Come verificare la validità di una firma digitale in un PDF

Sempre più aziende iniziano a trasferire il proprio lavoro su cloud e le firme digitali stanno diventando una pratica sempre più comune sul posto di lavoro. Noi di Smallpdf offriamo anche una soluzione per la firma di documenti: eSign. Grazie a questo strumento, possiamo soddisfare i tuoi bisogni in materia di firme elettroniche e digitali.

La firma digitale è un processo crittografico: una volta che un documento viene firmato, gli vengono sempre assegnati un numero unico e un timestamp. Queste informazioni servono a provare che il documento non è stato alterato dopo l’apposizione della firma. Qualsiasi modifica, infatti, renderebbe la firma non valida. Come si fa, dunque, a verificare la validità di una firma? Te lo mostriamo qui di seguito: tutto ciò di cui avrai bisogno sarà un lettore PDF. Nel nostro esempio, utilizzeremo Adobe Acrobat.

Se la firma non è stata convalidata, puoi cliccare su “Convalida tutte” per iniziare il processo. Fai attenzione: se si tratta di un file di grandi dimensioni che contiene diverse firme, questo procedimento potrebbe richiedere un po’ di tempo. Se la firma non è valida, il lettore ti indicherà anche i probabili motivi.

Ottimo! Ma come faccio a inserire una firma in un documento digitale?

Smallpdf ha uno dei tool più semplici da utilizzare per firmare in digitale su internet. Chiunque può creare una firma elettronica gratuitamente e chi ha un account Smallpdf Pro avrà accesso alla firma digitale.

Puoi testare lo strumento eSign gratuitamente e vedere se sei soddisfatto del flusso di lavoro, della qualità della firma e del prodotto in generale. Se vuoi fare un upgrade e passare dalla firma elettronica alla firma digitale, ti offriamo un periodo di prova gratuito di 7 giorni, a costo zero! La procedura è piuttosto semplice: carica un documento, crea una firma, firmalo e poi scaricalo!

Se vuoi richiedere una firma, ti basterà un click in più: aggiungi l’e-mail del firmatario e invia il documento. In questo caso, invieremo una notifica sia a te che al destinatario quando tu manderai la richiesta, quando il destinatario firmerà il PDF e quando la richiesta sarà quasi in scadenza (è valida per 14 giorni).

Una volta che avrai firmato i tuoi documenti in digitale, potrai tornare su Adobe Reader per verificare la validità della firma, come abbiamo illustrato in precedenza.

Firma elettronica vs. firma digitale

A questo punto magari ti stai domandando quale sia la differenza tra una firma elettronica e una firma digitale. Semplificando le cose: una firma elettronica è una firma che è stata inserita elettronicamente all’interno di un documento, ossia usando un computer di qualche tipo. Il risultato finale è analogo a quello di un normale documento firmato, solo che viene visualizzato su uno schermo.

La firma digitale costituisce uno step successivo rispetto a quella elettronica. Si tratta sempre di una firma elettronica, ma ci sono ulteriori informazioni nascoste sotto la superficie che servono a provare che la firma è reale, che è stata apposta in un determinato momento e che il documento su cui si trova non è stato alterato dopo l'inserimento della firma. Infine, viene indicato il servizio usato per creare il sigillo digitale: ha quasi la funzione di testimone della procedura per la firma.

Anche se verificare che una firma sia valida è semplice, ciò non significa automaticamente che le firme elettroniche o digitali siano legalmente vincolanti. Dato che è impossibile generalizzare in merito alle normative sulle firme elettroniche e digitali, ti invitiamo a controllare quali leggi sono in vigore nel tuo paese in questo ambito.

Il servizio per firmare PDF di Smallpdf è sicuro?

Al massimo!

Ogni mese, Smallpdf offre i propri servizi a milioni di utenti, che ripongono fiducia nel nostro sito. Rimuoviamo i file dai nostri server un’ora dopo averli elaborati e utilizziamo la crittografia TSL per qualsiasi trasferimento di file. La nostra azienda è anche certificata ISO/IEC 27001 e conforme alla normativa GDPR.

Nel corso di tutte le comuni operazioni per l’elaborazione di file — come la compressione, la conversione e la modifica — la nostra policy ci impone di non conservare i file degli utenti sui nostri server per più di un’ora. In questo arco di tempo, possono continuare a lavorarci prima di effettuare il download del file finale. Lo stesso principio vale per le firme. Estendiamo questo arco temporale a 14 giorni solo quando è coinvolta un’altra persona (ad esempio quando condividi il file o richiedi una firma ad altri). Inoltre, se usi il nostro spazio di archiviazione cloud per salvare i tuoi documenti, questi ultimi saranno disponibili fino a quando non li elimini.

Se passi a un abbonamento Pro avrai anche accesso ad ulteriori vantaggi. Ad esempio, conserveremo le firme che hai salvato all’interno del tool per ottimizzare la procedura per la firma.

Se un firmatario ha completato la procedura per la firma e non vuole che il documento rimanga online per due settimane, non c’è problema. Puoi andare alla pagina dei documenti e, all’interno della “Vault eSign”, troverai una sezione che si chiama “Firmato”. Trova il documento che desideri eliminare, clicca sui tre puntini a destra e poi su “Elimina”.

Come abbiamo già accennato, offriamo anche l’archiviazione di file! Chi è spesso in giro per lavoro ha così la possibilità di accedere ai propri documenti 24 ore su 24 e sette giorni su sette, ogni volta che si trova online. Grazie alla nostra suite di tool per PDF, puoi convertire, comprimere e modificare i tuoi PDF liberamente prima di firmarli.

Articolo tradotto e adattato in italiano da Giuliana