¿Qué sucede si mi documento firmado caduca?

Smallpdf prioriza la privacidad y garantiza la protección de tus archivos. Aspiramos a ser lo más transparentes posible, lo cual es particularmente importante cuando se trata de cómo se procesa tu información y qué le ocurre a tu archivo desde el momento que lo cargas hasta el momento en el que terminas las actividades que necesitas hacer. Una vez que compartes un archivo, la seguridad se vuelve más importante. Pero primero, déjanos explicarte la política de privacidad y de almacenamiento de documentos de Smallpdf.

Smallpdf y seguridad de eSign

Nos tomamos en serio la privacidad y protección de información, por eso hacemos todo lo posible para garantizar que la información personal de todos los usuarios esté protegida implementando varias medidas de seguridad.

Nuestro sitio está protegido con HTTPS (Protocolo de Transferencia de Hipertexto), pero ¿qué significa esto? La mayoría de las páginas web que visitas tienen un prefijo “http” en su URL. A pesar de que solo tecleas “www.google.com”, al momento de cargar una página, la URL completa dirá “https://www.google.com/”. También encontrarás un pequeño candado en la parte izquierda de la URL. Esto significa que el sitio web al que ingresaste utiliza protocolos de transferencia seguros, garantizando la transmisión cifrada de datos para prevenir el acceso de terceros a la página web. Por supuesto, Smallpdf también utiliza esta medida de seguridad.

Cumplimos con el GDPR y estamos certificados con la ISO/IEC 2700 y todas nuestras herramientas tienen medidas de seguridad adicionales. Tus documentos están protegidos por confiables servidores europeos y cifrado TLS, lo que garantiza la seguridad y protección de tu información. Sin importar la herramienta que estés utilizando, tienes control absoluto de tus archivos y de quién tiene acceso para editarlos o verlos.

Cuando cargas un archivo a nuestros servidores para comprimirlos, por ejemplo, lo guardamos por una hora. Una vez transcurrido el tiempo, eliminamos el archivo automáticamente. Dentro de este lapso, puedes descargar el archivo o seguir trabajando con él en Smallpdf.

Solo hay dos excepciones: al compartir el archivo (por correo electrónico o enlace) o al solicitar firmar a terceros a través de nuestro servicio eSign. En ambos casos, mantenemos el archivo en nuestros servidores por 14 días. Así, todas las partes involucradas tendrán tiempo suficiente para responder tu solicitud y firmar el documento. Está de sobra decir que solo tú y el resto de los firmantes tendrán acceso a tus archivos. Puedes cancelar la solicitud de firma en cualquier momento a través de la página de nuestra herramienta eSign.

¿Cuánto tiempo se guarda un documento eSign en Smallpdf?

Cuando utilizas nuestra herramienta eSign el PDF firmado se almacenará 14 días antes de ser eliminado. Queremos garantizar que todos los firmantes tengan tiempo suficiente para procesar estos documentos, así que, cuando sea que firmes un documento PDF con nuestra herramienta eSign y lo compartas, cada firmante del documento recibirá un correo electrónico incluyendo un enlace para descargar la versión final del documento.

El período de 14 días se reiniciará si se accede al documento dentro de los 14 días. Si nadie accede al documento y los 14 días pasan, eliminamos permanentemente el documento de nuestros servidores. Eso significa que nadie, ni siquiera tú, podrá acceder de nuevo al archivo.

Si abres una cuenta de Smallpdf (sea de paga o no) y decides utilizar el espacio de almacenamiento, tus archivos se mantendrán en nuestros servidores el tiempo que quieras. Si decides eliminar un archivo, tomará una hora para que sea eliminado permanentemente de nuestros servidores, por si acaso. No queremos que elimines permanentemente el archivo equivocado. Así que, en resumen, cualquier documento eSign que no se haya cargado en el espacio de almacenamiento será eliminado de nuestros servidores después de 14 días de inactividad.

Recuperar un archivo expirado

Una vez que un documento eSign ha expirado de nuestros servidores, no podrá ser recuperado. Eso iría en contra del objetivo de seguridad y protección de datos. Sin embargo, utilizando la plataforma eSign, puedes cargar rápida y fácilmente un nuevo PDF para enviarlo a firmar. También te recomendamos descargar tus documentos firmados antes de que transcurran los 14 días, para que puedas resguardarlos correctamente. Sería una pena que tu documento final, firmado por todas las partes, termine siendo eliminado automáticamente antes de que lo descargues. Solo para reiterar: después de que el firmante haya abierto y firmado el documento, el periodo de 14 días se reiniciará.

Sabemos lo importante que es considerar la seguridad de tus archivos PDF y gestionarlos de manera eficaz. Recuerda, si no estás seguro o tienes alguna pregunta, ¡solo estamos a un correo electrónico de distancia!

¿Tienes un PDF para firmar?

Artículo adaptado y traducido por Mario.