Come mantenere la concentrazione al lavoro nel 2020

A causa dell'attuale pandemia globale, il 2020 è stato un anno decisamente atipico. Molti di noi stanno ancora lavorando, ma non si trovano fisicamente sul posto di lavoro.

Se hai bisogno di aiuto per mantenere alte produttività e concentrazione, noi siamo qui per supportarti. Di seguito riportiamo 20 consigli di esperti per aiutarti a concentrarti meglio nel corso della tua giornata.

Affronta la tua ansia

Il primo consiglio viene dal dottor Chris Norris di Sleep Standards, fisioterapista e neurologo, che spiega come il lavoro da casa in isolamento e la mancanza di libertà di movimento possono avere un impatto negativo sulla nostra capacità di concentrazione.

Ecco cosa afferma: "Per noi esseri umani, non c’è nulla di meglio di un cambiamento significativo per far venire a galla paure, ansia e disagi. Le persone temono di perdere lavoro e reddito nel giro di un paio di mesi. Tendono dunque naturalmente a entrare in modalità di sopravvivenza".

Per concentrarsi meglio, è necessario individuare la fonte dello stress e dell'ansia. Il dottor Chris Norris ha ristretto il campo a quattro possibili fattori:

Crisi d'identità Un elemento essenziale che ci motiva internamente è la necessità di trovare un senso alla nostra vita. Questo senso ci aiuta a individuare uno scopo, dei valori e una modalità di vita e può aumentare l'autostima.

Ansia L'ansia si manifesta principalmente in due modi: può essere una risposta a qualcosa che ci sta accadendo, come problemi economici o la malattia di una persona cara oppure può essere patologica, assumendo la forma di una paura persistente di ciò che potrebbe succedere.

Mancanza di sicurezza lavorativa Se il tuo lavoro è a rischio, potresti inizialmente lavorare con maggiore impegno per cercare di mantenerlo. Se la situazione sembra senza speranza, però, alla fine ci si arrende. Il pensiero di perdere il lavoro può quindi generare ansia di per sé.

Distrazioni A causa della noia o di nostre motivazioni intrinseche - interessi personali, curiosità e volontà di auto-affermarsi - capita che ci facciamo distrarre da varie attività come fare giardinaggio, bricolage, completare puzzle o cucinare.

Per superare questi ostacoli, Norris ha proposto le seguenti soluzioni:

Limita il consumo di news Aggiornarsi in continuazione sul Coronavirus può essere ansiogeno e demotivante. Imponiti dei limiti.

Stabilisci una routine Se ti trovi al di fuori di un ambiente di lavoro strutturato come l'ufficio, fissa alcuni punti fermi nel corso della giornata che ti aiutino a stare in carreggiata.

Concediti delle pause Invece di perderti in ricerche su Google, se sei a casa, alzati e fai dell’altro.

Individua le tue motivazioni personali Le parole "motivazione" e "emozione" derivano entrambe dalla parola latina "motus", che significa movimento, impulso o passione. Cos’è che definisce la tua personalità? La curiosità, la capacità di risolvere i problemi, il senso di realizzazione personale o l’approfondimento di un particolare interesse?

Goditi la libertà che il lavoro a distanza implica Fissare scadenze è un ottimo modo per mantenere la concentrazione. Se lavori a progetti a lungo termine, suddividili in compiti più piccoli e assegna una scadenza a ciascuno di essi.

Questi sono solo alcuni consigli: ne abbiamo altri 19 per aiutarti a mantenere la concentrazione. Vediamoli insieme.

Crea una routine mattutina

E rispettala!

Rispettare la tua routine mattutina ti aiuterà a ridurre le distrazioni, soprattutto se hai la possibilità di rilassarti in casa.

Christie Love suggerisce qualcosa di semplice come iniziare presto al mattino con un caffè, evitando la TV: "Per quanto riguarda me, invece di correre da Starbucks per il mio caffellatte mattutino, preferisco prepararmi un caffè a casa ed evitare di accendere la TV. Vado dritto in ufficio e appunto sulla mia agenda i compiti importanti su cui voglio concentrarmi quel giorno. Prendo anche nota di tutti gli appuntamenti o delle commissioni di cui potrei dovermi occupare e pianifico la mia giornata, includendo anche l’attività sportiva".

Avere una routine mattutina non significa immergersi immediatamente nel lavoro. Si tratta di un errore che molti commettono, perché vogliono finire la giornata in anticipo.

Lori Vella, avvocato e titolare di uno studio legale, ci rivela la routine mattutina che ha adottato per avere una giornata di lavoro concentrata: "Ogni mattina, scelgo un settore della mia vita su cui lavorerò.... salute, lavoro, etc. Avere un piano anche in ambiti non legati al lavoro, mi aiuta a mantenere la concentrazione. Sono quindi meno distratta al lavoro.

Inizio la giornata ascoltando un buon audiolibro. Evito i social media e le e-mail. Dedico la mattina a me stessa e mi schiarisco le idee. In questo modo il mio cervello funziona meglio e posso dunque affrontare i progetti di concetto e più impegnativi, come scrivere per il blog e creare piani immobiliari. Le mie notifiche sono tutte OFF".

E infine, la tua mattina non deve essere necessariamente caotica. Puoi anche sederti, rilassarti e prepararti mentalmente al tuo lavoro. Per Dana Humphrey di Whitegate PR, raggiungere uno stato d’animo tranquillo è l'ideale: "Per me, prendermi cura di me significa andare a letto prima di mezzanotte. Quando mi sveglio nutro il mio organismo con acqua calda, limone e miele e poi faccio una colazione ricca di proteine e un po' di yoga, movimento, danza o stretching".

Pianifica il giorno successivo

Ora che sai come identificare la fonte del tuo stress e dell'ansia, organizzati per affrontarli. Non c’è bisogno di un software sofisticato per organizzare la tua settimana lavorativa; Chris Brenchley, CEO di Surehand, ha condiviso la sua tattica: usare i cari vecchi post-it. "Quello che faccio io di solito ogni sera della settimana è prendere un post-it e scrivere la mia lista di compiti per il giorno successivo. Appiccico il post-it sul mio laptop o su un tavolo. Appena ho terminato un compito, lo depenno.

Anche se si tratta di un compito minimo, come l'invio di un'e-mail, solo il fatto di metterci una croce sopra mi fa sentire di aver realizzato qualcosa. Poi il ciclo continua e, prima che me ne renda conto, ho portato a termine 7-8 compiti in un solo giorno! E non c'è motivazione migliore per il giorno successivo che sapere che oggi è stato un successo".

Connettiti con gli altri

Inutile dire che fare delle pause con regolarità è fondamentale per trovare l’equilibrio ideale tra lavoro e vita privata e per rimanere concentrati. Tuttavia, è anche importante non isolarsi dagli altri, sia dentro che fuori dall'ambiente di lavoro.

Dhiraj Nallapaneni di BirdEye dice: "Mi sincronizzo regolarmente con i membri del mio team e cerchiamo di sforzarci di condividere alcuni aggiornamenti che non siano legati al lavoro. È un ottimo modo per rendere il team più unito in un momento in cui molte persone si sentono sole.

Ho anche scoperto che sforzarmi di entrare in connessione con gli altri al di fuori del lavoro aiuta la mia produttività. Se non ci sforziamo di farlo, rischiamo davvero di soffrire, perché ci sembrerà di lavorare tutto il tempo. Chiamare un amico su Zoom la sera mi aiuta ad essere più concentrato sul lavoro il giorno dopo".

Anche se non è possibile incontrare gli altri fisicamente, il progresso tecnologico ci ha permesso di entrare in connessione facilmente tramite internet. I webinar sono un ottimo modo per stare al passo con chi lavora nel nostro stesso campo. Janice Telstar consiglia "di connettersi con almeno un collega al giorno, di partecipare a due webinar a settimana per rimanere al passo con le ultime tendenze e risorse e di aggiornare quotidianamente i propri account sui social media".

Usa la tecnica del pomodoro

Esistono molti metodi per gestire il tempo in modo più efficiente; uno dei più diffusi è la tecnica del pomodoro, che consiste nel fare pause brevi e regolari nel corso della giornata.

Scott Perry, senior project manager e blogger, la riassume perfettamente: "Si tratta di individuare un'attività da portare a termine e impegnarsi in uno sprint di 25 minuti per completare questa attività (senza distrarsi e concentrandosi al 100% sul compito in questione); poi, trascorsi i 25 minuti, si fa una pausa di 5 minuti. In seguito il ciclo si ripete. Io uso un'estensione di Chrome chiamata Strict Workflow, che ha un timer pomodoro. Non potrei lavorare senza. Dato che ho uno span di attenzione relativamente ridotto, questa estensione mi aiuta ad essere molto produttivo, perché faccio degli sprint per completare le cose che ho da fare".

Dividi i tuoi compiti in micro-obiettivi

A volte non riusciamo a concentrarci semplicemente perché siamo sopraffatti dal lavoro. Lesley Reynolds, co-fondatrice della Harley Street Skin Clinic, consiglia di suddividere i compiti in parti più piccole, che possano rientrare nella giornata lavorativa: "C'è un motivo per cui i buchi nelle ciambelle sono così piacevoli. Le rendono molto facili da mangiare. Ti ritrovi a mangiarne un paio ancor prima di rendertene conto. Anche gli obiettivi dovrebbero essere così. Avrai, naturalmente, un obiettivo molto alto e ambizioso. Ma fai assolutamente in modo di suddividere quest'obiettivo in obiettivi di piccole dimensioni. In questo modo, avrai la sensazione di fare progressi e, quando raggiungerai gli obiettivi più piccoli, ti sentirai realizzato".

Kamala Kirk di Spa and Beauty Today, oltre alla compilazione di una lista di cose fare, parla di una tecnica che si chiama "earthing": "Nel corso della giornata lavorativa faccio una pausa di 10-15 minuti, durante la quale cammino a piedi nudi nel mio giardino e tocco il terreno direttamente con i palmi delle mani o mi sdraio sull'erba. Conosciuta come “earthing” o “grounding”, questa abitudine di stare all'aperto e di entrare in connessione con la natura offre numerosi benefici: tra le altre cose, migliora il sonno e rafforza il sistema immunitario. Serve anche a rinfrescarmi le idee e a schiarire la mente, soprattutto quando sono alle prese con una giornata intensa tra chiamate via Zoom, riunioni e scadenze per gli articoli".

Concentrati sui tuoi tre bisogni psicologici di base

Sulla base della teoria dell'autodeterminazione, il Dr. Alan Chu dell'Università del Wisconsin - Green Bay sostiene la necessità di soddisfare i nostri tre bisogni psicologici fondamentali: autonomia, competenza e relazionalità.

Ecco cosa afferma: "L'autonomia consiste nel sentirsi volitivi e in grado di scegliere, la competenza nel sentirsi efficaci e avere padronanza e la relazionalità è un senso di connessione e di appartenenza. Si tratta di nutrienti (psicologici) essenziali, come le vitamine e i minerali, di cui ha bisogno chiunque per sentirsi concentrato e motivato".

Autonomia Inizia la giornata con compiti che ti piacciono e di cui hai il completo controllo, come la creazione di documenti che non richiedono l'intervento di altri. Quando abbiamo la percezione di fare le cose perché vogliamo e non perché dobbiamo, la nostra motivazione aumenta, regalandoci più concentrazione ed energia.

Competenza Cerca di svolgere più compiti in cui sei ferrato o che rappresentano una sfida. Varie ricerche dimostrano che la nostra motivazione è molto più alta quando possiamo mettere a frutto i nostri punti di forza.

Relazionalità Rimani in contatto con i colleghi. Anche se la pandemia rende tutto questo un po' più difficile, dovresti trovare il modo di restare in contatto al di fuori del lavoro, ad esempio organizzando delle giornate dedicate al benessere in cui possiate fare un po' di esercizio fisico o di meditazione tutti insieme.

Usa un’app per tracciare il lavoro svolto

Se non vuoi sprecare carta o preferisci mantenere tutto in formato digitale, le app per il tracciamento del lavoro svolto sono un ottimo modo per rimanere ben organizzati e concentrati nel corso di tutta la giornata lavorativa. Katie Thompson, CEO di Modern Darling, raccomanda di utilizzare Google Tasks "per creare e tenere traccia delle liste di cose da fare". Consiglia di suddividere i compiti più impegnativi e di impostare un timer di modo da non perdere la concentrazione mentre si esamina la lista".

Google Tasks è disponibile sia nel Play Store per gli utenti Android che nell'App Store per iOS.

Cambia la tua postazione di lavoro

Uno dei vantaggi di lavorare da casa è quello di non dover stare tutto il giorno in un posto solo. Se riesci, cerca di muoverti e di sfruttare al meglio il tuo spazio.

Jase Rodley, CEO di Dialed Labs, parla della necessità di muoversi per rimanere concentrati e motivati: "La motivazione è tutta una questione di movimento. Rimanere fermi in un posto troppo a lungo è naturalmente faticoso e, quando si inizia a pensare che fa caldo/freddo o a qualsiasi altro cambiamento che avviene attorno a noi, la produttività si blocca. Ecco perché mi piace lavorare usando un laptop: posso passare da una scrivania all'altra, lavorare sul divano o stare in piedi per un po', di modo da non lasciarmi tentare dal conforto delle distrazioni".

Per chi non vive da solo, è necessario stabilire regole di base con i propri cari. Brad Davidson, CEO di Norton Home Solutions, aggiunge: "Crea una zona in casa nota a tutti come il tuo spazio sacro. La tua famiglia o i tuoi coinquilini sapranno che, quando sei in quel punto della casa, possono interromperti solo in caso di emergenza". Tutte le altre richieste da parte di familiari o coinquilini dovrebbero essere recapitate tramite messaggio su telefono o e-mail e inviate con la consapevolezza che potreste non rispondere subito".

Riconosci i tuoi meriti

A volte ci concentriamo troppo sui nostri obiettivi a lungo termine invece che su ciò che ci attende nell’immediato. Siamo anche troppo intenti ad andare avanti, quando invece ci farebbe bene fermarci e riflettere.

Ethan Taub, CEO di Loanry, consiglia di guardare al lavoro svolto o ai risultati raggiunti in passato: "Una cosa che faccio di tanto in tanto per tirarmi un po’ su durante una settimana difficile è dare un’occhiata al mio sito web nell'archivio Wayback Machine e vedere quanto è cambiato negli ultimi anni. Guardarti indietro ti mostra quanto sei arrivato lontano e spesso può fornirti la dose di ispirazione necessaria per andare avanti".

Willie Greer, fondatore di The Product Analyst, condivide la stessa visione e suggerisce di concentrarsi su una giornata alla volta: "Iniziare a pensare al futuro e ai giorni in cui si dovranno affrontare più compiti può essere un assalto alla propria salute mentale e può indurre a rimuginare troppo. Poniti come obiettivo di arrivare a fine giornata, indipendentemente da quanto sia difficile la situazione in cui ti trovi, e di portare a termine ciò che deve essere finito in quel determinato momento".

Quando è troppo, è troppo!

È anche possibile che la tua mancanza di concentrazione sia dovuta semplicemente al fatto che stai lavorando troppo. Una giornata è composta da un numero limitato di ore; è importante lasciare il lavoro "al lavoro", sia che si vada in ufficio, sia che si lavori da casa.

Matt Scott, il proprietario di Termite Survey, parla esplicitamente di come esagerare costituisca un errore: "Gli imprenditori tendono a lavorare più di 8 ore al giorno e la semplicità con cui si comunica a livello internazionale tramite e-mail e Skype rischia di indurci facilmente a lavorare 24 ore al giorno. Capire quando è troppo è fondamentale. Stabilisci un orario di fine della giornata lavorativa e impegnati a rispettarlo la maggior parte dei giorni della settimana. Evita di rispondere alle e-mail dopo le 20.00 o di lavorare la domenica. Quando ci si concede una pausa, ci si sente più rilassati e più efficienti".

Fai le cose a modo tuo

Abbiamo parlato di come affrontare l’ansia e di come soddisfare i tuoi bisogni psicologici. La cosa più importante da tenere in considerazione è che, per rimanere concentrati, è necessario essere soddisfatti.

Zach Reece, il proprietario di un'azienda per la copertura di tetti, spiega: "Rimango motivato, perché mi permetto di fare cose che di solito, in un ufficio, non sono viste di buon occhio. Ciò può significare fare diverse pause, fermarsi a guardare un video a caso su YouTube o dividermi tra il lavoro e una chat online con gli amici. So che può sembrare un po’ controintuitivo e può essere visto come una mancanza di etica del lavoro, ma per me funziona ed è questo quello che conta. In questo modo la routine quotidiana non risulta troppo monotona, riesco a sentirmi più umano e non un drone robotico".

Questo è quanto: porta questi consigli con te, ovunque tu stia lavorando, e goditi la riconquistata concentrazione!