5 conseils pour acheter des outils PDF et de signature électronique pour ton entreprise

La révolution du passage au numérique est en marche, aidée en partie par le récent mouvement mondial en faveur du travail à distance. Les entreprises de divers secteurs mettent en place leur infrastructure de documents numériques et en tirent des avantages en termes de temps et de coûts.

Trouver les bonnes solutions logicielles peut s'avérer difficile. Voici cinq conseils pour te guider dans cette démarche :

• Détermine les outils dont ton équipe a réellement besoin.
• Calcule le nombre de licences logicielles dont tu auras besoin.
• Établis une estimation réaliste de ton budget.
• Négocie et insiste pour obtenir des tarifs commerciaux personnalisés.
• Pose les bonnes questions avant de t'engager.

De quels outils tes équipes ont-elles besoin ?

Parle à ton équipe et obtiens une vue d'ensemble des outils dont elle a besoin. Les RH souhaitent peut-être numériser l'ensemble du processus d'intégration, y compris la signature des contrats. Ton graphiste a peut-être besoin de compresser des fichiers PDF ou de les convertir dans d'autres formats de fichier. Les équipes de vente peuvent avoir besoin d'accéder à des fichiers et de faire signer des documents sur leurs appareils mobiles. Pour bien cerner les besoins des équipes, il est primordial que tu organises des réunions pour discuter non seulement des produits concrets, mais aussi des problèmes actuels, afin de découvrir les solutions possibles que tu peux apporter grâce au logiciel que tu as choisi. De combien de licences logicielles ton entreprise a-t-elle besoin ?

Détermine le nombre d'employés qui auront besoin d'accéder aux outils. Ce nombre variera en fonction de la taille de ton entreprise. La plupart des fournisseurs de logiciels proposent des options de licence flexibles qui te permettent de faire évoluer ton forfait au fur et à mesure de ta croissance.

Recherche de prix et attribution d'un budget

Il est important de faire des recherches et de déterminer le prix moyen des outils PDF et de signature électronique sur le marché. Tu peux utiliser cette information pour fixer le budget adéquat pour ton entreprise. Il se peut que le prix que tu recherches soit inférieur à la moyenne du marché. Cela ne signifie pas que tu ne disposes pas de toutes les options disponibles. Presque tous les fournisseurs de logiciels proposent une grande variété de tarifs. Souvent, tu peux économiser de l'argent, surtout si tu es une petite entreprise, en optant pour des abonnements annuels ou par équipe plutôt que pour des versions mensuelles. Pour prendre une décision éclairée sur les outils PDF et de signature électronique, évalue leurs caractéristiques et leurs fonctionnalités, en tenant compte des besoins de ton entreprise et de ton budget. Explore les options d'essai ou de démonstration pour acquérir une expérience pratique avant de procéder à l'achat.

Tire parti de la taille de ton équipe pour obtenir une tarification personnalisée

De nombreux fournisseurs de logiciels élaborent des plans de tarification personnalisés pour les entreprises. Avant de t'abonner, contacte l'équipe commerciale de l'entreprise et discute avec elle d'un accord adapté à tes besoins spécifiques. La plupart des fournisseurs seront ravis d'établir un partenariat gagnant-gagnant pour intégrer l'ensemble de ton entreprise.

Tire parti de la taille de ton équipe pour obtenir une tarification personnalisée

De nombreux fournisseurs de logiciels créent des programmes de tarification personnalisés pour les entreprises. Avant de t'inscrire, contacte l'équipe commerciale de l'entreprise et discute d'un arrangement adapté à tes besoins spécifiques. La plupart des fournisseurs seront heureux de mettre en place un partenariat gagnant-gagnant pour intégrer l'ensemble de ton entreprise.

Obtiens des réponses aux questions importantes

Parle à un représentant et passe en revue toutes tes questions et préoccupations. Cela te permettra de prendre une décision en toute connaissance de cause. Renseigne-toi sur les responsables de l'assistance technique et sur la formation, si ces aspects sont importants pour ton équipe.

N'oublie pas de te renseigner sur le niveau de sécurité offert par le logiciel. Le logiciel est-il accrédité ISO/IEC 27001 et conforme au GDPR et au CCPA ? L'outil offre-t-il l'option supplémentaire de créer des signatures numériques ?

Trouver le bon logiciel de PDF et de signature électronique peut sembler une tâche ardue. Nous espérons que ces conseils t'aideront à simplifier ta recherche. Chez Smallpdf, nous proposons des plans Team et Business qui s'adaptent à ton entreprise. Tu peux comparer nos offres ou tester notre logiciel gratuitement.

Article traduit et adapté en français par Éloïse.