Che cos’è DocuSign? Come creare firme elettroniche online

Nel mondo è in corso una transizione verso una nuova era all’insegna del lavoro in digitale e molte delle procedure tradizionali stanno cambiando. Una delle operazioni più comuni che sta subendo un mutamento e avviene sempre più spesso in digitale è la firma di documenti: DocuSign è alla guida di questa transizione da tempo.

Che cos’è DocuSign?

In breve, Docusign è uno dei principali servizi nel campo delle firme elettroniche.

Grazie a questa piattaforma , puoi creare rapidamente una firma digitale e inserirla nei tuoi documenti elettronici. Questo procedimento potrebbe implicare che una delle parti coinvolte debba 1) scannerizzare un documento in versione cartacea per convertirlo in formato digitale (ad esempio PDF) oppure 2) creare una nuova copia digitale da zero.

Inoltre, la piattaforma consente di inviare richieste ad altri per la firma dei documenti. Trattandosi di uno dei servizi premium al mondo per la firma elettronica, ti permette di firmare documenti tramite PC, smartphone o tramite servizi di archiviazione file come Dropbox o Google Drive.

Ogni firma digitale include un audit trail per verificare la validità delle firme. Grazie al workflow efficiente e chiaro, professionisti provenienti da diversi ambiti sono stati ricettivi nei confronti di questo cambiamento, da agenti immobiliari fino a insegnanti e studenti.

DocuSign può essere usato gratuitamente?

Solo per un certo periodo. Trattandosi di uno dei servizi per firmare documenti più popolari e noti, DocuSign ti consente di registrarti per un periodo di prova gratuito di 30 giorni. Al termine dei 30 giorni, è necessario registrarsi scegliendo una delle opzioni a pagamento. Ci sono diverse opzioni tra cui scegliere e il pacchetto “Standard” costa 40$ al mese.

Si tratta di un servizio costoso? Dipende dalla quantità di firme elettroniche che devi inserire quotidianamente. Se vuoi approfondire, abbiamo scritto un articolo che parla dei prezzi offerti da DocuSign.

Noi di Smallpdf, però, offriamo un tool gratuito per la firma elettronica che ti permette di beneficiare di molti servizi analoghi a quelli offerti da DocuSign gratuitamente!

Il tool per firmare documenti di Smallpdf può essere utilizzato gratuitamente due volte al giorno. Per accedervi, non è necessario creare un account, iniziare un periodo di prova e non si devono inserire i dati della carta di credito.

Ogni firma creata sarà una firma elettronica certificata. Se invece desideri apporre una firma digitale, puoi abbonarti al nostro servizio Pro, che è disponibile a un prezzo decisamente inferiore a quello richiesto da DocuSign.

Gestisci i documenti dopo averli firmati

Abbiamo supportato oltre 500 milioni di utenti in tutto il mondo con il nostro ventaglio di tool per la gestione dei documenti.

Una volta che hai firmato il tuo documento (utilizzando Smallpdf, DocuSign o qualsiasi altro servizio), puoi dare un’occhiata alla nostra suite di strumenti per comprimere, modificare o convertire il formato dei tuoi file in base alle tue esigenze. Ad esempio, se hai firmato un documento in formato Word, ti consigliamo di convertirlo in formato PDF e di ridurne le dimensioni per mandarlo agevolmente via e-mail, dato che si tratta del metodo più comune per condividere i documenti digitali.

Ti invitiamo a verificare le procedure per la stipulazione di accordi e le leggi in vigore nel tuo paese in materia di firma di documenti digitali. È infatti possibile che tu debba inviare un documento cartaceo invece della copia digitale.

Firma documenti dal tuo telefono

Molti di noi stanno seduti davanti al computer tutto il giorno; altri, invece, sono in costante movimento. Quando questi ultimi ricevono o inviano un documento, molte operazioni vengono svolte tramite smartphone. In questi casi, se sei sempre in giro per lavoro, dai un’occhiata alle nostre app mobile: ti consentono infatti di creare e firmare documenti sul momento.

Ad esempio, immagina che qualcuno ti dia un documento da firmare in formato cartaceo. Con le nostre app, puoi scansionare, firmare e condividere la versione finale del documento, in formato elettronico, direttamente dal tuo smartphone. Ecco come fare:

1. Scarica l’app mobile di Smallpdf, disponibile sia per iOS che per Android.
2. Apri l’app e crea un account gratuito.
3. Crea una scansione in PDF scattando una foto al documento.
4. Sincronizza con “il cloud”, vai sul nostro sito ed effettua il login.
5. Puoi quindi procedere tramite il nostro tool per la firma di PDF e firmare il documento.

Et voilà, ci assicureremo che i tuoi documenti e le tue transazioni in digitale siano sincronizzate su tutti i tuoi dispositivi, di modo che tu possa visualizzare, condividere e gestire i documenti sia sulla piattaforma web che tramite le nostre app mobile.

Analogamente a DocuSign, il nostro tool per la firma di PDF ha anche alcune funzioni aggiuntive. Puoi aggiungere segni di spunta, testo, date di scadenza e puoi persino specificare il punto in cui i firmatari devono inserire la propria firma.

Se hai un documento che richiede molte firme, puoi anche creare una richiesta di firma per i firmatari. In questo caso, invieremo un’e-mail a ciascuno dei firmatari nell’ordine in cui le richieste sono state generate e ti aggiorneremo 1) quando ciascuna delle persone ha inserito la firma e 2) quando tutti hanno firmato, fornendo un link a cui scaricare il documento finale.

Non importa se utilizzi il nostro sito gratuitamente o se hai un abbonamento pro a pagamento: garantiremo ai firmatari l’accesso gratuito al nostro servizio. Una volta che avranno firmato il documento, possono sempre tornare su smallpdf.com per comprimere, modificare o persino proteggere con una password il documento firmato, ossia hanno a disposizione tutto quello che può servire per creare il perfetto documento digitale.

Ricordati di controllare le leggi locali per verificare la validità legale delle firme digitali ed elettroniche nel tuo Paese.

Articolo tradotto e adattato in italiano da Giuliana