Was passiert, wenn mein unterschriebenes Dokument abläuft?

Smallpdf legt großen Wert auf den Datenschutz und gewährleistet die Sicherheit deiner Dateien. Wir möchten so transparent wie möglich sein. Das ist besonders wichtig, wenn es darum geht, wie deine Daten verarbeitet werden und was mit deiner Datei passiert, von dem Moment an, in dem du sie hochlädst, bis zu dem Zeitpunkt, an dem du die Aufgaben erledigt hast, die du erledigen musst. Sobald du eine Datei mit anderen teilst, wird der Aspekt der Sicherheit noch wichtiger. Doch zunächst wollen wir dir die Sicherheitsrichtlinien von Smallpdf und die Speicherung von Dokumenten näher bringen.

Smallpdf & eSign Sicherheit

Wir nehmen den Datenschutz und die Privatsphäre sehr ernst und tun unser Bestes, um sicherzustellen, dass die persönlichen Daten aller Nutzer sicher sind, indem wir eine Reihe von Sicherheitsmaßnahmen ergreifen.

Unsere Webseite ist mit HTTPS (oder Hypertext Transfer Protocol Secure) geschützt, aber was bedeutet das? Die meisten Webseiten, die du besuchst, haben ein „https“-Präfix in ihrer URL. Du gibst zwar nur „www.google.de“ ein, aber sobald die Seite geladen ist, lautet die vollständige URL „https://www.google.de/“. Außerdem findest du ein kleines Vorhängeschloss auf der linken Seite der URL. Das bedeutet, dass die Webseite, auf die du zugegriffen hast, sichere Datenübertragungsprotokolle verwendet, die eine verschlüsselte Datenübertragung gewährleisten, um den Zugriff von Außenstehenden auf die Webseite zu verhindern. Natürlich verwendet auch Smallpdf diese Sicherheitsmaßnahme.

Wir sind sowohl DSGVO-konform als auch ISO/IEC 27001-zertifiziert, und alle unsere Tools verfügen über eine Reihe weiterer Sicherheitsmerkmale. Deine Dokumente sind außerdem durch sichere europäische Server und TLS-Verschlüsselung geschützt, was die Sicherheit deiner Daten garantiert. Unabhängig davon, welches Tool du verwendest, hast du die absolute Kontrolle über deine Dateien und darüber, wer auf sie zugreifen, sie bearbeiten oder sehen kann.

Wenn du eine Datei auf unsere Server hochlädst, um sie z.B. zu verkleinern, bewahren wir sie dort für genau eine Stunde. Wenn diese Zeit abgelaufen ist, löschen wir die Datei automatisch. Innerhalb dieser Stunde kannst du die Datei herunterladen oder mit ihr auf Smallpdf weiterarbeiten.

Es gibt nur zwei Ausnahmen: Das Teilen der Datei (per E-Mail oder Link) mit anderen oder das Anfordern von Unterschriften von Dritten über unseren eSign-Service. In beiden Fällen bewahren wir die Datei 14 Tage lang auf unseren Servern auf. Das sollte allen Beteiligten genug Zeit geben, um deine Anfrage zu beantworten und das Dokument herunterzuladen oder zu unterschreiben. Es versteht sich von selbst, dass nur du und die übrigen Unterzeichner Zugang zu deinen Dateien haben werden. Du kannst die Unterschriftsanfrage jederzeit über unsere eSign-Toolseite stornieren.

Wie lange wird ein eSign-Dokument bei Smallpdf gespeichert?

Wenn du unser eSign-Tool verwendest, wird das unterschriebene PDF-Dokument 14 Tage lang online gespeichert, bevor es gelöscht wird. Wir möchten sicherstellen, dass alle Unterzeichner ausreichend Zeit haben, die Dokumente abzurufen. Wenn du also ein PDF-Dokument mit unserem eSign-Tool unterschreibst und es an andere Parteien weitergibst, erhält jeder Unterzeichner eine E-Mail mit einem Link, über den er die endgültige unterschriebene Version des Dokuments herunterladen kann.

Die 14-Tage-Frist beginnt von neuem, wenn innerhalb von 14 Tagen auf die Datei zugegriffen wird. Wenn niemand auf die Datei zugreift und die 14 Tage abgelaufen sind, löschen wir das Dokument endgültig von unseren Servern. Das bedeutet, dass niemand, nicht einmal wir, mehr auf die Datei bei Smallpdf zugreifen kann.

Wenn du ein Konto bei Smallpdf eröffnest – egal ob bezahlt oder unbezahlt – und dich entscheidest, den Dateispeicher zu nutzen, bleiben deine Dateien so lange auf unseren Servern, wie du willst. Wenn du dich entscheidest, eine Datei zu löschen, dauert es eine Stunde, bis sie dauerhaft von unseren Servern gelöscht wird – nur um auf Nummer sicher zu gehen. Wir wollen nicht, dass du die falsche Datei dauerhaft löschst. Kurz gesagt: Alle eSign-Dokumente, die nicht in den Dateispeicher hochgeladen wurden, werden nach 14 Tagen ohne Aktivität von unseren Servern gelöscht.

Ein abgelaufenes Dokument wiederherstellen

Wenn ein eSign-Dokument auf unseren Servern abgelaufen ist, kann es nicht wiederhergestellt werden. Das würde dem Zweck der Sicherheit und des Datenschutzes entgegenstehen. Mit der eSign-Plattform kannst du jedoch schnell und einfach eine neue PDF-Datei hochladen, die du zur Unterzeichnung versenden kannst. Wir empfehlen dir auch, deine unterschriebenen Dokumente vor Ablauf der 14 Tage herunterzuladen, damit du sie sicher aufbewahren kannst. Es wäre schade, wenn dein endgültiges, von allen Parteien unterzeichnetes Dokument automatisch gelöscht würde, bevor du es heruntergeladen hast. Aber um es noch einmal zu betonen: Nachdem der Unterzeichner auf die Datei zugegriffen und sie unterschrieben hat, beginnt die 14-tägige Frist von Neuem.

Wir wissen, wie wichtig die Sicherheit deiner PDFs und ihre effiziente Verwaltung sind. Wenn du dir unsicher bist oder Fragen hast, sind wir nur eine E-Mail entfernt!

Du hast eine PDF-Datei, die du unterschreiben musst?

Übersetzt und ins Deutsche adaptiert von Anna