos ou até mais.

Algumas estruturas de preços que você vai encontrar podem ser desta forma:

• Preço por usuário, por mês.
• Preço por usuário, por ano.
• Preço por equipe, por mês.
• Preço por equipe, por ano.

Em seguida, decida como você deseja pagar por esse software. Você pode conseguir um preço melhor se fizer uma assinatura anual, mas esse é um compromisso que talvez você não esteja pronto para assumir. Se você não tiver certeza sobre a compatibilidade do software com as necessidades de sua empresa ou se estiver prevendo possíveis mudanças em suas operações, uma assinatura mensal permite mais flexibilidade. Além disso, optar por uma assinatura mensal inicialmente pode te ajudar a avaliar o desempenho e o suporte do software antes de se comprometer com um plano de longo prazo. Quase todas as ferramentas que valem a pena oferecem fases de teste. Use-as! Teste seus sistemas até o limite para ver como eles atendem às suas necessidades. Não se esqueça de deixar que os usuários finais experimentem para saber como eles se sentem.

Etapa 4: Use do tamanho da sua equipe para aproveitar os preços preferenciais

Talvez você se preocupe com a possibilidade de conseguir licenças de software de assinatura eletrônica ou PDF para toda a sua empresa e estourar o orçamento, mas isso não é necessário. Há muitas pessoas por trás de cada empresa e, em geral, elas estão dispostas a negociar com os clientes para conseguir um ótimo negócio se eles assinarem o produto. Em vez de temer os custos, use o tamanho da sua equipe para mostrar a um possível fornecedor de software o tipo de negócio que você planeja trazer para ele. Pergunte como ele pode preparar o caminho para um relacionamento comercial bem-sucedido entre vocês dois.

Etapa 5: Faça perguntas sobre o software de PDF e assinatura eletrônica

Se estiver contratando um software de PDF ou de assinatura eletrônica para sua equipe ou empresa, é provável que tenha algumas perguntas que talvez não tenham sido abordadas detalhadamente na seção de perguntas frequentes do site. Você tem todo o direito de falar com alguém, como um representante de vendas ou um gerente, que possa te orientar em todas as suas dúvidas e a tomar a decisão mais bem informada sobre a compra de um software de gerenciamento de documentos. O contato com um representante de vendas ou com um gerente pode oferecer insights sobre os recursos do software, as opções de personalização, a compatibilidade e demonstrações, permitindo uma tomada de decisão mais informada e alinhada com os requisitos da equipe ou da empresa.

Embora muitas perguntas já tenham surgido das interações com a sua equipe e dos testes, aqui vai uma lista das perguntas certas a serem feitas para que você possa começar...

Pergunta 1: Que tipo de recursos de segurança vocês oferecem?

No escritório sem papel, a segurança é tudo. Certifique-se de que suas informações e documentos estarão seguros com seu provedor de software e que ninguém sem a autoridade correta terá acesso para excluir ou adulterar seus documentos. Aqui estão alguns recursos de segurança absolutamente indispensáveis para o software de gerenciamento de documentos:

Conformidade com o GDPR: O GDPR (ou Regulamento Geral de Proteção de Dados) é uma lei da União Europeia (UE) que abrange a privacidade e a proteção de dados na UE e no EEE.

Conformidade com a CCPA: A CCPA (ou Lei de Privacidade do Consumidor da Califórnia) é muito parecida com o GDPR, mas existe para proteger o consumidor e seus direitos de privacidade. A CCPA é destinada a pessoas que moram na Califórnia, EUA.

Credenciamento ISO/IEC 27001: A ISO/IEC 27001 tem o nome de sua organização emissora conjunta, a International Organization for Standardization. A norma internacional foi lançada em 2013 e descreve as práticas recomendadas para que as organizações gerenciem a segurança das informações por meio de pessoas, processos e tecnologia.

Criptografia TLS: A criptografia TLS, ou criptografia Transport Layer Security, é um protocolo especial para servidores e navegadores da Internet para criptografar, descriptografar e autenticar informações transmitidas. É o sucessor do SSL (Secure Sockets Layer).

Assinatura digital: As assinaturas digitais são muito úteis nos negócios, pois elas vêm com um nível de segurança (por meio de autenticação) que as assinaturas eletrônicas não têm. Observação: Tanto as assinaturas eletrônicas quanto as assinaturas digitais são juridicamente válidas. Verifique as leis do seu país para saber quais são as normas locais relacionadas a assinaturas digitais e eletrônicas.

Selo digital: Um selo digital, ou Assinatura Eletrônica Avançada (AES), inclui um carimbo de data e hora de Validação de Longo Prazo (LTV). Isso ajuda os usuários a autenticar o carimbo de data/hora de cada assinatura e a invalidar documentos que tenham sido adulterados.

Pergunta 2: Qual é o nível de suporte ao cliente disponível para mim e minha equipe?

Algumas empresas de software oferecem suporte ao cliente (somente) por e-mail, telefone ou chatbot. Isso pode ser apropriado para um usuário individual, mas, como proprietário ou gerente de uma empresa, você provavelmente desejará suporte prioritário de pessoas que conheçam e entendam suas necessidades comerciais. Descubra que tipo de suporte é oferecido para contas com várias licenças e como será esse canal de comunicação.

Pergunta 3: Quais são os preços preferenciais e as opções de pagamento existentes?

Negocie melhores preços de licenciamento em grande volume e pergunte sobre opções de pagamento personalizadas, como faturas anuais ou digitais para empresas maiores. Essa não é uma pergunta exigente e, muito provavelmente, eles esperam que você peça informações sobre isso.

Pergunta 4: Vocês oferecem treinamento ou serviços de integração?

Ninguém quer comprar um software de gerenciamento de documentos ou de assinatura eletrônica para sua empresa e não tirar o máximo proveito dele. Muitos fornecedores não oferecem esse tipo de serviço, mas há alguns que oferecem. Normalmente, trata-se de uma oferta complementar para ajudar os novos usuários a fazer uma transição rápida para o uso de suas novas ferramentas, de modo que a empresa possa começar a ver o retorno do investimento o mais rápido possível. Se o treinamento for limitado, crie uma equipe para ser treinada (como a sua equipe de capacitação) e, em seguida, faça o treinamento internamente. É ótimo ter alguns especialistas na sua empresa que possam realmente se apropriar de uma solução e dar suporte a outros.

Pergunta 5: Há um gerente atribuído à minha conta?

Um gerente pode ser um recurso inestimável para uma equipe, não apenas para ajudá-la a navegar em um novo software, mas também para encontrar as soluções certas para problemas complexos. Um gerente precisa ser um parceiro em sua empresa, para percorrer o longo caminho ao seu lado. Nem todo fornecedor de software vai oferecer esse nível adicional de serviço, mas vale a pena verificar.

5 dicas rápidas para a compra de software de PDF e assinatura eletrônica para sua empresa

 

Quando se trata de investir em um software de gerenciamento de documentos para a sua empresa, comece sempre pela sua equipe e lembre-se destas cinco dicas úteis para escolher o software certo para a sua empresa:

1. Faça uma pesquisa interna sobre os tipos de ferramentas de PDF de que sua equipe precisa.
2. Calcule o número de licenças de software de que você precisará.
3. Crie um orçamento para o software que você deseja comprar.
4. Tente negociar preços melhores com base no tamanho da sua equipe.
5. Faça as perguntas certas sobre o software de PDF ou de assinatura eletrônica antes de fazer a assinatura.

Esperamos que este artigo tenha te dado tudo o que você precisa para fazer uma escolha bem informada para investir em um software de PDF ou de assinatura eletrônica para sua empresa ou equipe. Se estiver interessado em testar o Smallpdf for Business, inscreva sua empresa em um plano de Equipe ou Negócio, ou registre-se para uma avaliação gratuita hoje mesmo e experimente um mundo de software PDF premium - por conta própria, por uma semana inteira!

Traduzido e adaptado para o português por Ariane.