5 consejos para comprar herramientas PDF y de firma electrónica para tu empresa

La revolución de la oficina sin papel está en proceso, de cierto modo, impulsada por el reciente movimiento global hacia el trabajo remoto. Las empresas de diversos sectores están estableciendo su infraestructura de documentos digitales y obteniendo beneficios en tiempo y costo.

Encontrar las soluciones de software adecuadas puede ser abrumador. Estos son cinco consejos para ayudarte a lo largo del proceso:

1. Averigua que herramientas necesita realmente tu equipo.
2. Calcula la cantidad de licencias de software que necesitarás.
3. Elabora una estimación realista de tu presupuesto.
4. Negocia y presiona para conseguir precios comerciales personalizados.
5. Haz las preguntas adecuadas antes de suscribirte.

¿Qué herramientas necesita tu equipo?

 

Habla con tu equipo y obtén una visión de las herramientas que necesitan. Quizás Recursos Humanos quiere digitalizar el proceso completo de contratación, incluyendo la firma de contratos. Tal vez tu diseñador necesite comprimir archivos PDF o convertirlos a otros formatos de archivo. Puede que el equipo de ventas necesite acceso a los archivos para firmarlos en sus dispositivos móviles. Para saber realmente lo que los departamentos necesitan, organiza juntas para discutir no solo sobre productos en concreto, sino también para preguntar sobre problemáticas actuales, para descubrir posibles soluciones que puedas proveer a través del software que elijas.

¿Cuántas licencias de software necesitas?

 

Calcula el número de empleados que necesitan acceder a las herramientas. Esto variará dependiendo del giro y tamaño de tu empresa. La mayoría de los proveedores de software ofrecen opciones de licencia flexibles que te permiten actualizar tu plan a medida que creces.

Investiga los costos y establece un presupuesto

 

Es importante investigar y determinar el precio promedio del mercado para herramientas de PDF y firmas electrónicas. Puedes utilizar la información para establecer el software adecuado para tu negocio. Puede que el precio que estás buscando sea menor que el promedio en el mercado. Eso no significa que no tienes todas las opciones disponibles. Prácticamente, todos los proveedores de software ofrecen una amplia variedad de estructuras de precios. A menudo, puedes ahorrar dinero, especialmente al ser un negocio pequeño, si te decides por una suscripción anual o de equipo en lugar de las versiones mensuales. Para tomar una decisión informada sobre las herramientas de PDF y de firma electrónica, evalúa sus características y funcionalidades, considerando las necesidades de tu negocio y tu presupuesto. Explora las opciones de prueba o demostraciones para obtener una experiencia práctica antes de realizar la compra.

Aprovecha el tamaño de tu equipo para obtener precios personalizados

 

Muchos proveedores de software crean planes de precios personalizados para las empresas. Antes de inscribirte, ponte en contacto con el equipo de ventas de la empresa y discute un acuerdo para tus necesidades específicas. La mayoría de los proveedores estarán dispuestos a llegar a un acuerdo que beneficie a todas las partes para incorporar a toda tu empresa.

Obtén respuesta a las preguntas importantes

 

Habla con un representante y repasa una por una todas tus preguntas y preocupaciones. Esto te permitirá tomar la mejor decisión informada. Pregunta por los gerentes de soporte y capacitación si estos son importantes para tu equipo.

Asegúrate de informarte sobre el nivel de seguridad que provee el software. ¿El software está acreditado por la ISO/IEC 27001 y cumple con la GDPR y el CCPA?, ¿la herramienta ofrece la opción adicional de crear firmas digitales?

Encontrar el software de PDF y firmas electrónicas adecuado puede parecer una tarea abrumadora. Esperamos que estos consejos ayuden a simplificar tu búsqueda. En Smallpdf, ofrecemos planes para Equipos y Empresas que se adaptan a tu negocio. Puedes comparar nuestros planes o probar nuestro software de forma gratuita.

Artículo adaptado y traducido por Mario.