Le cabinet d’avocats zéro papier : conseils d’experts

David Reischer, avocat et chef de direction, LegalAdvice.com

Au fil du temps, nous avons réalisé qu’il y avait de nombreuses raisons de passer au cloud, comme une réduction des investissements dans l’infrastructure, une plus grande sécurité et plus d’espace et d’accès. Il est important que chaque cabinet d’avocats prenne en compte sa situation avant de procéder à la transition vers le numérique et la sauvegarde sur le cloud. Dans notre cas, il est vrai que notre cabinet avait déjà beaucoup investi dans des serveurs et notre personnel était donc déjà formé à ceux-ci. De plus, notre système basé sur le cloud est moins sujet aux perturbations et permet à nos avocats et à notre personnel d’accéder à tous les documents, peu importe où ils se trouvent dans le monde.

Lucrecia P. Johnson, Esq., LL.M., LPJ Legal PLLC

J’ai un cabinet d’avocats qui fonctionne presque entièrement sans papier. Mon conseil pour ceux qui veulent passer à un bureau zéro papier ? Commencez maintenant ! C’est de loin la meilleure décision que j’ai prise lorsque j’ai ouvert mon entreprise. En investissant dans un scanner de qualité, en optant pour un programme de stockage de documents et en prenant l’habitude de numériser les nouveaux documents une fois par jour, la transition se fera facilement. Si tu as des fichiers papier que tu dois convertir au format numérique, profite des week-ends pour le faire ou embauche quelqu’un temporairement qui pourra t’aider à le faire.

J’aime avoir accès à mes fichiers depuis n’importe quel appareil. Mon personnel et moi-même avons pu travailler complètement à distance lorsque le Covid-19 a frappé les États-Unis, car nous avions déjà un système adapté en place. Mes clients sont heureux de pouvoir utiliser un logiciel de gestion de documents pour accéder à leurs documents à tout moment.

Passer au bureau sans papier ne doit pas te faire peur, au contraire. Aujourd’hui, c’est même le moment idéal pour faire cette transition, car tes clients sont déjà habitués aux services en ligne.

J.R. Skrabanek, Esq., associé, Thompson & Skrabanek, PLLC

Nous scannons tous les documents qui nous parviennent par la poste. Nous avons établi un protocole concernant le format dans lequel les documents sont stockés. Chaque employé à son propre scanner, à la maison comme au bureau. En raison du Covid, nous travaillons davantage à domicile, et il est primordial que nous puissions scanner de là où nous sommes. Nous utilisons Clio à la fois pour enregistrer notre temps et émettre nos factures. De plus, nous utilisons avons adopté un service chiffré basé sur le cloud pour stocker tous nos dossiers afin de pouvoir y accéder depuis n’importe où. Par ailleurs, nous avons pris l’habitude de demander à nos clients et aux avocats d’autres cabinets de ne pas envoyer de documents par la poste, sauf s’ils insistent ou s’il n’y a pas d’alternative. En résumé, il est possible de travailler presque sans papier dès lors que des protocoles stricts pour gérer tous les fichiers entrants et sortants sont mis en place.

Jordan W. Peagler, Esq., MKP Law Group, LLP

Mon conseil le plus important pour passer à un environnement de travail sans papier est d’utiliser un programme basé sur le cloud qui maintient tes documents organisés. Dans notre cabinet d’avocats, nous utilisons un logiciel appelé MyCase, qui nous aide à gérer nos dossiers où que nous soyons. Celui-ci nous permet de numériser instantanément toute correspondance ou document dans le cloud afin que toute notre équipe puisse y accéder, y compris les experts externes, les consultants et même les clients. Cela fait gagner du temps et de l’argent à tout le monde, car cela leur épargne le coût de la copie et de l’envoi d’un fichier entier.

Confondre des documents ou ne pas les télécharger dans le bon dossier peut entraîner des délais manqués et avoir d’autres conséquences gravement préjudiciables pour l’affaire. C’est pourquoi nous avons trouvé une organisation externe qui organise les documents pour nous, les nomme et les enregistre dans le bon dossier dans le cloud. Cela simplifie le processus et garantit que tous les fichiers sont dans les bons dossiers et envoyés au bon avocat ou gestionnaire de cas.

Compte tenu de la situation sanitaire actuelle, il devient de plus en plus nécessaire de pouvoir partager et accéder à un fichier de manière transparente et depuis n’importe où. Les tribunaux ont déjà commencé leur transition aux dossiers électroniques, ce qui réduit considérablement l’utilisation de dossiers papier traditionnels. Les fichiers électroniques permettent aux avocats et, par extension, à leurs clients d’économiser du temps et de l’argent. Il est fort possible que le numérique devienne la norme dans les années à venir.

W. Scott Kimberly, Cabinet d’avocats Office of W. Scott Kimberly

Je dirige un cabinet d’avocats à Murfreesboro, TN. Nous sommes récemment passés au numérique.

Nous avons une règle simple : si un document papier peut être dupliqué et garder sa validité en appuyant sur le bouton « Imprimer », nous le scannons et détruisons l’original. S’il ne peut pas être récupéré en appuyant sur « Imprimer », nous allons soit :

1. le mettre à la disposition de notre client :
2. le retourner à notre client par la poste ; ou
3. le conserver au bureau dans une salle d’archives dédiée aux les documents physiques importants, qui est inspectée trimestriellement et vidée si nécessaire.

Cette façon de travailler nous rapproche le plus possible d’un bureau sans papier, car parfois nous avons vraiment besoin de documents physiques pour le tribunal (documents originaux certifiés, photographies, journaux manuscrits, etc.).

James Harris, directeur juridique des affaires, Enos and Hans Attorneys

Dans un bureau sans papier, toutes les données et tous les mécanismes sont logiquement et automatiquement stockés sur un réseau assisté informatisé et sont gérés par diverses applications. Les données administratives, monétaires et d’information sont généralement stockées et surveillées dans un cadre externe. Les données indicatives peuvent être collectées via certains types de cadres informatisés, d’appareils d’enregistrement ou même de caméras avancées, que tu peux te procurer facilement aujourd’hui.

Il est évident que la pratique juridique a connu des changements rapides au cours des dernières années. Les avocats et les spécialistes en exercice ont compris qu’avec cette nouvelle innovation, ils peuvent rendre la formation et d’autres processus plus productifs et rentables, tout en décentralisant le front office. La plupart des bureaux restent néanmoins conscients que dans toute bonne pratique juridique, le papier continuera à être utilisé.

Cela dit, certaines habitudes m’ont vraiment aidé à atteindre l’objectif de diriger un cabinet d’avocats sans papier pendant près de cinq ans. S’il est vrai que l’adoption du processus est plus facile pour une startup, cela n’empêche pas les cabinets d’avocats déjà existants d’atteindre cet objectif, au contraire.

• Ce processus commence par l’adoption d’un logiciel de programmation pour la partie administrative, ce qui t’aidera à éliminer le papier. Assure-toi d’acheter ou d’installer un produit avec des fonctionnalités essentielles mais qui restent néanmoins spécifiques à ton entreprise.
• Les cabinets d’avocats qui souhaitent abandonner le papier devraient considérer chaque document papier comme faisant partie d’un problème plus important et essayer de trouver une autre option pour le remplacer, sans le perdre pour autant.
• C’est aussi l’occasion idéale d’acheter plus de PC pour numériser davantage l’entreprise.
• J’ai également embauché un collaborateur dont le rôle et de s’assurer que les informations sont stockées en toute sécurité et traitées correctement.

Andrew Taylor, directeur, Net Lawman

Quels conseils puis-je donner aux autres pour franchir cette étape ?

• Les clients sont un peu réticents au changement : tu peux faciliter les choses en mettant en avant le fait que tous leurs documents seront en sécurité et en leur montrant les fonctionnalités de sécurité présentes dans le logiciel. Selon mon expérience, les craintes liées à la sécurité sont le plus grand obstacle auquel faire face lors de la transition vers le numérique.
• Prends les choses une par une, mais fixe-toi un objectif à atteindre. Impose-toi des délais durant lesquels tu devras atteindre chaque objectif et partage-le avec tes collègues et tes clients. Après tout, c’est un travail d’équipe.

Alison Pearson, directeur des ressources humaines, Hal Waldman and Associates

Crée ton système et respecte-le : le secret pour se passer du papier est d’avoir un système de stockage fixe et de scanner instantanément tout ce qui entre dans le cabinet. Ensuite, nous trions les documents en séparant les découvertes faites, les communications (les internes, celles pour le client et celles pour les avocats de la contrepartie), les dépôts, les demandes d’aveux, les recherches et les brouillons. Chaque fois que nous enregistrons quelque chose, nous renommons le fichier en entrant la date à laquelle il est arrivé, une description du fichier et qui en est l’auteur / le propriétaire. Si nous recevons quelque chose de pertinent relatif à l’affaire par courrier, l’auteur du dossier est celui qui a créé le document : qu’il s’agisse d’un certificat médical (l’auteur étant ainsi le médecin) ou d’un document envoyé par les avocats de la partie adverse.