DocuSign e le sue 3 migliori alternative: il confronto

DocuSign è stato il gold standard per la firma elettronica per quasi due decenni, con oltre 200 milioni di utenti provenienti da ogni parte del globo. Sei già un utente attivo, stai cercando la migliore alternativa a DocuSign oppure stai muovendo i tuoi primi passi nel mondo della firma dei documenti e stai cercando il giusto tool per iniziare? In ogni caso, ti trovi nel posto giusto!

Molti servizi di firma elettronica hanno un’interfaccia utente simile, analoghi procedimenti per la creazione della firma elettronica e simili funzionalità di base per l’inserimento della firma.

Perciò, invece di analizzare le sfumature e di scandagliare le sottili differenze tra i tool (che possono corrispondere o meno più che altro alle preferenze personali di ciascun utente), abbiamo contattato diversi professionisti che firmano spesso documenti per lavoro, affinché condividessero con noi il loro modo di lavorare quando utilizzano il loro servizio di firma elettronica d’elezione. In questo modo speriamo di offrirti una buona panoramica e di permetterti di scegliere il tool per la firma elettronica che fa al caso tuo.

Iniziamo con DocuSign!

DocuSign come tool per la firma elettronica

• Slogan: Fai progredire il tuo business.
• Traffico mensile: 1.900.000
• Prezzo di partenza: 10 $ / mese

Sul suo sito, DocuSign afferma di puntare ad “accelerare il business e a semplificare la vita delle aziende e delle persone in tutto il mondo”.

Il tool ha un’interfaccia drag-and-drop per consentire un caricamento rapido dei documenti. Una volta eseguito l’upload, puoi creare le tue firme elettroniche, richiedere firme ad altri o creare e riutilizzare template. Se vuoi farti un’idea di come funziona la piattaforma, dai un’occhiata alla nostra guida all’utilizzo di DocuSign per iniziare.

Abbiamo anche scritto un articolo in cui valutiamo i prezzi offerti da DocuSign.

Il grande ruolo di DocuSign nell’aiutare le attività ad eliminare la carta

Stephen Light, CMO di Nolah Mattress, ha adottato DocuSign e si è espresso in merito condividendo quanto il servizio ha aiutato l’azienda nella transizione a un ambiente di lavoro senza carta: “C’è una ragione per cui DocuSign è il nostro strumento per firma elettronica d’elezione: è veloce, conveniente e facile da usare.

DocuSign ci ha consentito di risparmiare moltissimo su inchiostro e carta e di ridurre il tempo necessario a completare ciascuna transazione. Possiamo inviare un documento da firmare in modalità elettronica ai clienti con facilità. L’aspetto migliore è che sia chi riceve che chi manda documenti non deve scaricare nessuna applicazione per inserire la firma, il che è ottimo per chi non è pratico di tecnologia”.

Un procedimento per la verifica semplice

Stanley Tate, fondatore di Tate Law, ha elogiato la piattaforma per l’ottimo procedimento di verifica e anche per come aiuta a delineare il flusso di lavoro dell’azienda quando si tratta di apporre firme elettroniche:

“Il mio flusso di lavoro si configura come segue: 1. Creo un documento usando DocuSign. 2. Invio il documento al cliente. 3. Fornisco la possibilità di discutere modifiche. 4. Se necessario, aggiorno il documento. 5. Autentico l’identità prima di ottenere la firma. 6. Una volta effettuata la verifica, appongo la mia firma elettronica. 7. Creo dei backup del documento.

DocuSign ha il miglior procedimento di verifica dell’identità. Garantisce l’autenticità delle firme usando sia metodi di base come la verifica tramite e-mail, SMS e telefono che metodi di verifica più avanzati tramite documenti di identità. Hanno la tecnologia adatta a verificare documenti di identità ufficiali. L’unica cosa che è carente e che penso DocuSign potrebbe migliorare è l’interfaccia utente. È anche abbastanza caro, se confrontato con altre opzioni”.

Un brand con una presenza forte

A volte il nome del brand è sufficiente per spingere un prodotto. Il termine “DocuSign” viene ricercato più di un milione di volte su Google ogni mese.

Lenore Tsakanikas, avvocato e fondatrice di Tsakanikas Law ha detto che il loro processo decisionale è stato piuttosto immediato, semplicemente perché DocuSign è un player affermato nel settore: “Ho iniziato a usare DocuSign immediatamente per i miei bisogni legati alla firma elettronica perché so che viene usato da molti professionisti nel settore. Onestamente, non ho fatto molte ricerche o messo prezzi a confronto perché, nella mia rete di contatti, ci sono dozzine di persone che utilizzano DocuSign e mi sono fidata della loro scelta. Molti di loro sono più pratici in fatto di tecnologia di me, quindi ho interpretato la loro scelta come una raccomandazione positiva nei confronti di DocuSign.

Preferisco abituarmi a un tool senza cambiare in continuazione e credo che DocuSign sarà in attività per molti anni a venire; visto che hanno successo, non cambieranno la loro piattaforma in continuazione”.

Perché le persone rinunciano a DocuSign

Luke Smith, fondatore di We Buy Property in Kentucky, ha riassunto i motivi che l’hanno spinto a lasciare il servizio offerto dal gigante tech: “Usiamo DocuSign, ma stiamo passando a un nuovo fornitore di servizi: ReSimpli.

Il prezzo di DocuSign non è più giustificato per il servizio che offrono. Limitano il numero di documenti che possono essere inviati. Tecnicamente, il documento è un’e-mail, quindi a DocuSign non costa praticamente niente inviarlo. Nonostante ciò, tracciano il numero di invii e provano a chiedere più soldi se hai bisogno di un numero maggiore di invii rispetto a quanto previsto dal tuo piano tariffario”.

Alternativa a DocuSign 1: Smallpdf

• Slogan: Rendiamo i PDF semplici.
• Traffico mensile: 40.000.000
• Prezzo di partenza: gratis

Siamo il software per PDF online più popolare, con più di 20 tool per convertire, modificare e, naturalmente, firmare documenti.

Il nostro team ha lavorato con dedizione per rendere la nostra piattaforma il punto di partenza e il punto di arrivo quando si lavora con documenti digitali. Il tool per la firma di documenti ti permette di raccogliere firme o di firmare i tuoi file gratuitamente e senza intoppi.

Vinay Amin, CEO di Eu Natural, ha elogiato la funzionalità drag-and-drop per trascinare e rilasciare documenti, presente in tutti i nostri strumenti online. “Gli elementi più importanti quando si deve inserire una firma elettronica in un documento sono la rapidità e la semplicità. Le funzioni di trascinamento e firma offerte da Smallpdf mi consentono di avere i miei documenti firmati in letteralmente 30 secondi, senza incorrere in nessun tipo di problema. Di solito, creo i miei documenti, inserisco le informazioni necessarie, riguardo il documento finale, lo salvo e poi apro Smallpdf con l’estensione per Chrome. Non potrebbe essere più semplice”.

Il tool di per sé può essere usato gratuitamente. Non c’è bisogno di creare un account, né di attivare un periodo di prova e nemmeno di scaricare un software per creare la tua firma elettronica.

Serviamo 100.000 aziende in tutto il mondo, da piccole attività, passando per ONG, fino a grandi imprese. L’accesso gratuito al nostro software per la firma elettronica ti permette anche di tracciare le attività del destinatario, di importare documenti Google, di inviare più richieste di firma contemporaneamente ed è anche supportato su dispositivi mobili. Puoi dunque utilizzare il tool dovunque ti trovi, da PC, smartphone o tablet.

Se ti abboni al servizio di firma elettronica Smallpdf Pro, attiveremo anche il sigillo digitale (ossia gli audit trail) e archivieremo le tue firme per permetterti di usarle in futuro, semplificando il tuo flusso di lavoro. In più, nella sezione “Tutti i documenti” potrai accedere a template riutilizzabili che ti aiuteranno a firmare documenti in maniera semplice e rapida.

Alternativa a DocuSign 2: SignEasy

• Slogan: Il modo più semplice di firmare documenti per le aziende.
• Traffico mensile: 12.400
• Prezzo di partenza: 20 $ / mese

SignEasy: chi sono

SignEasy è una soluzione per firma elettronica basata su cloud e principalmente mobile; ti permette di apporre firme elettroniche e compilare documenti da smartphone, tablet e dal web. Viene utilizzata frequentemente da chi lavora in campo immobiliare, legale, delle assicurazioni, delle risorse umane e della logistica in 180 paesi.

Chris Taylor, direttore marketing di ProfitGuru, si ritiene soddisfatto di come possono utilizzare il tool anche quando sono in giro: “Nonostante SignEasy possa chiaramente essere usato in ufficio o dal computer di casa, sembra aver concentrato i suoi sforzi sul rendere il proprio servizio versatile. Essendo basato su cloud, può essere usato quando si è in giro e la versatilità di uso su telefoni e tablet è pensata in modo incredibilmente oculato.

Ha numerose funzioni per le amministrazioni delle firme elettroniche, ma c’è un genuino focus sulla semplificazione (come suggerisce il nome). Hai la possibilità di indicare dove si deve firmare e chi deve firmare, così che non ci siano dubbi al riguardo. E se ti rendi conto che ti ritrovi a firmare lo stesso tipo di documento di frequente, puoi impostare dei modelli di layout e riutilizzarli con facilità”.

Vantaggi alternativi rispetto a DocuSign: automazione + integrazioni

Will Ward, CEO di Translation Equipment HQ, ha spiegato i dettagli del suo metodo veloce per inserire firme elettroniche: utilizza SignEasy insieme a un tool per l’automazione del flusso di lavoro. "Per la firma elettronica, uso un software chiamato Frevvo per l’automazione del flusso di lavoro. Il nostro flusso di lavoro standard parte dal riempimento di un modulo. Quando il modulo viene compilato, viene creato un documento pronto per essere firmato. Io poi ricontrollo i dettagli e inserisco la mia firma elettronica. In seguito il documento viene inoltrato al dipendente o al cliente. Si può tracciare lo status del documento. Se c'è un ritardo, invio dei promemoria. Una volta che le persone hanno firmato, ricevo una notifica via e-mail".

Ward ha inoltre integrato l'opzione per l’invio di promemoria di SignEasy, una caratteristica standard della maggior parte dei software come DocuSign e simili: "La possibilità di inviare promemoria nel caso in cui la firma non venga inserita per tempo è un’ottima funzione. È davvero utile, perché inviare singole e-mail o messaggi ogni volta che qualcuno è in ritardo è molto faticoso. Un'altra caratteristica che apprezzo è l'integrazione offerta con Gmail e con Google Drive. Potendo usufruire di queste applicazioni di uso comune, firmare è davvero facile”.

Alternativa a DocuSign 3: PandaDoc

• Slogan: Oltre la firma elettronica: automazione dei documenti per team in rapido movimento.
• Traffico mensile: 243.000
• Prezzo di partenza: gratis

Si tratta di un'alternativa gratuita a DocuSign: i team aziendali usano PandaDoc per migliorare i flussi di lavoro, lo scambio di informazioni e la velocità nelle negoziazioni, fornendo un’esperienza di acquisto eccellente ai propri clienti. Le aziende si affidano all’omnicomprensivo software di automazione dei documenti di Panda-Doc per ottimizzare il procedimento di creazione, approvazione e firma di proposte commerciali, preventivi e contratti.

Library di contenuti e flussi di lavoro automatizzati

PandaDoc offre un’esperienza utente vincente. Dave Nilsson, fondatore di ConvertedClick, ha detto: "PandaDoc è ottimo per la gestione di contratti e documenti. Mi piace in particolare l'interfaccia semplice e la facile integrazione con le applicazioni di CRM e di archiviazione dei file.

La firma elettronica costituisce un vantaggio aggiunto rispetto alla library di contenuti e ai flussi di lavoro automatizzati. La parte migliore? PandaDoc conferisce un tocco professionale ai miei documenti senza sforzo.

PandaDoc offre anche ulteriori funzioni a un prezzo competitivo. Ho usato DocuSign e sono passato a PandaDoc, perché è più semplice da configurare, offre un’assistenza di qualità ed è facile integrarlo nel mio flusso di lavoro.

Non ho avuto problemi. La UX è facilmente comprensibile e per me questo fa la differenza”.

In merito al flusso di lavoro per le firme elettroniche, ha detto: “ Il nostro processo standard per le firme elettroniche inizia con l’autenticazione. Si tratta di uno step importante, perché devo avere la certezza che chi firma sia effettivamente il proprietario di quell’identità. L’autenticazione può avvenire tramite la verifica di un numero di telefono o di un’e-mail. I documenti vengono analizzati e, se è tutto a posto, l’identità viene approvata”.

Ricordati di controllare le leggi locali per verificare la validità legale delle firme digitali ed elettroniche nel tuo Paese.

Articolo tradotto e adattato in italiano da Giuliana