La diferencia entre las firmas manuscritas, mecanografiadas, estampadas y digitales

Las empresas y los particulares optan hoy en día por herramientas que permitan firmar contratos de forma más rápida y unos flujos de trabajo más eficientes. Las soluciones de firma electrónica han evolucionado en los últimos años y ahora se utilizan ampliamente para firmar contratos en muchos sectores o incluso para fines administrativos generales. Pero, en algunos casos, también se siguen utilizando las firmas manuscritas, mecanografiadas y estampadas. A continuación, profundizamos en las diferentes firmas que se utilizan hoy en día y para qué se emplean.

¿Qué tipos de firmas hay?

Firmas manuscritas: Pero primero, volvamos al método tradicional de firmar un acuerdo o contrato, que se conoce ampliamente como la firma manuscrita. También se denomina como firma húmeda o firma con tinta y consiste en que una persona ponga físicamente una firma o una marca distintiva en un documento, normalmente utilizando un bolígrafo o un sello en un documento de papel.

Firmas estampadas: Del mismo modo, las firmas estampadas implican que una persona coloque un sello en un documento de papel, que se personaliza con su propia marca distintiva.

Firma electrónica: El término "firma electrónica" es una expresión genérica que se refiere a todos los métodos para firmar (o validar) un documento electrónico o identificar a una persona. No utiliza un certificado digital para validar la identidad del firmante y puede consistir en un nombre mecanografiado, unas iniciales, una imagen o la reproducción de una firma manuscrita. Esta firma se acepta para casi cualquier tipo de acuerdo.

Firma mecanografiada: Del mismo modo, la firma mecanografiada implica un proceso electrónico, que suele consistir en un símbolo que se asocia a una persona física para registrar un contrato. Tanto las firmas mecanografiadas como las electrónicas revelan la intención del firmante de firmar el documento. Sin embargo, no llevan ningún proceso de autentificación que verifique al firmante o asegure el documento. Para que una firma se considere segura, debe cumplir ciertos requisitos, como ocurre con las firmas digitales.

Firma digital: La firma digital va un paso más allá y añade integridad a la firma electrónica, proporcionando mayor seguridad y cumplimiento. La firma digital utiliza un certificado de autoridad, que garantiza la autenticidad y validez del firmante. Este documento almacena toda la información relacionada con la identificación del firmante a través de la encriptación y, por tanto, proporciona autenticación.

La firma digital eSign de Smallpdf, por ejemplo, proporciona una firma electrónica simple incrustada con una marca de tiempo LTV (Long-Term Validation o bien validación a largo plazo), que registra la hora y la fecha de colocación de la firma en el documento. La firma digital también contiene información incrustada, como el nombre del firmante, la validez de su identidad y de la propia firma. También contiene la hora de la firma y puede demostrar si un documento ha sido modificado desde entonces. Para que la firma digital siga siendo válida, el contenido del documento no puede modificarse.

Todas estas propiedades de verificación y autenticación pueden verse con la mayoría de los lectores de PDF.

¿Cuándo es mejor utilizar este tipo de firmas?

El uso de cualquiera de las firmas explicadas anteriormente queda a la discreción de las personas implicadas. Sin embargo, las firmas húmedas o físicas pueden ralentizar los procesos debido a su dependencia de los procesos físicos. Mientras que se tarda unos 37 minutos en conseguir una firma digital o electrónica en un documento, se tarda una media de cinco días en conseguir la firma de un documento físico. En la gestión de contratos, el tiempo es realmente valioso, ya que el ahorro medio por documento digital en comparación con los documentos en papel es de 20 dólares.

Hoy en día, transacciones de todo tipo se están realizando en línea, lo que está haciendo que la firma electrónica se convierta en la norma. Cuando se trata de firmas electrónicas y digitales, hay que tener en cuenta que ambas son seguras. Mientras que las firmas digitales implican rigurosos mecanismos de encriptación de datos, las firmas electrónicas siguen siendo seguras y legalmente vinculantes, y representan una opción eficiente y sencilla para los acuerdos más simples. Si necesitas firmar documentos con información más sensible o cumplir con normativas estrictas, la firma digital es la opción más adecuada.

Nuestra recomendación, antes que nada, es consultar las leyes locales existentes en tu zona y las de las otras partes (si es necesario) en lo que respecta a la legalidad de las firmas electrónicas y digitales. Si necesitas utilizar una firma digital segura, puedes registrarte para una prueba gratuita de 7 días. Tendrás acceso a todas nuestras funciones Pro, podrás crear y almacenar tus firmas en línea e invitar hasta a 100 personas a firmar documentos.

¿Listo para empezar?

Artículo traducido y adaptado por Yasmina L.