Ein papierloses Büro kann viel dazu beitragen, die Sicherheit von Dokumenten zu fördern und zu gewährleisten. Willst du wissen, wie?
Ein papierloses Büro kann viel dazu beitragen, die Sicherheit von Dokumenten zu fördern und zu gewährleisten. Willst du wissen, wie?
Risiken von Papierdokumenten
Papierdokumente sind zahllosen Gefahren ausgesetzt: Sie können verlegt oder falsch abgelegt, versehentlich weggeworfen, gestohlen oder durch Feuer, Überschwemmung oder andere Naturkatastrophen zerstört werden. Sie sind auch durch unsachgemäße Lagerung gefährdet, bei der Temperatur und Feuchtigkeit das Papier und die darin enthaltenen wichtigen Informationen beschädigen können.
Physische Dokumente können auch eher in die falschen Hände geraten. Das kann aus einem unschuldigen Fehler resultieren, z. B. wenn ein/e Mitarbeiter/in versehentlich Akten aus der Hand legt und potenziell sensible Unternehmensinformationen an jeden weitergibt, der an seinem/ihrem Schreibtisch vorbeikommt, oder aus dem absichtlichen Austausch von Dokumenten.
Vorteile eines papierlosen Büros
Die Einführung eines papierlosen Systems beseitigt die meisten, wenn nicht sogar alle Risiken, die mit Papierdokumenten verbunden sind.
Digitale Dokumente können auf verschlüsselten Servern und an verschiedenen Orten gespeichert werden, so dass es praktisch keine Möglichkeit gibt, sie zu verlieren, zu zerstören oder zu verfälschen - selbst wenn dies aus Versehen geschieht. Außerdem können Unternehmen mit Hilfe von Passwortschutz-Tools viel besser kontrollieren, welche Beschäftigten vollen, eingeschränkten oder gar keinen Zugriff auf digitale Dokumente haben.
Dies sind eindeutige Vorteile der digitalen Transformation, die einen großen Beitrag zur Nachhaltigkeit eines Unternehmens leisten, nicht nur durch die Verringerung von Verlusten, sondern auch durch ein viel höheres Maß an Dokumentensicherheit und die Verhinderung von Informationsverlusten oder -lecks.
Natürlich beseitigt der papierlose Wandel nicht automatisch jegliches Risiko. Sicherheitspraktiken wie sichere Passwörter und vertrauenswürdige Dateiverwaltungstools sind notwendig, um sicherzustellen, dass sensible Informationen sicher bleiben. Mehr darüber erfährst du in unserem Artikel über Sicherheitsfunktionen, auf die du bei der Investition in PDF-Software für Unternehmen achten solltest.
Du möchtest deine digitalen Dokumente mit einem Passwort verschlüsseln? Schau dir das Smallpdf-Tool „PDF schützen“ an und sei einen Schritt näher an sicheren Unterlagen.
Übersetzt und ins Deutsche adaptiert von Anna
