La différence entre les signatures manuscrites, numérisées, estampillées et numériques

Les entreprises et les particuliers optent aujourd’hui pour des outils qui leur permettent de signer des contrats plus rapidement et plus efficacement. Les solutions de signature électronique ont évolué ces dernières années et sont aujourd’hui largement utilisées pour signer des contrats dans de nombreux secteurs ou même à des fins administratives générales. Mais, dans certains contextes, les signatures manuscrites, dactylographiées et estampillées sont encore privilégiées. Nous te présentons aujourd’hui quels sont les différents types de signature et dans quels contextes les utiliser.

Quels sont les différents types de signature ?

Les signatures manuscrites : Pour commencer, revenons d’abord à la méthode traditionnelle de signature d’un accord ou d’un contrat, plus largement connue sous le nom de signature manuscrite. Cette signature implique une personne qui trace physiquement une signature ou un signe distinctif dans un document, généralement à l’aide d’un stylo ou d’un tampon sur un document papier.

Les signatures estampillées : Les signatures estampillées sont faites à l’aide d’un cachet ou un tampon sur un document papier, qui est personnalisé avec un signe distinctif propre.

Les signatures électroniques : Le terme « signature électronique » est une expression générique qui fait référence à toutes les méthodes de signature (ou de validation) d’un document électronique ou d’identification d’une personne. Les signatures électroniques n’utilisent pas de certificat numérique pour valider l’identité du signataire et peuvent consister en un nom dactylographié, des initiales, une image ou la reproduction d’une signature manuscrite. Ces signatures sont acceptées pour presque tous les types d’accords.

Les signatures dactylographiées : Les signatures dactylographiées sont généralement un symbole associé à une personne physique pour enregistrer un contrat. Les signatures dactylographiées et électroniques révèlent l’intention du signataire de signer le document. Cependant, elles n’incluent aucun processus d’authentification qui pourrait vérifier le signataire ou sécuriser le document. Pour qu’une signature soit considérée comme sécurisée, elle doit répondre à certaines exigences, comme c’est le cas pour les signatures numériques.

Les signatures numériques : Les signatures numériques vont encore plus loin et ajoutent de l’intégrité à la signature électronique, offrant une sécurité et une conformité accrues. Les signatures numériques utilisent un certificat d’autorité, qui garantit l’authenticité et la validité du signataire. Ce document stocke toutes les informations relatives à l’identification du signataire par chiffrage et permet donc de prouver l’authenticité de la signature.

L’outil de signature PDF de Smallpdf, par exemple, offre une signature électronique simple intégrée avec un horodatage LTV (Long-Term Validation), qui enregistre l’heure et la date auxquelles la signature a été apposée au sein du document. La signature numérique, elle, contient également des informations telles que le nom du signataire, la validité de son identité et la signature elle-même. Elle indique également quand un document a été signé et peut prouver s’il a été modifié depuis. Pour que la signature numérique reste valide, le contenu du document ne doit pas être modifié une fois la signature apposée.

Toutes ces propriétés de vérification et d’authentification peuvent être affichées dans la plupart des lecteurs PDF.

Quand est-il recommandé d’utiliser ces types de signatures ?

Le choix d’utiliser un type de signature plutôt qu’un autre dépend réellement des préférences de chacun. Cependant, les signatures manuscrites peuvent ralentir les processus en raison de leur dépendance aux processus physiques. Alors qu’il faut environ 37 minutes pour obtenir une signature numérique ou électronique sur un document, il faut compter en moyenne cinq jours pour faire signer un document physique. Dans la gestion des contrats, on peut réellement dire que le temps, c’est de l’argent, car on économise 20$ en privilégiant un document numérique par rapport à un document papier.

Aujourd’hui, des transactions de toutes sortes sont effectuées en ligne, ce qui explique que la signature électronique est devenue la norme. Dans tous les cas, garde à l’esprit que les signatures électroniques, tout comme les signatures numériques, sont sécurisées. Alors que les signatures numériques impliquent des mécanismes rigoureux de chiffrage des données, les signatures électroniques restent sécurisées et juridiquement contraignantes, et représentent une option efficace et simple pour les contrats les plus simples. Si tu dois signer des documents contenant des informations plus sensibles ou te conformer à des réglementations strictes, la signature numérique est l’option la plus appropriée.

Nous te recommandons, tout d’abord, de consulter les lois locales existantes dans ta région et dans les régions ou vivent les autres signataires (si nécessaire) concernant la légalité des signatures électroniques et numériques. Si tu dois utiliser une signature numérique sécurisée, tu peux t’inscrire à un essai gratuit de 7 jours. Celui-ci te donnera accès à toutes nos fonctionnalités Pro, et te permettra de créer et de stocker tes signatures en ligne. Tu pourras également ajouter plus de 100 signataires par document.

Prêt à signer ?

Article traduit et adapté en français par Éloïse