Mejorando la seguridad de tus documentos con sistemas libres de papel

Riesgos de los documentos impresos en papel

Los documentos en papel son vulnerables a innumerables amenazas: pueden extraviarse o archivarse incorrectamente, desecharse por accidente, ser robados o dañados por un incendio, una inundación u otros desastres naturales. También corren el riesgo de un almacenamiento inadecuado, en el que la temperatura y la humedad puedan dañar el papel, junto con cualquier información importante que contenga.

Los documentos físicos pueden ser además más propensos a caer en las manos equivocadas. Esto puede deberse a un error, como que un empleado deje accidentalmente los documentos desatendidos y revele información potencialmente sensible de la empresa a cualquiera que pase por su escritorio, o incluso a que se compartan intencionadamente los documentos.

Ventajas de una oficina libre de papel

La implantación de un sistema libre de papel elimina la mayoría, si no todos, los riesgos asociados a la documentación impresa.

Los documentos digitales pueden almacenarse en servidores encriptados y en múltiples ubicaciones, por lo que es prácticamente imposible que se pierdan, destruyan o manipulen, incluso por accidente. Las empresas también pueden ejercer un mayor control sobre qué empleados pueden tener acceso total, restringido o incluso no tener acceso a cualquier documento digital, mediante herramientas de protección por contraseña.

Todas estas son algunas de las ventajas de la transformación digital, y contribuyen en gran medida a la sostenibilidad de la empresa, no solo porque mitigan las pérdidas, sino también porque ofrecen un nivel mucho mayor de seguridad documental y evitan que la información se pierda o se filtre.

Por supuesto, la eliminación del papel no elimina automáticamente todos los riesgos. Las prácticas de seguridad, como las contraseñas seguras y las herramientas de gestión de archivos fiables, son necesarias para garantizar la seguridad de tu información confidencial. Para saber más sobre este tema, consulta nuestro artículo sobre las características recomendables en temas de seguridad al invertir en un software para tus PDF.

¿Quieres empezar a encriptar tus documentos digitales con una contraseña? Echa un vistazo a la herramienta Smallpdf Protect PDF y estate un paso más cerca de conseguir una documentación completamente segura.

Artículo traducido y adaptado por Alejandro