A diferença entre assinaturas manuscritas, digitalizadas, com carimbo e digitais

Hoje em dia, empresas e particulares estão optando por ferramentas que permitem assinar contratos de forma mais rápida e eficiente. As soluções de assinatura eletrônica evoluíram nos últimos anos e agora são utilizadas para assinar contratos em muitos setores ou mesmo para fins administrativos. Contudo, em alguns casos, assinaturas manuscritas, digitalizadas e com carimbo ainda são utilizadas. Descubra hoje os diferentes tipos de assinaturas que existem e os seus usos.

Que tipos de assinaturas existem?

Assinaturas manuscritas: mas, primeiro, vamos voltar ao método tradicional de assinar um acordo ou contrato, conhecido como assinatura manuscrita. Esta assinatura envolve uma pessoa que coloca fisicamente uma assinatura ou uma rubrica em um documento, normalmente usando uma caneta ou um carimbo em um documento em papel.

Assinaturas com carimbo: da mesma forma, as assinaturas com carimbo envolvem um indivíduo que coloca um carimbo em um documento em papel, personalizado com sua marca única.

Assinaturas eletrônicas: o termo "assinatura eletrônica" é uma expressão genérica que se refere a todos os métodos para assinar (ou validar) um documento eletrônico ou identificar uma pessoa. Não necessita de um certificado digital para validar a identidade do signatário e pode incluir um nome digitado, iniciais, uma imagem ou uma reprodução de uma assinatura manuscrita. Você pode usar este tipo de assinatura para quase qualquer contrato.

Assinaturas digitalizadas: da mesma forma, uma assinatura digitalizada envolve um processo eletrônico, que geralmente consiste em um símbolo associado a uma pessoa para registrar um contrato. As assinaturas digitalizadas e eletrônicas revelam a intenção do signatário de assinar o documento. No entanto, elas não possuem nenhum processo de autenticação que verifique o signatário ou proteja o documento. Para que uma assinatura seja considerada segura, ela deve cumprir a certos requisitos, como acontece com as assinaturas digitais.

Assinaturas digitais: a assinatura digital vai um passo além e adiciona integridade à assinatura eletrônica, proporcionando maior segurança e autenticidade. A assinatura digital utiliza um certificado de autoridade, que garante a autenticidade e a validade do signatário. Este documento armazena todas as informações relacionadas à identificação do signatário através de criptografia, fornecendo assim autenticação.

A ferramenta Assinar PDF do Smallpdf, por exemplo, oferece uma assinatura eletrônica simples incorporada com um carimbo de data / hora LTV (Long-Term Validation), que registra a hora e a data da colocação da assinatura no documento. A assinatura digital também contém informações, como o nome do signatário, a validade de sua identidade e da própria assinatura. Ela também indica quando um documento foi assinado e pode provar se ele foi modificado desde então. Para que a assinatura digital permaneça válida, o conteúdo do documento não pode ser alterado.

Todas essas propriedades de verificação e autenticação podem ser visualizadas com a maioria dos leitores de PDF.

Qual assinatura devo escolher?

O uso de qualquer uma das assinaturas explicadas acima fica a critério das pessoas envolvidas. No entanto, é provável que as assinaturas manuscritas tornem os processos mais lentos devido à sua dependência dos processos físicos. Embora demore cerca de 37 minutos para obter uma assinatura digital ou eletrônica em um documento, leva em média cinco dias para que um documento físico seja assinado. Com o gerenciamento de contratos, tempo é realmente dinheiro, e com o uso de documentos digitais, poupa cerca de 20 dólares em comparação com documentos em papel.

Hoje, quase todas as transações são feitas online, levando a um maior uso de assinaturas eletrônicas. Quando se trata de assinaturas eletrônicas e digitais, lembre-se que ambas são seguras. Enquanto as assinaturas digitais implicam mecanismos de criptografia de dados, as assinaturas eletrônicas continuam sendo seguras e válidas juridicamente e representam uma opção eficiente e direta para acordos mais simples. Se você precisar assinar documentos com informações mais confidenciais ou cumprir regulamentações rígidas, a assinatura digital é a melhor opção.

Recomendamos sempre que verifique as leis locais da sua área e a das outras partes (se necessário) no que diz respeito à legalidade das assinaturas eletrônicas e digitais. Se precisar usar uma assinatura digital segura, você pode se registrar para um teste gratuito de 7 dias. Você terá acesso a todos os nossos recursos Pro, como criar e armazenar suas assinaturas online e convidar até 100 assinantes para assinar documentos!

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Traduzido e adaptado para o português por Inês Sousa