La transición a una oficina libre de papel es vital para el futuro del planeta, pero también puede contribuir a reducir costes y ahorrar recursos.
La transición a una oficina libre de papel es vital para el futuro del planeta, pero también puede contribuir a reducir costes y ahorrar recursos.
Ahorro en la reducción del papel
El ahorro más evidente en una oficina completamente digital es, por supuesto, el papel. Pero otros materiales de oficina y papelería, como escáneres, impresoras, trituradoras, carpetas, perforadoras, ect., también son completamente innecesarios en un entorno libre de papel. No sólo se ahorran costes y recursos al prescindir de ellos, sino también el espacio de oficina que se necesita para almacenarlos.
Aunque el coste del papel puede parecer pequeño en el contexto de la gestión total de una empresa, a largo plazo, el paso a una oficina libre de papel puede suponer un ahorro significativo.
Los residuos y el papel
Un artículo publicado por Roadrunner afirma que, antes de la pandemia del COVID-19, "un oficinista estadounidense medio generaba una cantidad considerable de residuos, desde 10.000 hojas de papel de oficina hasta 500 vasos ‘desechables’ de café cada año”.
A pesar de que muchas empresas están optando por acelerar la transformación digital, el artículo de Roadrunner constata que "el oficinista medio genera cada día cerca de un kilo de residuos de papel y cartón y utiliza aproximadamente 10.000 hojas de papel de copia al año".
Digamos que cada hoja de papel cuesta sólo 5 céntimos (en dólares), lo que hace un total de 500 dólares por empleado al año. Si pensamos en una empresa con 100 empleados, el total gastado en papel al año es la friolera de 50.000 dólares.
Por si fuera poco, casi la mitad de los documentos impresos se tiran en 24 horas, mientras que el 30% ni siquiera llega a salir de la bandeja de la impresora.
Puede resultar sorprendente saber que el papel representa aproximadamente el 70% de los residuos en las oficinas, con todo y con ello todos contribuimos a ello más de lo que creemos. Ya sea por un error en una impresión, por un informe o una presentación que ya no necesitamos o por una montaña de correo basura que va a parar directamente a la basura, estos residuos se acumulan rápidamente, al igual que los costes.
Ventajas fiscales económicas de prescindir del papel
El ahorro de costes que supone prescindir del papel permite dedicar recursos a cosas más importantes, así como la posibilidad de implantar servicios on-line que pueden acompañarte en tu transformación digital.
Reducir la utilización de documentos físicos en papel para el trabajo diario supone una importante contribución a la sostenibilidad de tu empresa y, con las herramientas adecuadas, es mucho más sencillo de lo que parece.
Consulta nuestra serie de artículos sobre las distintas ventajas de prescindir del papel en el blog de Smallpdf.
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Artículo traducido y adaptado por Alejandro
