Elektronische und digitale Signaturen in Deutschland

Gesetzgebung

Auch wenn sich generell feststellen lässt, dass die elektronische Signatur in Deutschland immer häufiger eingesetzt wird, so ist sie doch noch nicht allzu weit verbreitet. Aufgrund der mit diesem Verfahren verbundenen Kosten und des technischen Aufwands werden digitale Signaturen, die mit digitalen Zertifikaten verknüpft sind, für Rechtsgeschäfte eher selten verwendet. Im Geschäftsleben werden sie hingegen immer häufiger eingesetzt.

In Deutschland ist die Verwendung elektronischer Signaturen durch die folgenden zwei Gesetze geregelt: 

Das Vertrauensdienstegesetz (VDG)

Mit diesem Gesetz wird die eIDAS-Verordnung in Kraft gesetzt und die Nutzung von elektronischen Vertrauensdiensten im Einklang mit der eIDAS-Verordnung erleichtert.

Da Deutschland ein Mitgliedsstaat der Europäischen Union (EU) ist, gelten die Bestimmungen der Verordnung (EU) Nr. 910/2014 des Europäischen Parlaments und des Rates vom 23. Juli 2014 über elektronische Identifizierung und Vertrauensdienste für elektronische Transaktionen im Binnenmarkt (eIDAS-Verordnung) und sind unmittelbar anwendbar.

Die eIDAS-Verordnung regelt die Verwendung von elektronischen und digitalen Signaturen in der gesamten EU, so auch in Deutschland.

Um sicherzustellen, dass diese Verordnung ordnungsgemäß durchgesetzt wird, hat Deutschland ein weiteres Gesetz zur Umsetzung von eIDAS eingeführt, das Vertrauensdienstegesetz (VDG). Dieses Gesetz wurde am 29. Juli 2017 in Kraft gesetzt und soll die Nutzung von elektronischen Vertrauensdiensten in Deutschland erleichtern.

Das Bürgerliche Gesetzbuch (BGB)

In dem unter anderem festgelegt ist, wann die Schriftform durch die elektronische Form ersetzt werden kann.

Die meisten der einschlägigen deutschen Vorschriften sind im Bürgerlichen Gesetzbuch (BGB) enthalten. Das deutsche Recht enthält eine Reihe von Bestimmungen über die Formvorschriften, insbesondere über die Schriftform, die das BGB für folgende Anwendungsbereiche vorschreibt:

• Kündigung von Mietverträgen 

• Benachrichtigung über eine Abtretung von Rechten

• Abtretung von Rechten 

• Abtretung von Rechten, die mit einer Hypothek verbunden sind 

Das Bürgerliche Gesetzbuch kennt verschiedene gesetzliche Formen, die, um rechtswirksam zu sein, bestimmte Arten von Erklärungen enthalten müssen. Dies sind zum Beispiel: 

• Die Schriftform 

• Die Textform 

• Die vereinbarte Form

Darüber hinaus ist im BGB festgelegt, dass die elektronische Form die Schriftform ersetzen kann, sofern die Statuten nicht etwas anderes vorsehen. Im BGB sind elektronische Signaturen nur in Verbindung mit der eIDAS-Verordnung definiert. 

Überlegungen zu elektronischen und digitalen Signaturen in Deutschland

In Deutschland kann für bestimmte Arten von Verträgen entweder die Text- oder die Schriftform vorgeschrieben sein. Nach dem BGB muss es sich hierbei um eine lesbare Erklärung auf einem dauerhaften Datenträger handeln. Die Person, die die vorgenannte Erklärung abgibt, ist ebenfalls zu benennen. 

Ist jedoch nach BGB die Schriftform erforderlich, muss das Dokument auch von der Person unterzeichnet werden, die das Dokument ursprünglich ausgestellt hat. Das Dokument muss den Namen oder das Namenskürzel der entsprechenden Person enthalten und notariell beglaubigt sein. In Fällen, in denen die Schriftform gesetzlich vorgeschrieben ist, reicht die Textform nicht aus und sollte daher nicht verwendet werden. 

Im BGB gibt es eine Reihe von Fällen, in denen für bestimmte Verträge die Schriftform erforderlich ist. Die Schriftform kann durch eine elektronische Fassung ersetzt werden, sofern nicht andere Statuten etwas anderes vorschreiben. Soll jedoch die elektronische Form die Schriftform ersetzen, wie dies in Abschnitt 126a vermerkt ist, so muss die elektronische Form die nachstehenden Anforderungen erfüllen: 

1. Der Aussteller der Erklärung muss auf dem elektronischen Formular seinen Namen angeben und das elektronische Dokument mit einer qualifizierten elektronischen Signatur (QES) versehen.

2. Handelt es sich bei dem Dokument um einen Vertrag, müssen beide Vertragsparteien eine mit QES gegengezeichnete Ausfertigung vorlegen.

Gibt es keine gesetzlichen Anforderungen an die Form, so genügt für den Vertragsschluss jede Art von elektronischer Signatur, sofern die beteiligten Parteien der Verwendung der elektronischen Form zustimmen und kein anderer Wille erkennbar ist.

Wichtig für die Entscheidung, welche Art von elektronischer Signatur verwendet werden soll, ist die Tatsache, dass qualifizierte elektronische Signaturen eine höhere Beweiskraft haben als andere Formen elektronischer Signaturen. Wird eine nicht qualifizierte elektronische Signatur verwendet, so muss der Unterzeichner nachweisen, dass das Dokument inhaltlich nicht verändert wurde.

Elektronische Signaturen sind in Deutschland nicht sehr verbreitet. Aus diesem Grund sind die hiesigen Richter nicht immer mit den damit verbundenen Gesetzen vertraut. Gleichwohl ist es nach dem Gesetz zur Förderung des elektronischen Rechtsverkehrs mit den Gerichten keine Seltenheit, dass auch Zivilklagen über die neue Infrastruktur beA (das besondere elektronische Anwaltspostfach) eingereicht werden.

Dokumente, die in Deutschland elektronisch signiert werden dürfen

In der Regel benötigen Verträge in Deutschland keine bestimmte Form, um rechtswirksam zu sein. Eine Ausnahme bilden die Fälle, in denen nach deutschem Recht die Verwendung elektronischer Signaturen entweder direkt oder indirekt verboten ist oder die Schriftform vorgeschrieben ist (was die Verwendung einer qualifizierten elektronischen Signatur erforderlich macht). In diesen Fällen kann jede nicht qualifizierte elektronische Signatur verwendet werden. 

Für die folgenden Arten von Dokumenten oder Vereinbarungen besteht nach deutschem Recht in der Regel keine Notwendigkeit, die Schriftform anzuwenden:  

• Personalwesen (außer bei Beendigung von Arbeitsverhältnissen)

• Beschaffung (außer bei Abschluss von Ratenlieferungsverträgen)

• Gesellschafterbeschlüsse

• Geheimhaltungsverträge

• Softwarelizenzierung

• Gesundheitswesen

• Bankenwesen

• Immobilien (mit Ausnahme von Mietverträgen, der Übernahme von Hypothekenschulden und der Anzeige der Abtretung einer Forderung, die mit einer Hypothek unterlegt ist)

• Kreditvergabe (mit Ausnahme der Mitteilung der Abtretung eines Rechts durch den Gläubiger an den Schuldner und der Gültigkeit einer Urkunde, wenn dem Inhaber der Urkunde ein Vorteil versprochen wird)

• Sicherungsschein

• Versicherungen

• Bildung

• Biowissenschaften

• Technologiesektor

• zu beurkundende Dokumente

• Verbrauchergeschäfte

• behördliche Einreichungen

Obwohl für die meisten Verträge nur eine einfache elektronische Signatur erforderlich ist, so gibt es doch einige Einschränkungen, die zu beachten sind. Vereinbarungen, die sich üblicherweise auf Immobilien, notarielle Dokumente und Eheschließungen beziehen, sind von diesem Gesetz ausgenommen. Allerdings hat die COVID-19-Pandemie viele dazu gezwungen, einen Großteil ihrer Verwaltungsabläufe, einschließlich der Vertragsverwaltung, ganz oder teilweise online abzuwickeln. Es ist daher wahrscheinlich, dass auch beschränkt zugängliche Dokumente irgendwann einmal elektronisch signiert werden dürfen.  

Dokumente, die mit qualifizierten elektronischen Signaturen (QES) in Deutschland als rechtswirksam gelten

Folgende Dokumente gelten in Deutschland mit einer qualifizierten elektronischen Signatur als rechtswirksam: 

• Zeitarbeitsverträge nach dem deutschen Arbeitnehmerüberlassungsgesetz (AÜG)

• Verbraucherdarlehensverträge 

• Gesellschafterbeschlüsse von Gesellschaften mit beschränkter Haftung, die nicht im Handelsregister eingetragen sind

• Vertraulichkeitsvereinbarungen (Anmerkung: Je nach Einzelfall, Verwendungszweck und Absprache zwischen den Vertragsparteien)

• Übertragung von Aktien einer Aktiengesellschaft (Anmerkung: Es empfiehlt sich, einen ausdrücklichen Hinweis auf die QES in den Kaufvertrag aufzunehmen) 

• Änderungen von Verträgen, die der Schriftform bedürfen (Anmerkung: Es empfiehlt sich, eine Formulierung aufzunehmen, die besagt, dass die Schriftform durch eine QES ersetzt werden kann) 

• Empfangsbestätigungen 

• Vollmachten (Anmerkung: Je nach Einzelfall, Verwendungszweck und Absprache zwischen den Vertragsparteien. Wird eine Vollmacht vorgelegt, darf ein Widerruf der Vollmacht für Dritte nicht erkennbar sein. Daher sind entsprechende Vorkehrungen zu treffen.) 

• Mietverträge für Wohn- und Geschäftsräume, Kündigung von Mietverhältnissen sowie Pachtverträge 

Dokumente, die in Deutschland nur mit einer eigenhändigen Unterschrift unterzeichnet werden dürfen

Folgende Dokumente dürfen aufgrund verschiedener Vorschriften nicht elektronisch signiert werden: 

• Urkunden

• alle Dokumente, die notariell beglaubigt werden müssen

• Beendigung von Arbeitsverhältnissen

• Erteilung von Leibrentenversprechen zur Gewährung von familienrechtlichem Unterhalt

• Erteilung von Bürgschaftserklärungen

• abstrakte Schuldversprechen

• abstrakte Schuldanerkenntnisse

• öffentlich-rechtliche Vereinbarung mit der Kommune nach dem Verwaltungsverfahrensgesetz (VwVfG)

Nützliche Informationen

• Allen & Overy: E-Signing: E-signing according to German law - Allen & Overy

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